نحوه تنظیم محدودیت ارسال ایمیل برای بهبود تحویل‌پذیری

شما فهرستی از ۲۰۰۰۰۰ مخاطب تهیه کرده‌اید و یک کمپین را برای ارسال در ساعت ۹ صبح برنامه‌ریزی کرده‌اید. بدون هیچ محدودیتی در نرخ ارسال، سیستم شما هر پیام را ظرف چند دقیقه ارسال می‌کند. کمی بعد، جیمیل شروع به تعویق انداختن ایمیل‌های شما می‌کند، یاهو شروع به رد کردن آنها می‌کند و اعتبار دامنه شما ضربه‌ای می‌خورد که جبران آن می‌تواند هفته‌ها طول بکشد.

این دقیقاً همان وضعیتی است که قرار است از آن جلوگیری شود. می‌توانید آن را به عنوان محدودیت سرعت برای زیرساخت ارسال خود در نظر بگیرید: راهی برای کنترل سرعت خروج ایمیل‌ها از سیستم شما تا ارائه‌دهندگان صندوق ورودی، الگوی ارسال ثابت و قابل اعتمادی را مشاهده کنند (به جای افزایش ناگهانی که شبیه هرزنامه است).

این راهنما توضیح می‌دهد که محدود کردن ایمیل چیست، چگونه آن را در انواع مختلف زیرساخت‌های ایمیل پیکربندی کنید، و چگونه تنظیمات خود را در طول زمان نظارت و تنظیم کنید تا کمپین‌های شما با افزایش لیست ایمیل، همچنان به صندوق ورودی برسند.

محدود کردن ایمیل چیست؟

محدود کردن ایمیل روشی است برای تنظیم تعداد ایمیل‌هایی که در یک دوره زمانی خاص، مثلاً در هر ثانیه، در هر ساعت یا در هر روز، به گیرندگان ارسال می‌کنید تا نرخ تحویل ایمیل‌ها ثابت بماند و از فعال شدن فیلترهای اسپم یا بارگذاری بیش از حد سرورهای دریافت ایمیل جلوگیری شود.

وقتی ایمیل‌ها را سریع‌تر از آنچه زیرساخت ارائه‌دهنده‌ی صندوق ورودی از یک فرستنده‌ی مشخص انتظار دارد ارسال می‌کنید، آن ارائه‌دهندگان واکنش تدافعی نشان می‌دهند. آن‌ها ممکن است پیام‌ها را به‌طور موقت به تعویق بیندازند (کدهای 4xx را برگردانند که از سرور شما می‌خواهند بعداً دوباره امتحان کند)، آن‌ها را به‌طور کامل رد کنند (کدهای 5xx را برگردانند)، یا به‌طور مخفیانه آن‌ها را به هرزنامه هدایت کنند. هیچ‌کدام از این نتایج برای گیرنده قابل مشاهده نیست، به این معنی که شما بدون اینکه بدانید، قابلیت تحویل قابل‌توجهی را از دست می‌دهید.

عواقب تجاری واقعی هستند. ایمیل‌های تبلیغاتی از دست رفته به معنای از دست رفتن تبدیل‌ها هستند. ایمیل‌های تراکنشی معوق، مانند تأیید سفارش، تنظیم مجدد رمز عبور یا اطلاعیه‌های ارسال، اعتماد مشتری را تضعیف می‌کنند. و یک ... شهرت فرستنده ایمیل به مرور زمان پیچیده می‌شود و حتی پس از رفع مشکل اساسی، دسترسی به صندوق ورودی را دشوارتر می‌کند.

ارائه دهندگان صندوق پستی، قوانین محدودکننده خود را بر اساس عواملی از جمله سابقه ارسال، میزان شکایات و قدمت دامنه اعمال می‌کنند. هدف از تنظیم محدودیت سرعت، حفظ راحتی در این محدودیت‌ها و ایجاد نوعی الگوی ارسال ثابت است که به مرور زمان فضای بیشتری برای شما ایجاد می‌کند.

