برای فروش از طریق بازاریابی ایمیلی مشکل دارید؟ ترفندهایی را یاد بگیرید که باعث میشود ایمیلهایتان باز شوند، خوانده شوند و روی آنها کلیک شود تا بتوانید با ... درآمد کسب کنید.
نکات کلیدی
- ایمیلهای گمشده در جیمیل تقریباً همیشه به دلیل فیلتر کردن هرزنامه، مسدود کردن فرستندهها یا فیلترهای سفارشی، پر شدن فضای ذخیرهسازی، تنظیمات فوروارد یا همگامسازی یا قطعی موقت جیمیل ایجاد میشوند.
- الگوریتم جیمیل ایمیلهای دریافتی را بهطور خودکار مرتب میکند: ایمیلهای معتبر از فرستندگان جدید یا کماعتبار میتوانند بدون هیچ اقدامی از سوی شما در هرزنامه، تبلیغات یا بهروزرسانیها قرار گیرند.
- فضای ذخیرهسازی حساب گوگل بین جیمیل، درایو و فوتوز مشترک است. وقتی این فضا به ۱۵ گیگابایت برسد، ایمیلهای جدید به جای اینکه در صف تحویل بمانند، به فرستنده برمیگردند.
- قوانین ارسال ایمیل و پیکربندی نادرست POP/IMAP میتوانند ایمیلها را بیسروصدا به حساب یا دستگاه دیگری هدایت کنند و آنها را در صندوق ورودی اصلی شما نامرئی سازند.
- بیشتر مشکلات مربوط به تحویل ایمیل، در عرض چند دقیقه قابل حل هستند، البته اگر بدانید کجا را باید جستجو کنید، و با چند عادت ساده در مدیریت صندوق ورودی ایمیل، قابل پیشگیری هستند.
منتظر یک ایمیل مهم هستید که هرگز به دستتان نمیرسد. صندوق ورودی خود را بررسی میکنید، صفحه را رفرش میکنید و هنوز هیچ خبری نیست. در همین حال، فرستنده اصرار دارد که آن را ساعتها پیش ارسال کرده است.
دریافت نکردن ایمیلهای خاص توسط جیمیل، مشکلی رایجتر از آن چیزی است که اکثر مردم تصور میکنند، و به ندرت نشانهای از وجود یک مشکل جدی است. در بیشتر موارد، ایمیل به جایی ارسال شده است؛ فقط جایی نیست که انتظار داشتید. سیستم فیلترینگ جیمیل، تنظیمات حساب شما یا یک مشکل در فضای ذخیرهسازی، بیسروصدا آن را به آدرس دیگری هدایت یا مسدود کرده است.
این راهنما تمام دلایل احتمالی را بررسی میکند و مراحل خاصی را برای بررسی و رفع هر یک ارائه میدهد، بنابراین میتوانید ایمیلهای گمشده را ردیابی کرده و از وقوع مجدد مشکل جلوگیری کنید.
دلایل رایج عدم دریافت ایمیلهای خاص در جیمیل
ایمیلهای گمشده معمولاً به یکی از پنج دلیل زیر اتفاق میافتند: فیلتر کردن هرزنامه یا دستهبندی جیمیل، مسدود کردن فرستندهها یا فیلترهای سفارشی، پر بودن فضای ذخیرهسازی، تنظیمات فوروارد یا IMAP/POP، یا مشکل موقت جیمیل. در بسیاری از موارد، پیام هنوز در حساب شما وجود دارد، اما فقط در صندوق ورودی اصلی نمایش داده نمیشود.
هر یک از این احتمالات را یکی یکی بررسی کنید. وقتی علت را شناسایی کردید، معمولاً رفع آن سریع و آسان است.
۱. ایمیلهایی که به پوشه هرزنامه یا تب تبلیغات میروند
جیمیل از یک الگوریتم برای مرتبسازی ایمیلهای دریافتی به دستههای اصلی، اجتماعی، تبلیغاتی، بهروزرسانیها و هرزنامه استفاده میکند. این مرتبسازی بهطور خودکار بر اساس سیگنالهایی مانند اعتبار دامنه فرستنده، محتوای پیام، سابقه تعامل و سوابق احراز هویت (SPF، DKIM، DMARC) انجام میشود.
