ایمیل برگشتی چیست؟ انواع، علل و راه‌حل‌ها

آیا می دانید که بیش از 4.26 میلیارد مردم در سراسر جهان از ایمیل استفاده می‌کنند؟ برای کسب‌وکارها، ایمیل همچنان یکی از مستقیم‌ترین راه‌ها برای دسترسی به مخاطب است و سطحی از دسترسی را ارائه می‌دهد که کمتر کانال دیگری می‌تواند با آن برابری کند. همچنین بازده بالایی را به همراه دارد، به طوری که به طور متوسط ​​به ازای هر دلار خرج شده ۳۶ دلار درآمد ایجاد می‌شود.

با این حال، همه پیام‌ها به صندوق ورودی نمی‌رسند. یک ایمیل برگشت خورده، نشان‌دهنده عدم موفقیت در تحویل است و وقتی این اتفاق بارها و بارها رخ دهد، بیش از یک کمپین را تحت تأثیر قرار می‌دهد. نرخ پرش بالا می‌تواند قابلیت تحویل را کاهش داده و اعتبار فرستنده شما را تضعیف کند و رسیدن ایمیل‌های بعدی به گیرندگان را دشوارتر سازد.

ایمیل برگشتی چیست؟

ایمیل برگشتی پیامی است که نمی‌تواند به صندوق ورودی گیرنده ارسال شود و با گزارش عدم ارسال (NDR) به فرستنده بازگردانده می‌شود. این گزارش‌ها توضیح می‌دهند که چرا ایمیل ارسال نشده و به شناسایی موقت یا دائمی بودن مشکل کمک می‌کنند.

برگشت ایمیل‌ها در نحوه ارزیابی ارائه‌دهندگان خدمات اینترنتی (ISP) از فرستندگان نقش دارد. وقتی تعداد زیادی ایمیل به مقصد نمی‌رسند، می‌تواند نشان‌دهنده‌ی سلامت ضعیف لیست یا رفتار اسپم‌گونه باشد که اعتبار فرستنده را کاهش می‌دهد. حتی تعداد نسبتاً کمی از تحویل‌های ناموفق نیز می‌تواند بر عملکرد تأثیر بگذارد.

چرا ایمیل‌ها برگشت می‌خورند؟

برگشت ایمیل‌ها به ندرت بدون دلیل اتفاق می‌افتد. در بیشتر موارد، این مشکل به لیست مخاطبین، تنظیمات ارسال یا محیط گیرنده ایمیل مربوط می‌شود. درک این دلایل، جلوگیری از شکست‌های مکرر را آسان‌تر می‌کند.

• آدرس نامعتبر: وقتی آدرس ایمیلی که می‌خواهید به آن دسترسی پیدا کنید نادرست یا دارای غلط املایی باشد، ایمیل نمی‌تواند ارسال شود. این می‌تواند به دلیل غلط املایی یا اطلاعات نادرست ارائه شده توسط کاربران اتفاق بیفتد.
• صندوق پستی کامل: ممکن است ظرفیت صندوق ورودی گیرنده به حد مجاز رسیده باشد و از پذیرش پیام‌های جدید جلوگیری کند.
• حجم پیام خیلی زیاده: ایمیل‌هایی که شامل پیوست‌های بزرگ یا بیش از حد مجاز هستند، ممکن است توسط سرور گیرنده رد شوند.
• گیرنده وجود ندارد: اگر آدرس ایمیل با یک حساب فعال مرتبط نباشد، پیام ارسال نخواهد شد. دامنه‌های همه‌گیر ممکن است همچنان پیام‌ها را بپذیرند، اگرچه تحویل همیشه تضمین نمی‌شود.
• اعتبار پایین فرستنده: اعتبار ضعیف فرستنده می‌تواند منجر به رد شدن توسط سرورهای گیرنده شود، حتی اگر خود ایمیل معتبر باشد.
• نام دامنه نامعتبر: اگر دامنه موجود در آدرس ایمیل نادرست باشد یا دیگر وجود نداشته باشد، ارسال بلافاصله انجام نخواهد شد.
• گیرنده شما را مسدود می‌کند: وقتی گیرنده‌ای آدرس شما را مسدود می‌کند، پیام‌های بعدی ممکن است رد شوند یا به‌طور خودکار برگشت داده شوند.
• ایمیل‌های لیست سیاه: ارسال به تله‌های هرزنامه یا آدرس‌های علامت‌گذاری شده می‌تواند منجر به قرار گرفتن دامنه یا IP شما در لیست سیاه شود و باعث خرابی‌های بیشتر در تحویل ایمیل شود.
• خطای احراز هویت DMARC: اگر دامنه شما به درستی احراز هویت نشده باشد، سرورهای دریافت کننده ممکن است ایمیل‌های شما را رد کنند یا برگشت دهند.
• خرابی DNS: مشکلات موقت در سیستم‌های نام دامنه می‌تواند تحویل را مختل کند، حتی زمانی که همه چیز به درستی پیکربندی شده باشد.
• ایمیل گیرنده یکبار مصرف: آدرس‌های ایمیل موقت اغلب به سرعت منقضی می‌شوند، که منجر به عدم تحویل پیام‌ها در زمان ارسال بعدی می‌شود.