محدودیت‌های ارسال ایمیل توسط ارائه‌دهنده ایمیل

قبل از پیکربندی تنظیمات سرعت خودتان، درک محدودیت‌های پایه تعیین‌شده توسط ارائه‌دهندگان اصلی صندوق ورودی مفید است. این محدودیت‌ها همیشه به‌طور دقیق منتشر نمی‌شوند، اما معیارهای معتبر، نقطه شروع عملی را در اختیار شما قرار می‌دهند.

این محدودیت‌ها ثابت نیستند؛ آن‌ها بر اساس سابقه ارسال و اعتبار شما تنظیم می‌شوند. دامنه‌ای که به مدت دو سال ایمیل‌های تمیز و جذاب ارسال کرده است، معمولاً نسبت به دامنه‌ای که ماه گذشته ارسال را شروع کرده است، رفتار مطلوب‌تری دریافت می‌کند. فرستندگان جدیدتر باید خیلی پایین‌تر از این محدودیت‌ها شروع کنند و به تدریج افزایش دهند.

آمار هرزنامه‌های ایمیلی نشان می‌دهد که ارائه‌دهندگان خدمات صندوق ورودی، روزانه میلیاردها پیام را مدیریت می‌کنند و فیلترهای پیچیده‌ای را برای تشخیص فرستندگان انبوه قانونی از افراد بدخواه اعمال می‌کنند. محدود کردن سرعت یکی از واضح‌ترین نشانه‌های عملکرد مسئولانه شماست.

نحوه تنظیم محدودیت ایمیل

پیکربندی مناسب برای کنترل سرعت به زیرساخت ارسال شما بستگی دارد. در اینجا نحوه‌ی راه‌اندازی در سه محیط رایج ارائه شده است.

تنظیم محدودیت سرعت در ارائه دهندگان خدمات ایمیل

ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل ابری (ESP) (سرویس‌هایی مانند Amazon SES، SendGrid، Mailgun و Postmark) زیرساخت ارسال را برای شما مدیریت می‌کنند، اما به شما امکان کنترل سرعت حجم خروجی را نیز می‌دهند.

دو تنظیم کلیدی که باید درک شوند عبارتند از:

• سهمیه ارسال: تعداد کل ایمیل‌هایی که مجاز به ارسال آنها در یک دوره ۲۴ ساعته هستید. این مقدار معمولاً در سطح حساب کاربری تنظیم می‌شود و با افزایش اعتبار شما افزایش می‌یابد.
• حداکثر سرعت ارسال: تعداد پیام‌هایی که حساب شما می‌تواند در هر ثانیه ارسال کند. تجاوز از این تعداد باعث می‌شود که ارائه‌دهنده خدمات ایمیل (ESP) به طور خودکار در صف قرار گیرد یا سرعت ارسال پیام‌ها کاهش یابد.

مراحل عملی:

1. وارد داشبورد ESP خود شوید و سهمیه ارسال فعلی حساب خود و نرخ ارسال را در تنظیمات حساب یا محدودیت‌های ارسال پیدا کنید.
2. تعداد ارسال‌های کمپین خود را طوری تنظیم کنید که کمتر از ۸۰٪ سهمیه روزانه شما باشد، این کار به شما یک بافر برای ایمیل‌های تراکنشی می‌دهد و از رسیدن به محدودیت‌ها در اواسط کمپین جلوگیری می‌کند.
3. ارسال هشدارها را طوری پیکربندی کنید که وقتی به آستانه سهمیه خود نزدیک می‌شوید، اعلانی دریافت کنید. اکثر ESPها از طریق تنظیمات اعلان یا هشدار خود از این قابلیت پشتیبانی می‌کنند.
4. اگر ESP شما از ارسال زمان‌بندی‌شده پشتیبانی می‌کند، به جای راه‌اندازی همزمان همه کمپین‌های بزرگ، آنها را در طول چند ساعت پخش کنید.

تنظیم محدودیت سرعت روی سرورهای SMTP

اگر در حال اجرا هستید سرور ایمیل خود میزبانبا استفاده از Postfix، Exim یا یک عامل انتقال ایمیل (MTA) مشابه، شما کنترل مستقیمی بر پارامترهای تنظیم سرعت دارید. این به شما دقت بیشتر و همچنین مسئولیت بیشتری می‌دهد.