نتیجه این است که یک ایمیل معتبر، مانند یک تأیید تراکنش یا پیامی از یک فرستندهی تازهکار، میتواند بدون اینکه جیمیل از نظر فنی مشکلی ایجاد کند، در جایی غیر از صندوق ورودی اصلی شما قرار گیرد. از دیدگاه جیمیل، دستهبندی به درستی انجام میشود. از دیدگاه شما، ایمیل مورد نظر وجود ندارد.
چه چیزی را بررسی کنیم:
- باز کن هرزنامه ها پوشه را باز کنید و نام یا آدرس ایمیل فرستنده را جستجو کنید.
- را بررسی کنید تبلیغات و به روز رسانی اگر تبهای دستهبندی را فعال کرده باشید، میتوانید تبها را در صندوق ورودی خود مشاهده کنید.
- با استفاده از آدرس ایمیل فرستنده در نوار جستجوی Gmail، کل صندوق پستی خود را جستجو کنید (این کار همه پوشهها را همزمان جستجو میکند).
چطوری میشه اینو تعمیر کرد:
- اگر ایمیل را در قسمت هرزنامه (Spam) پیدا کردید، آن را باز کنید و روی «هرزنامه نیست.» جیمیل از این اصلاحیه درس خواهد گرفت.
- برای جلوگیری از ورود ایمیلهای بعدی از همان فرستنده به پوشه هرزنامه، یکی از ایمیلهای او را باز کنید، روی منوی سه نقطه کلیک کنید و ... «فیلتر کردن پیامهایی از این دست» → «هرگز به هرزنامه ارسال نشود.»
- برای متوقف کردن مرتبسازی بر اساس تبلیغات، میتوانید ایمیلها را از آن برگه به پوشه اصلی بکشید. جیمیل از شما میپرسد که آیا میخواهید همه ایمیلهای بعدی از آن فرستنده به پوشه اصلی بروند یا خیر، و میتوانید تأیید کنید که بله.
اعتبار فرستنده میتواند بر محل تحویل ایمیلها تأثیر بگذارد. اگر شخصی که به شما ایمیل میزند از دامنهای با اعتبار پایین استفاده کند، اعتبار ضعیفی داشته باشد. تأیید ایمیل یا از آدرسهای تأیید نشده ارسال شود، Gmail ممکن است پیامهای آنها را مشکوک تلقی کند، حتی اگر فرستنده را بشناسید یا به او اعتماد داشته باشید.
۲. آدرسهای مسدود شده یا فیلترهای ایمیل
جیمیل به کاربران اجازه میدهد تا فرستندگان خاصی را مسدود کنند و قوانین فیلتر سفارشی ایجاد کنند که به طور خودکار ایمیلهای دریافتی را پردازش میکند. هر دو میتوانند باعث شوند ایمیلها بدون هیچ نشانهی واضحی از صندوق ورودی شما ناپدید شوند.
فرستندههای مسدود شده، آدرسهایی هستند که قبلاً عمداً یا سهواً، با کلیک روی «مسدود کردن [فرستنده]» هنگام کلیک روی چیزی در نزدیکی، مسدود کردهاید. ایمیلهای آدرسهای مسدود شده مستقیماً به هرزنامه میروند.
فیلترهای سفارشی، قوانینی هستند که شما تنظیم کردهاید (یا ممکن است بدون اینکه کاملاً از عواقب آن آگاه باشید، تنظیم شده باشند) که به جیمیل میگویند پیامهایی را که با معیارهای خاصی مطابقت دارند، بهطور خودکار بایگانی، حذف، برچسبگذاری یا از صندوق ورودی رد کند. فیلتری که شما برای سازماندهی ایمیل از یک فرستنده ایجاد کردهاید، ممکن است ایمیلهای دامنههای مرتبط را بهطور گسترده دریافت کند.
چه چیزی را بررسی کنیم:
- رفتن به تنظیمات جیمیل → مشاهده همه تنظیمات → فیلترها و آدرسهای مسدود شده.