انواع ایمیل‌های برگشتی

همه پرش‌ها معنی یکسانی ندارند. برخی نشان‌دهنده یک خرابی دائمی هستند، در حالی که برخی دیگر نشان می‌دهند که مشکل ممکن است خود به خود حل شود. وقتی متوجه شدید نوع پرش، می‌توانید تعیین کنید که چه اقدامی انجام شود و آیا یک آدرس باید در فهرست شما باقی بماند یا خیر.

طبقه‌بندی پرش معمولاً بر اساس پاسخی است که توسط سرور گیرنده برگردانده می‌شود، که نشان می‌دهد خرابی موقت است یا دائمی.

جهش سخت

برگشت سخت ایمیلs نشان دهنده عدم موفقیت دائمی در تحویل است، به این معنی که ایمیل شما به گیرنده نرسیده و نخواهد رسید. این بدان معناست که اگر تا به حال با پرش شدید مواجه شدید، باید آن آدرس ایمیل را از لیست خود حذف کنید.

پرش‌های شدید می‌توانند به دلایل مختلفی رخ دهند، از جمله:

• آدرس ایمیل نامعتبر یا ناموجود: این اتفاق زمانی می‌افتد که آدرس ایمیل ارائه شده توسط گیرنده نادرست، اشتباه تایپی یا دیگر فعال نباشد. این می‌تواند به دلیل اشتباه تایپی، مشکل موقت در سرور ایمیل گیرنده یا بسته شدن یا رها شدن حساب ایمیل توسط گیرنده باشد.
• نام دامنه وجود ندارد: اگر نام دامنه در آدرس ایمیل وجود نداشته باشد یا غلط املایی داشته باشد، ایمیل برگشت می‌خورد. این می‌تواند به دلیل غلط املایی یا خطا در وارد کردن دامنه باشد.
• مشکلات سرور ایمیل: ممکن است سرور ایمیل گیرنده دچار مشکلات فنی یا تعمیراتی شده باشد که مانع از تحویل ایمیل‌ها می‌شود. در چنین مواردی، ایمیل به فرستنده برگشت داده می‌شود.
• مسدود شده توسط سرور گیرنده: برخی از سرورهای ایمیل از فیلترهای اسپم یا اقدامات امنیتی سختگیرانه‌ای استفاده می‌کنند که ممکن است ایمیل‌های دریافتی را بر اساس معیارهای خاصی مسدود کنند. اگر ایمیل شما به عنوان اسپم علامت‌گذاری شود یا هر یک از این فیلترها را فعال کند، ممکن است منجر به بازگشت سخت (hard bounce) شود.
• محدودیت‌های ISP یا قرار گرفتن در لیست سیاه: ارائه دهندگان خدمات اینترنتی (ISP) فهرستی از اسپمرهای شناخته شده یا فرستندگان مشکل‌ساز را نگهداری می‌کنند. اگر ایمیل شما یا آدرس IP ارائه دهنده خدمات ایمیل شما در یکی از این فهرست‌ها باشد، سرور ایمیل گیرنده ممکن است ایمیل را رد کند و باعث بازگشت سخت (hard bounce) شود.