برای Postfix، مرتبط‌ترین متغیرهای تنظیم سرعت عبارتند از:

• smtp_destination_concurrency_limit
  این گزینه حداکثر تعداد اتصالات همزمان به یک دامنه مقصد واحد را کنترل می‌کند. تنظیم این مقدار روی مقدار کمتر (مثلاً ۲ تا ۵) مانع از آن می‌شود که یک ارائه‌دهنده خدمات اینترنتی مانند جیمیل را با اتصالات موازی پر کنید.

• smtp_destination_rate_delay
  این یک مکث عمدی بین تحویل‌های متوالی به یک مقصد ایجاد می‌کند. برای مثال، تنظیم این مقدار روی ۱ ثانیه، یک فاصله یک ثانیه‌ای بین پیام‌های ارسالی به یک دامنه ایجاد می‌کند.
• smtp_extra_recipient_limit
  این تعداد گیرندگان در هر جلسه تحویل پیام را به یک دامنه مشخص محدود می‌کند.

مثال پیکربندی اولیه‌ی تنظیم گلوگاه Postfix:

smtp_destination_concurrency_limit = 2

smtp_destination_rate_delay = 1 ثانیه

smtp_extra_recipient_limit = 10

این مقادیر، نقاط شروع محافظه‌کارانه‌ای برای یک یا چند مورد جدید هستند. گرم شدن IPبا بهبود اعتبارتان و تایید نرخ تحویل ایمیل‌ها توسط سرورهای گیرنده، به تدریج تنظیمات را افزایش دهید.

برای Exim، کنترل‌های مشابهی در تنظیمات smtp_ratelimit و per-domain transport rate وجود دارد. برای اطلاع از نحوه‌ی دقیق آن، به مستندات MTA خود مراجعه کنید، زیرا بین نسخه‌ها متفاوت است.

تنظیم محدودیت سرعت در پلتفرم‌های ایمیل مارکتینگ

اگر از پلتفرم‌های بازاریابی مانند Mailchimp، Klaviyo، ActiveCampaign یا Brevo استفاده می‌کنید، کنترل سرعت معمولاً از طریق زمان‌بندی کمپین‌ها و ویژگی‌های دسته‌بندی انجام می‌شود، نه پیکربندی سطح سرور.

دسته بندی به معنای ارسال یک کمپین در گروه‌های کوچک‌تر در یک دوره زمانی مشخص به جای ارسال همزمان همه ایمیل‌ها است. به عنوان مثال، می‌توان به جای ارسال یکجا به یک لیست ۱۰۰۰۰۰ نفری از مخاطبین، آنها را به تدریج در طول هشت ساعت ارسال کرد. اکثر پلتفرم‌های ایمیل این گزینه را در تنظیمات کمپین خود دارند که اغلب «بهینه‌سازی زمان ارسال» یا «تحویل پلکانی» نامیده می‌شود.

مراحل عملی:

1. هنگام برنامه‌ریزی یک کمپین بزرگ، در تنظیمات کمپین پلتفرم خود به دنبال گزینه‌هایی مانند «ارسال در طول زمان»، «ارسال دسته‌ای» یا «تحویل محدود» باشید.
2. برای پلتفرم‌هایی که قابلیت دسته‌بندی داخلی ندارند، لیست خود را به صورت دستی به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و ارسال هر گروه را با فاصله یک تا دو ساعت برنامه‌ریزی کنید.
3. پیام‌های تراکنشی را نسبت به پیام‌های تبلیغاتی در اولویت قرار دهید. اگر پلتفرم شما از تنظیمات اولویت ارسال پشتیبانی می‌کند، ایمیل‌های تراکنشی (تایید سفارش، بازنشانی رمز عبور) را طوری پیکربندی کنید که بلافاصله ارسال شوند در حالی که دسته‌های تبلیغاتی به صورت پلکانی ارسال می‌شوند.
4. مستندات محدودیت ارسال پلتفرم خود را بررسی کنید تا بفهمید چه محدودیت‌هایی برای طرح شما اعمال می‌شود و مطمئن شوید که حجم کمپین شما به راحتی در محدوده آنها باقی می‌ماند.