- لیست کامل آدرسهای مسدود شده را بررسی کنید و مواردی را که نباید آنجا باشند حذف کنید.
- فیلترهای فعال خود را با دقت بررسی کنید. به دنبال مواردی باشید که گزینههای «حذف»، «رد کردن از صندوق ورودی» یا «هرگز به هرزنامه ارسال نشود» را علامت زده باشند. هر یک از این موارد میتواند روی ایمیلهای مورد نظر شما تأثیر بگذارد.
چطوری میشه اینو تعمیر کرد:
- برای رفع انسداد یک فرستنده، او را در لیست مسدود شدهها پیدا کنید و روی «رفع انسداد»
- برای حذف یا ویرایش یک فیلتر، کلیک کنید "حذف" or "ویرایش" در کنار قانون مربوطه.
- پس از اعمال تغییرات، از فرستنده بخواهید که ایمیل را دوباره ارسال کند تا مطمئن شوید که به درستی دریافت شده است.
فیلترهای جیمیل خود را به صورت دورهای بررسی کنید، به خصوص اگر سالهاست از این حساب کاربری استفاده میکنید و ممکن است قوانین قدیمیتر را فراموش کرده باشید.
۳. محدودیت فضای ذخیرهسازی جیمیل به پایان رسید
هر حساب گوگل شامل ۱۵ گیگابایت فضای ذخیرهسازی رایگان است که بین جیمیل، گوگل درایو و گوگل فوتوز به اشتراک گذاشته شده است. وقتی این محدودیت پر شود، جیمیل دیگر پیامهای دریافتی جدید را نمیپذیرد. جیمیل به جای ذخیره آنها، آنها را با یک اخطار عدم تحویل به فرستنده ارسال میکند. این بدان معناست که ایمیلها از بین میروند، مگر اینکه فرستنده پس از آزاد کردن فضا توسط شما، دوباره آنها را ارسال کند.
این یکی از دلایل کمتر آشکار گم شدن ایمیلها است زیرا صندوق ورودی شما ممکن است عادی به نظر برسد. ممکن است هنوز ایمیلهای قابل مشاهده زیادی داشته باشید، در حالی که فضای ذخیرهسازی در واقع توسط پیوستها، فایلهای Drive و عکسها پر شده است، بدون اینکه متوجه شوید.
نحوه بررسی فضای ذخیرهسازی:
- رفتن به google.com/settings/storage هنگام ورود به حساب گوگل خود. میزان مصرف فعلی شما و محدودیت ۱۵ گیگابایت به وضوح نمایش داده میشود.
- روش دیگر این است که به پایین صندوق ورودی جیمیل خود بروید؛ میزان استفاده از فضای ذخیرهسازی با متن کوچکی در پایین صفحه نشان داده میشود.
چطوری میشه اینو تعمیر کرد:
- پیوستهای بزرگ و ایمیلهایی را که دیگر نیازی به آنها ندارید حذف کنید. در Gmail، عبارت زیر را جستجو کنید: «دارای: حجم فایل پیوست: ۱۰ مگابایت» تا بزرگترین مجرمان را به سرعت پیدا و حذف کنند.
- پوشههای Trash و Spam خود را خالی کنید. جیمیل تا زمانی که این پوشهها پاک نشوند، به طور خودکار آن فضا را آزاد نمیکند.
- فایلهای حجیم در گوگل درایو و عکسهای غیرضروری در گوگل فوتوز را بررسی و حذف کنید.
- اگر مرتباً با فایلهای بزرگ کار میکنید یا صندوق ورودی پرحجمی دارید، ارتقا به طرح فضای ذخیرهسازی Google One را در نظر بگیرید.
برای نگهداری منظم صندوق ورودی، حذف تمام ایمیلها از صندوق ورودی به صورت عمده و با دانش چگونه صندوق ورودی ایمیل خود را تمیز کنید میتواند به طور موثر از مشکلات ذخیرهسازی قبل از اینکه باعث ایجاد مشکلات تحویل شوند، جلوگیری کند.