جهش نرم

پرش های نرم نشان دهنده‌ی یک خطای تحویل موقت است. این بدان معناست که ایمیل شما ممکن است در حال حاضر برگشت خورده باشد، اما می‌تواند در آینده به صندوق ورودی مورد نظر برسد. دلایل رایج برگشت‌های نرم عبارتند از:

• صندوق پستی پر است: اگر صندوق پستی گیرنده به محدودیت فضای ذخیره‌سازی خود نزدیک شده باشد اما هنوز به آن نرسیده باشد، سرور ایمیل ممکن است ایمیل‌های دریافتی را موقتاً رد کند. این یک بازگشت نرم محسوب می‌شود زیرا به محض اینکه گیرنده مقداری از فضای صندوق پستی خود را خالی کند، ایمیل‌های بعدی می‌توانند با موفقیت تحویل داده شوند.
• مشکلات تحویل موقت: ممکن است مشکلات موقتی در سرور ایمیل یا شبکه گیرنده وجود داشته باشد که مانع از تحویل ایمیل شود. این مشکلات می‌تواند شامل خرابی سرور، ازدحام شبکه یا فعالیت‌های تعمیر و نگهداری باشد. پس از حل مشکل، ایمیل با موفقیت تحویل داده خواهد شد.
• ایمیل‌های حجیم: اگر اندازه پیام ایمیل از محدودیت‌های سرور ایمیل گیرنده بیشتر باشد، ممکن است منجر به بازگشت نرم شود. سرور ممکن است ایمیل را موقتاً رد کند اما در صورت کاهش اندازه یا افزایش محدودیت‌های سرور، اجازه تحویل آن را می‌دهد.
• تنظیمات تعطیلات یا پاسخ خودکار: برخی از حساب‌های ایمیل با پیام‌های تعطیلات یا پاسخ خودکار تنظیم شده‌اند. وقتی ایمیلی به چنین حسابی ارسال می‌شود، سرور ممکن است با یک پاسخ خودکار که نشان‌دهنده‌ی عدم حضور گیرنده است، پاسخ دهد. این یک بازگشت نرم محسوب می‌شود زیرا ایمیل مستقیماً به صندوق ورودی گیرنده ارسال نمی‌شود.
• لیست خاکستری: فهرست خاکستری تکنیکی است که توسط برخی از سرورهای ایمیل برای مبارزه با هرزنامه استفاده می‌شود. هنگامی که ایمیلی از یک فرستنده ناشناس دریافت می‌شود، سرور به طور موقت آن را رد می‌کند و درخواست ارسال مجدد ایمیل را در فرصتی دیگر می‌دهد. سرورهای ایمیل قانونی معمولاً دوباره تلاش می‌کنند و در دومین تلاش، ایمیل با موفقیت تحویل داده می‌شود.
• فیلتر کردن محتوا: برخی از سرورهای ایمیل از مکانیزم‌های فیلترینگ محتوا استفاده می‌کنند که محتوای ایمیل‌های دریافتی را تجزیه و تحلیل می‌کنند. اگر ایمیل فیلترهای خاصی را فعال کند یا حاوی محتوای مشکوکی باشد، سرور ممکن است موقتاً آن را رد کند. این می‌تواند شامل ایمیل‌هایی با کلمات کلیدی خاص، پیوست‌ها یا قالب‌بندی‌هایی باشد که با قوانین فیلترینگ سرور مطابقت دارند.

ارائه دهندگان خدمات ایمیل معمولاً سعی می‌کنند این ایمیل‌ها را در بازه زمانی ۷۲ ساعت آینده ارسال کنند و پس از آن، ایمیل ارسال نخواهد شد.

نرخ پرش قابل قبول چیست؟

نرخ پرش (Bounce Rate) به درصد ایمیل‌هایی گفته می‌شود که از کل ایمیل‌های ارسالی، به مقصد نمی‌رسند.

نرخ پرش شما باید تا حد امکان نزدیک به صفر باشد. این به اندازه و صنعت شرکت شما بستگی دارد؛ با این حال، نباید از علامت ۲٪ تجاوز کند. این بدان معناست که اگر نرخ پرش شما بیش از ۲٪ باشد، ممکن است بخواهید استراتژی‌های خود را دوباره ارزیابی کنید. در عمل، بسیاری از فرستندگان قصد دارند زیر ۱٪ بمانند، در حالی که هر چیزی بالاتر از ۲٪ اغلب توسط ارائه دهندگان ایمیل به عنوان یک علامت هشدار در نظر گرفته می‌شود.