بهترین شیوه‌ها برای کنترل مؤثر سرعت اینترنت

تعیین محدودیت‌های فنی تنها گام اول است. این شیوه‌ها به عملکرد قابل اعتماد کنترل سرعت در طول زمان کمک می‌کنند.

اجرای مرحله آماده‌سازی IP برای IPهای ارسال‌کننده جدید

با ارسال ایمیل به مشترکین فعال (افرادی که در 30 روز گذشته ایمیل را باز یا کلیک کرده‌اند) با حجم کم، حدود 500 تا 1,000 ایمیل در روز در طول هفته اول، شروع کنید. با افزایش سیگنال‌های مثبت تعامل، هر هفته حجم ایمیل‌ها را حدود 50٪ افزایش دهید. انتقال مستقیم به حجم کامل ایمیل‌ها در یک IP جدید اغلب منجر به فیلتر شدن اسپم می‌شود.

تقسیم‌بندی ترافیک بر اساس اولویت

ایمیل‌های تراکنشی (رسیدها، هشدارها و ایمیل‌های حساب) همیشه باید قبل از کمپین‌های تبلیغاتی ارسال شوند. ترکیب آنها در یک IP و صف ارسال یکسان به این معنی است که یک کمپین بزرگ می‌تواند ایمیل‌های تراکنشی حساس به زمان را به تأخیر بیندازد. در صورت امکان، از IPها یا زیردامنه‌های جداگانه برای ترافیک تراکنشی و تبلیغاتی استفاده کنید.

پیاده‌سازی منطق back-off برای خطاهای 4xx

وقتی سرور گیرنده کد 4xx (خطای موقت) را برمی‌گرداند، به شما می‌گوید که سرعت خود را کم کنید یا بعداً دوباره امتحان کنید، نه اینکه به ارسال ادامه دهید. سیستم ارسال خود را طوری پیکربندی کنید که هنگام مواجهه با پاسخ‌های مکرر 4xx از یک ارائه‌دهنده مشخص، به طور خودکار نرخ ارسال را کاهش داده و فواصل تلاش مجدد را افزایش دهد. نادیده گرفتن این سیگنال‌ها و ادامه با سرعت کامل، چگونگی تبدیل شدن مسدودسازی موقت به مسدودسازی دائمی را نشان می‌دهد.

تطبیق حجم ارسال با فعالیت لیست شما

A لیست ایمیل تمیز یک لیست با ۵۰،۰۰۰ مخاطب فعال معمولاً از یک لیست ۲۰۰،۰۰۰ نفری که به خوبی مدیریت نشده است، بهتر عمل می‌کند. وقتی آدرس‌های غیرفعال یا نامعتبر حذف می‌شوند، حجم کل ارسال کاهش می‌یابد و نرخ بازگشت و شکایت نیز کاهش می‌یابد. این امر امکان اعمال محدودیت‌های سختگیرانه‌تر را بدون افزایش ریسک تحویل فراهم می‌کند.

چگونه اثربخشی مهار را رصد و اندازه‌گیری کنیم

تنظیم throttling بدون نظارت بر آن مانند رانندگی بدون داشبورد است. شما باید معیارهای خاصی را پیگیری کنید تا بدانید که آیا پیکربندی شما کار می‌کند و چه زمانی آن را تنظیم کنید.

معیارهای کلیدی برای ردیابی:

• نرخ تحویل: درصد ایمیل‌های ارسالی که توسط سرور گیرنده پذیرفته شده‌اند. نرخ تحویل سالم بالای ۹۸٪ است. اگر نرخ شما پایین‌تر است، ممکن است مشکل فقط محدود کردن سرعت نباشد؛ کیفیت لیست نیز در اینجا اهمیت دارد.
• نرخ پرش ایمیل: پرش‌های سخت (خرابی‌های دائمی) و پرش‌های نرم (خرابی‌های موقت) را جداگانه ردیابی کنید. افزایش پرش‌های نرم اغلب نشان‌دهنده‌ی فشار محدودکننده از سوی ارائه‌دهندگان صندوق ورودی است. پرش‌های سخت بالای ۲٪، مشکلات کیفی را فهرست می‌کنند که هیچ میزانی از محدودسازی، آنها را برطرف نمی‌کند.
• نرخ شکایت از هرزنامه: هدف این است که این میزان را برای جیمیل زیر ۰.۰۸٪ و برای اکثر ارائه دهندگان دیگر زیر ۰.۳٪ نگه دارید. افزایش شکایات، شاخص اصلی این است که اعتبار ارسال شما رو به وخامت است.
• نرخ تعویق: درصد پیام‌هایی که موقتاً به تعویق افتاده‌اند (پاسخ‌های 4xx). برخی از تعویق‌ها طبیعی هستند؛ نرخ بالای تعویق از یک ارائه‌دهنده خاص نشان می‌دهد که شما از نرخ قابل قبول آنها فراتر رفته‌اید.
• معیارهای تعامل: کاهش نرخ باز شدن و کلیک در کمپین‌های متوالی (جدا از الگوهای فصلی) می‌تواند نشان دهد که بیشتر ایمیل‌های شما به جای صندوق ورودی، در هرزنامه قرار می‌گیرند.

نظارت را با داشبورد گزارش‌دهی داخلی ESP خود شروع کنید. اکثر پلتفرم‌های ایمیل اصلی، داده‌های سطح کمپین در مورد تحویل، نرخ پرش و شکایات مربوط به هرزنامه را ارائه می‌دهند که به عنوان اولین لایه دید در مورد عملکرد پیام‌های شما عمل می‌کند. اگر از یک سرور ایمیل مستقل استفاده می‌کنید، ابزارهای نظارت در سطح SMTP می‌توانند به تجسم تلاش‌های تحویل، تعویق‌ها و سایر الگوهای ارسال در طول زمان کمک کنند و تشخیص رفتارهای غیرمعمول را آسان‌تر کنند.

بینش بیشتر می‌تواند از ابزارهای مدیریت پست گوگل (Google Postmaster Tools) حاصل شود، منبعی رایگان که داده‌های اعتبار در سطح دامنه و قابلیت مشاهده نرخ هرزنامه را برای پیام‌های ارسالی به جیمیل ارائه می‌دهد. از آنجا که جیمیل بخش بزرگی از مخاطبان ایمیل را تشکیل می‌دهد، این ابزار یکی از مفیدترین راه‌ها برای نظارت بر سیگنال‌های اعتبار است. همچنین پیکربندی هشدارهای آستانه مهم است. به عنوان مثال، اگر نرخ پرش یا شکایت از آستانه‌های تعریف شده شما فراتر رود، سیستم شما باید یک اعلان خودکار را فعال کند تا مشکل قبل از ارسال کمپین بعدی بررسی شود.

چه زمانی تنظیمات مربوط به تنظیم گلوگاه را انجام دهید:

• اگر نرخ تعویق از یک ارائه‌دهنده خاص افزایش یافت، نرخ ارسال خود را به آن ارائه‌دهنده کاهش دهید و زمان بیشتری بین پیام‌ها در نظر بگیرید.
• اگر نرخ تعامل در حال کاهش است در حالی که نرخ تحویل ایمیل‌ها مناسب به نظر می‌رسد، مشکل ممکن است مربوط به محل قرارگیری ایمیل در صندوق ورودی باشد (ایمیل شما تحویل داده می‌شود اما به هرزنامه هدایت می‌شود).
• اگر پس از چند ماه ارسال مداوم، نرخ تحویل بالا و شکایات پایین باشد، ممکن است اعتبار کافی برای افزایش ایمن نرخ ارسال خود کسب کرده باشید.

چگونه سرعت ایمیل خود را در طول زمان بهینه کنیم؟

با افزایش فهرست ایمیل‌های شما، اعتبار ارسال ایمیل‌هایتان تکامل می‌یابد و الگوریتم‌های ارائه‌دهنده‌ی خدمات صندوق ورودی تغییر می‌کنند، بنابراین تنظیمات مربوط به کنترل سرعت ایمیل‌هایتان نیز باید متناسب با آن تنظیم شود.