۴. تنظیمات فوروارد و POP/IMAP
اگر جیمیل را طوری پیکربندی کردهاید که ایمیلها را به حساب دیگری ارسال کند، یا اگر دسترسی POP یا IMAP را برای یک کلاینت ایمیل دسکتاپ یا موبایل تنظیم کردهاید، ممکن است ایمیلهای شما در جایی غیر از صندوق ورودی جیمیل شما قرار بگیرند و به همین دلیل است که به نظر میرسد ایمیلها گم شدهاند.
- ارسال ایمیل کپیها (یا نسخههای اصلی) ایمیلهای دریافتی را به آدرس دیگری هدایت میکند. اگر گزینهی «حذف کپی جیمیل» پس از ارسال تنظیم شده باشد، ایمیلها بهطور کامل از صندوق ورودی جیمیل شما ناپدید میشوند و فقط در حساب مقصد وجود خواهند داشت.
- POP (پروتکل اداره پست) ایمیلها را از Gmail به یک دستگاه محلی دانلود میکند و بسته به تنظیمات شما، ممکن است پس از دانلود، آنها را از سرورهای Gmail حذف کند. این بدان معناست که ایمیلهایی که قبلاً در یک دستگاه خواندهاید، ممکن است در صندوق ورودی وب Gmail شما ظاهر نشوند.
- IMAP (پروتکل دسترسی به پیام های اینترنتی) صندوق ورودی شما را در بین دستگاهها همگامسازی میکند، اما پیکربندی نادرست (تنظیمات اشتباه سرور، فواصل همگامسازی خیلی طولانی یا خطاهای اتصال) میتواند منجر به نمایش ایمیلها در یک دستگاه و عدم نمایش آنها در سایر دستگاهها شود.
چه چیزی را بررسی کنیم:
- رفتن به تنظیمات جیمیل → مشاهده همه تنظیمات → فوروارد و POP/IMAP.
- بررسی کنید که آیا ارسال ایمیل فعال است و ایمیلها به کجا ارسال میشوند.
- تنظیمات POP و IMAP خود را بررسی کنید و ببینید آیا طوری پیکربندی شدهاند که ایمیلها را پس از دسترسی حذف یا بایگانی کنند.
چطوری میشه اینو تعمیر کرد:
- اگر بازارسال فعال است و شما آن را نمیخواهید، کلیک کنید «غیرفعال کردن ارسال» و تغییرات خود را ذخیره کنید.
- اگر به ارسال مجدد نیاز دارید، تنظیم را به «نسخه جیمیل را در صندوق ورودی نگه دارید» بنابراین ایمیلها در هر دو مکان قابل دسترسی باقی میمانند.
- اگر POP فعال است و ایمیلها را حذف میکند، به جای آن به IMAP بروید. این پروتکل به جای دانلود، همگامسازی میکند که باعث میشود صندوق ورودی Gmail شما به عنوان رکورد اصلی باقی بماند.
ایمیل های برگشتی و خطاهای ارسال میتوانند از دیدگاه گیرنده بسیار شبیه به هم به نظر برسند. به همین دلیل، قبل از اینکه فرض کنید مشکل تحویل از طرف فرستنده است، ارزش دارد که ابتدا تنظیمات ارسال را بررسی کنید. مسیر بازگشت ایمیل تنظیمات همچنین میتوانند به ردیابی اینکه یک پیام اشتباهاً به کجا رفته است، کمک کنند.
۵. تأخیر یا قطعی سرور جیمیل
گاهی اوقات، مشکل اصلاً از طرف شما نیست. جیمیل هر از گاهی دچار اختلالات سرویس میشود، از جمله تأخیر در تحویل، مشکلات همگامسازی یا قطعیهای گستردهتر که برخی از کاربران یا مناطق را تحت تأثیر قرار میدهد. در این دورهها، ایمیلها ممکن است با تأخیر برسند، نامرتب به نظر برسند یا موقتاً گم شوند.
جیمیل هم اعمال میشه فهرست خاکستری در برخی موارد، که موقتاً تحویل از سرورهای فرستنده ناشناس یا مشکوک را به تعویق میاندازد. انتظار میرود سرور فرستنده دوباره تلاش کند و تحویل معمولاً ظرف چند دقیقه تا چند ساعت انجام میشود. این رفتار طبیعی است و نشانه مشکل دائمی نیست.