چگونه از بازگشت ایمیل‌ها جلوگیری کنیم؟

کاهش نرخ پرش ایمیل به بهبود کیفیت لیست، تقویت تنظیمات ارسال و اجتناب از رفتارهایی که باعث فعال شدن فیلترها می‌شوند، بستگی دارد. در اینجا کارهایی که می‌توانید برای جلوگیری از پرش ایمیل انجام دهید، آورده شده است:

• از فیلترهای اسپم دوری کنید: حتی ایمیل‌های قانونی هم اگر شبیه هرزنامه باشند یا شکایت دریافت کنند، می‌توانند علامت‌گذاری شوند.
• از کلمات محرک استفاده نکنید: زبان بیش از حد تبلیغاتی می‌تواند سیستم‌های فیلترینگ را فعال کرده و قابلیت تحویل را کاهش دهد.
• استفاده از دامنه سفارشی: ارسال از دامنه خودتان، کنترل بیشتری بر اعتبار و احراز هویت به شما می‌دهد.
• دامنه خود را تأیید کنید: احراز هویت مناسب تضمین می‌کند که سرورهای دریافت‌کننده به ایمیل‌های شما اعتماد دارند.

• فهرست خود را تمیز نگه دارید: مخاطبین قدیمی یا غیرفعال احتمال برگشت (بازگشت به حساب) را افزایش می‌دهند.
• پایگاه داده خود را اعتبارسنجی کنید: اعتبار سنجی ایمیل قبل از ارسال، آدرس‌های نامعتبر و پرخطر را حذف می‌کند.
• اعتبارسنجی در لحظه: تأیید آدرس‌ها در نقطه جمع‌آوری، از ورود داده‌های نادرست به لیست شما جلوگیری می‌کند.
• فهرست خود را بخش‌بندی کنید: ارسال محتوای مرتبط، عدم مشارکت و شکایات مربوط به هرزنامه را کاهش می‌دهد.
• مقاوم باش: ارتباط منظم، لیست شما را فعال نگه می‌دارد و مشکلات مربوط به عدم فعالیت را کاهش می‌دهد.
• از کپچا استفاده کنید: سیستم‌های کپچا به جلوگیری از ارسال آدرس‌های ایمیل نامعتبر توسط ربات‌ها کمک می‌کنند.
• از گزینه‌های انتخابی مرتبط استفاده کنید: هماهنگ کردن مشوق‌های ثبت‌نام با علاقه‌ی مخاطب، کیفیت داده‌ها را بهبود می‌بخشد.

چگونه ایمیل‌های برگشتی را برطرف کنیم؟

زمانی که پرش‌ها رخ می‌دهند، تمرکز به شناسایی علت و جلوگیری از تکرار مشکلات تغییر می‌کند.

• با بررسی گزارش‌های بازگشت (bounce reports) شروع کنید تا بفهمید چرا پیام‌ها ناموفق بوده‌اند. این گزارش‌ها کدها و توضیحاتی ارائه می‌دهند که بین مشکلات موقت و دائمی تمایز قائل می‌شوند.
• آدرس‌های نامعتبر یا ناموجود را فوراً حذف کنید، زیرا ادامه ارسال به آنها به اعتبار فرستنده شما آسیب می‌رساند.
• پس از یک تأخیر کوتاه، پرش‌های نرم را دوباره امتحان کنید، زیرا مشکلات موقتی مانند پر شدن صندوق‌های پستی یا خرابی سرور ممکن است خود به خود برطرف شوند.
• تنظیمات دامنه و سرور خود را بررسی کنید تا از صحت احراز هویت، پیکربندی DNS و زیرساخت ارسال اطمینان حاصل شود.
• در صورت لزوم با گیرندگان تماس بگیرید، به خصوص در مواردی که ممکن است پیام‌ها به طور ناخواسته مسدود یا فیلتر شده باشند.
• عملکرد را در طول زمان رصد کنید و همزمان با اصلاح فهرست و تنظیم شیوه‌های ارسال، پیشرفت‌ها را پیگیری کنید.

نرخ موفقیت ایمیل خود را افزایش دهید

ایمیل‌های برگشتی نشان‌دهنده سلامت کلی استراتژی ایمیل شما هستند. پایین نگه داشتن آنها، قابلیت تحویل را بهبود می‌بخشد، از اعتبار فرستنده محافظت می‌کند و تضمین می‌کند که پیام‌های شما به مخاطب مناسب می‌رسند. این امر به نگهداری مداوم لیست بستگی دارد، که در آن اعتبارسنجی منظم، نظارت مداوم، پاکسازی مداوم و شناسایی زودهنگام آدرس‌های پرخطر، قبل از اینکه مشکلات بر عملکرد تأثیر بگذارند، از آنها جلوگیری می‌کند.

ابزارهایی مانند DeBounce نظارت بر لیست ایمیل با کمک به شما در بررسی مداوم داده‌ها و حفظ فهرستی که از ارائه مداوم پشتیبانی می‌کند، از این فرآیند پشتیبانی کنید.