• مقیاس‌بندی تدریجی حجم: این مهمترین تمرین بلندمدت است. حتی وقتی همه چیز خوب پیش می‌رود، حجم ارسال را بیش از 20 تا 30 درصد در هفته افزایش ندهید. افزایش ناگهانی حجم، حتی از یک دامنه با اعتبار بالا، می‌تواند باعث فیلترینگ دفاعی شود.
• تنظیم سرعت را با برنامه گرمایش IP خود هماهنگ کنید: اگر در حال اضافه کردن IPهای فرستنده جدید یا انتقال به یک ESP جدید هستید، با هر IP طوری رفتار کنید که انگار از ابتدا اعتبار صفر داشته است. تنظیمات محدودکننده محافظه‌کارانه‌ای اعمال کنید و قبل از استفاده از آن برای کمپین‌های با حجم بالا، آن را به طور سیستماتیک گرم کنید.
• بهبود مداوم بهداشت فهرست: هرچه لیست شما مرتب‌تر باشد، به تنظیمات دفاعی کمتری نیاز دارید. DeBounce's نظارت بر لیست ایمیل به طور خودکار لیست‌های متصل شما را طبق یک برنامه زمانی مجدداً اعتبارسنجی می‌کند و آدرس‌های نامعتبر و پرخطر جدید را به محض ظهور شناسایی می‌کند، بنابراین کیفیت ارسال شما بین کمپین‌ها بالا می‌ماند.
• بخش‌بندی بر اساس سطح تعامل: می‌توانید ایمیل‌هایتان را برای مشترکین فعال‌تر (که در ۳۰ تا ۶۰ روز گذشته ایمیل‌هایشان باز شده و کلیک شده‌اند) با نرخ بالاتر و بدون ریسک اعتبار ارسال کنید. برای بخش‌هایی که تعامل کمتری دارند، باید ایمیل‌های کمتری ارسال کنید، حجم کمتری ارسال کنید و قبل از کمپین بزرگ بعدی‌تان، معیارهای تعامل مجدد را بررسی کنید.
• نظارت بر اعتبار دامنه جدا از اعتبار IP: یک IP پاک، دامنه‌ای با اعتبار ضعیف را نجات نمی‌دهد و برعکس. از ابزارهای مدیریت پست گوگل (Google Postmaster Tools) برای داده‌های اعتبار دامنه مخصوص جیمیل استفاده کنید و گزارش‌های DMARC خود را مرتباً بررسی کنید تا مشکلات احراز هویت را قبل از اینکه بر قابلیت تحویل تأثیر بگذارند، شناسایی کنید.

استانداردهای بالای تحویل را حفظ کنید

محدود کردن ارسال به عنوان یک استراتژی پیشگیرانه بهترین نتیجه را می‌دهد، نه یک راه حل دقیقه نودی. فرستندگانی که قابلیت تحویل قوی و بلندمدت دارند، منتظر نمی‌مانند تا نرخ تعویق ارسال به شدت افزایش یابد و سپس محدودیت تعیین می‌کنند. آنها از ابتدا کنترل‌های نرخ مناسبی را ایجاد می‌کنند و با رشد برنامه‌های ارسال خود، آنها را تنظیم می‌کنند.

هر بار که اندازه لیست شما به طور قابل توجهی افزایش می‌یابد، وقتی ESP ها را تغییر می‌دهید یا IP های ارسالی اضافه می‌کنید، و بعد از هر کمپینی که نرخ پرش یا شکایت غیرمعمولی ایجاد می‌کند، تنظیمات کنترل ایمیل خود را بررسی کنید. در نظر گرفتن کنترل ایمیل به عنوان بخشی از یک برنامه منظم برای بهداشت ارسال، به حفظ ثبات تحویل در حین مقیاس‌بندی کمک می‌کند. داده‌های پاک لیست، پایه و اساسی است که این امر را ممکن می‌سازد. قبل از کمپین بعدی خود، مخاطبین خود را از طریق DeBounce بررسی کنید. اعتبار سنجی لیست ایمیل برای حذف آدرس‌های نامعتبر، یکبار مصرف و پرخطر. تعداد کمتر آدرس‌های بد به معنای تعداد کمتر بازگشت‌ها، شکایات کمتر و اعتبار فرستنده‌ای است که از تنظیمات محدودکننده شما پشتیبانی می‌کند.