چگونه بفهمیم مشکل از جیمیل است:
- بازدید workspace.google.com/status (داشبورد وضعیت فضای کاری گوگل) برای دیدن اینکه آیا جیمیل در حال حاضر با هرگونه حادثه شناخته شدهای مواجه است یا خیر.
- بررسی کنید که آیا این مشکل بر همه ایمیلهای دریافتی تأثیر میگذارد یا فقط ایمیلهای ارسالی از فرستندههای خاص را تحت تأثیر قرار میدهد. قطعی گسترده بر همه ایمیلها تأثیر میگذارد، در حالی که مشکلات مربوط به فرستنده به فیلترینگ یا مشکلات سمت فرستنده اشاره دارد.
- از فرستنده بپرسید که آیا اعلان برگشت یا پیام عدم تحویل دریافت کردهاند یا خیر. اگر این اتفاق افتاده باشد، احتمالاً مشکل از سمت آنها یا در سیستم تشخیص هرزنامه جیمیل است، نه یک قطعی عمومی.
چه کاری باید انجام شود:
- اگر قطعی شناختهشدهای وجود دارد، منتظر بمانید. قطعیهای جیمیل معمولاً ظرف چند ساعت برطرف میشوند و ایمیلهای با تأخیر معمولاً پس از برقراری مجدد سرویس، ارسال میشوند.
- اگر قطعی شناختهشدهای وجود نداشته باشد و ایمیل پس از چند ساعت هنوز نرسیده باشد، احتمالاً مشکل یکی از دلایل دیگری است که در این راهنما به آن پرداخته شده است.
فرستندگانی که ایمیلهایشان دائماً توسط جیمیل با تأخیر یا فیلتر مواجه میشود، ممکن است مشکلاتی در زیرساخت ارسال خود داشته باشند: پیکربندی نادرست احراز هویت، اعتبار ضعیف فرستنده، یا جعل ایمیل پرچمهایی که باعث میشوند پیامهایشان از نظر فیلترهای جیمیل مشکوک به نظر برسد. مناسب رمزگذاری ایمیل و تنظیمات احراز هویت در سمت فرستنده نیز بر میزان قابل اعتماد بودن پیامهای آنها تأثیر میگذارد.
جلوگیری از مشکلات تحویل جیمیل در آینده
وقتی مشکل فوری را حل کردید، چند عادت پیشگیرانه احتمال از دست دادن ایمیلهای مهم در آینده را به میزان قابل توجهی کاهش میدهد.
- ارسالکنندگان مهم را در لیست سفید قرار دهید: برای مخاطبینی که نمیتوانید ایمیلهایشان را از دست بدهید، مانند مشتریان، بانک یا فروشندگان کلیدی، فیلتری ایجاد کنید که به جیمیل بگوید همیشه پیامهای آنها را به صندوق ورودی اصلی شما ارسال کند و هرگز آنها را به هرزنامه ارسال نکند. (به تنظیمات → فیلترها و آدرسهای مسدود شده → ایجاد یک فیلتر جدید بروید، آدرس ایمیل آنها را وارد کنید و «هرگز به هرزنامه ارسال نشود» و «همیشه به عنوان مهم علامتگذاری شود» را علامت بزنید.)
- فیلترهای خود را مرتباً بررسی کنید: یک یادآوری تنظیم کنید تا هر چند ماه یکبار فیلترهای فعال خود را بررسی کنید. فیلترهای قدیمی یا بیش از حد گسترده را حذف یا بهروزرسانی کنید و مطمئن شوید که هیچ فرستنده مهمی ناخواسته شناسایی نمیشود.
- فضای ذخیرهسازی خود را رصد کنید: به سطح فضای ذخیرهسازی گوگل خود توجه داشته باشید، به خصوص اگر پیوستهای زیادی دریافت میکنید. نگه داشتن آن زیر ۸۰٪ از حد مجاز، قبل از اینکه دریافت ایمیلها تحت تأثیر قرار بگیرد، به شما یک فضای ذخیرهسازی راحت میدهد.
- از قوانین فیلترینگ تهاجمی اجتناب کنید: قوانینی که ایمیلها را بر اساس کلمات کلیدی به طور خودکار حذف یا بایگانی دائمی میکنند، میتوانند باعث شوند پیامهای معتبر بدون هیچ ردی ناپدید شوند. برای هر چیزی که کاملاً در مورد آن مطمئن نیستید، از بایگانی به جای حذف استفاده کنید و قبل از اعمال گسترده قوانین فیلتر جدید، آنها را آزمایش کنید.
- تنظیمات بازیابی حساب خود را بهروز نگه دارید: شماره تلفن و آدرس ایمیل بازیابی فعلی تضمین میکند که در صورت بروز هرگونه مشکل، بتوانید به سرعت به حساب خود بازگردید. این موارد همچنین به سیستمهای گوگل کمک میکنند تا اعتبار حساب شما را تأیید کنند، که میتواند بر نحوه مدیریت ایمیلهای دریافتی شما تأثیر بگذارد.
- بفرست یک ایمیل پیگیری پس از عدم پاسخ: اگر منتظر ایمیلی هستید و هنوز نرسیده است، پیگیری از فرستنده همیشه سریعتر از عیبیابی کورکورانه است و مشخص میکند که مشکل از سمت شماست یا از سمت آنها.
اگر شما فرستندهای هستید که ایمیلهایش به مقصد نمیرسد
این مقاله بر دیدگاه گیرنده تمرکز دارد، اما اگر شما یک بازاریاب یا فرستنده ایمیل تجاری هستید و متوجه شدهاید که ایمیلهایتان به صندوق ورودی جیمیل نمیرسند، علت اصلی معمولاً زیرساخت ارسال یا کیفیت لیست شماست، نه چیزی که گیرنده بتواند از طرف خود آن را اصلاح کند.
فیلترینگ جیمیل به شدت تحت تأثیر اعتبار فرستنده، احراز هویت (SPF، DKIM، DMARC) و اینکه آیا لیست شما حاوی آدرسهای نامعتبر یا غیرفعال است یا خیر، قرار دارد. ارسال به آدرسهایی که دیگر وجود ندارند، ایمیلهایشان مکرراً برگشت خورده است یا از ابتدا هرگز معتبر نبودهاند، به جیمیل میگوید که شیوههای ارسال شما ضعیف است و در نتیجه، قابلیت تحویل ایمیل در کل لیست شما کاهش مییابد.
DeBounce به شما کمک میکند تا این مشکل را از ریشه حل کنید. با حذف آدرسهای نامعتبر، یکبار مصرف و پرخطر از لیست خود قبل از ارسال، میزان بازگشت ایمیلها را کاهش میدهید، اعتبار فرستنده خود را بهبود میبخشید و به ایمیلهای خود شانس بسیار بیشتری برای رسیدن به صندوق ورودی به جای پوشه هرزنامه میدهید.
ابتدا این پنج مورد را بررسی کنید
وقتی جیمیل ایمیلهای خاصی را دریافت نمیکند، تقریباً همیشه جواب در یکی از این پنج جاست: پوشه هرزنامه (Spam)، تنظیمات فیلتر، میزان استفاده از فضای ذخیرهسازی، پیکربندی فوروارد یا همگامسازی، یا یک مشکل موقت در سرویس جیمیل. هر یک از این موارد را به طور سیستماتیک بررسی کنید تا مشکل را پیدا کنید.
با سادهترین بررسی شروع کنید: کل حساب جیمیل خود را برای یافتن آدرس فرستندهی گمشده جستجو کنید. همین یک قدم به شما نشان میدهد که آیا ایمیل به جایی تحویل داده شده است یا اصلاً هرگز نرسیده است. از آنجا، بخشهای این راهنما شما را به راهحل درست راهنمایی میکنند.
و اگر شما فرستندهای هستید که سعی در بهبود قابلیت تحویل ایمیل خود دارید، لیست خود را با ... تأیید کنید. حذف کنید برای اطمینان از اینکه مشکل از سمت شما شروع نشده باشد، قبل از اینکه به فیلترهای جیمیل برسد.
