یک پاسخگوی خودکار ایمیل، ایمیلهای از پیش نوشته شده را به طور خودکار بر اساس یک محرک، شرایط و قانون زمانبندی ارسال میکند. مجموعههای خوشامدگویی به طور مداوم بالاترین نرخ باز شدن و... را ارائه میدهند.
نکات کلیدی
- بخش پایانی، آخرین بخش ایمیل است که گیرنده آن را میخواند، بنابراین بر تأثیری که شما میگذارید و اینکه آیا پاسخ میدهند یا خیر، تأثیر میگذارد.
- جملات پایانی مبتنی بر قدردانی مانند «ممنون» و «متشکرم» معمولاً نرخ پاسخ بالاتری نسبت به سایر جملات تشکرآمیز دریافت میکنند.
- یک ایمیل کامل برای بستن ایمیل تجاری شامل یک جمله پایانی، یک امضا و یک بلوک امضا است.
- «با احترام» یک عبارت پیشفرض قابل اعتماد است وقتی مطمئن نیستید که ایمیل چقدر باید رسمی باشد.
- حتی قویترین نوع بستن ایمیل هم فقط در صورتی کار میکند که پیام به یک صندوق ورودی معتبر برسد، و اینجاست که اعتبارسنجی ایمیل مفید واقع میشود.
بستن یک ایمیل تجاری آخرین چیزی است که گیرنده قبل از تصمیمگیری در مورد پاسخ دادن، بایگانی کردن یا نادیده گرفتن پیام شما، آن را میخواند. این برداشت نهایی میتواند بر نحوه دریافت کل پیام تأثیر بگذارد. تحقیق توسط بومرنگبا تجزیه و تحلیل صدها هزار ایمیل، مشخص شد که انتخاب عبارت پایانی به طور قابل توجهی بر میزان پاسخ تأثیر میگذارد و همه عبارات پایانی به طور یکسان عمل نمیکنند.
در زیر جملات پایانی ایمیلهای تجاری برای سطوح مختلف رسمیت، از حرفهای و خودمانی گرفته تا گرم و خودمانی، آورده شده است. این مثالها برای ایمیلهای B2B، ارتباط با مشتری و پیامهای محل کار در نظر گرفته شدهاند.
عباراتی برای بستن ایمیل تجاری
این گزینهها بر اساس هدف گروهبندی شدهاند، بنابراین میتوانید امضایی را انتخاب کنید که با پیام شما متناسب باشد.
اختتامیههای رسمی
بهترین برای: مدیران، مکاتبات حقوقی، مشتریان در صنایع محافظهکار (امور مالی، مراقبتهای بهداشتی، حقوقی)، اولین تماسهای خارجی و هر زمینهای که در آن رسمیت نشان دهنده احترام است.
- خالصانه
- ارادتمند شما
- ارادتمند
- شما واقعاً
- با احترام
- با تشکر صمیمانه
- با نهایت احترام
در انگلیسی بریتانیایی، وقتی نام گیرنده را نمیدانید، مثلاً بعد از «Dear Sir or Madam» از «Yours Faithly» و وقتی نام گیرنده را میدانید از «Yours Sincerely» استفاده کنید. در انگلیسی آمریکایی، در هر دو مورد «Residrely» استاندارد است. «Yours Faithly» ممکن است برای خواننده آمریکایی بیش از حد رسمی به نظر برسد، در حالی که یک پایانبندی نه چندان رسمی ممکن است در مکاتبات قانونی یا رسمی بریتانیا نامناسب به نظر برسد.
بسته شدنهای حرفهای استاندارد
بهترین برای: اکثر ایمیلهای کاری روزمره، از جمله پیامهای ارسالی به همکاران، مشتریان، فروشندگان و شرکای تجاری، تقریباً در هر زمینه حرفهای به عنوان پیشفرض ایمن عمل میکنند.
- با احترام
- با احترام
- با احترام
- رابطه گرم
- با بهترین آرزوها
- بهترین
- بهترین ها
«با احترام» یکی از امنترین عبارات برای پایان دادن به ایمیلهای تجاری در صنایع و روابط حرفهای است. «با احترام» کمی رسمیتر است و در برخی زمینهها میتواند قدیمی به نظر برسد. «با احترام» در مکالمات جاری رایج است، اما ممکن است در اولین ایمیل خیلی کوتاه به نظر برسد، بنابراین آن را برای روابط تثبیتشدهای که لحن آرامتری از قبل تنظیم شده است، نگه دارید.
اختتامیههای مبتنی بر سپاسگزاری
بهترین برای: هر ایمیلی که شامل یک درخواست، پیگیری، درخواست یا موقعیتی باشد که ابراز قدردانی در آن مناسب باشد.
- با تشکر از شما
- با تشکر
- پیشاپیش سپاسگزاریم
- ممنون بخاطر وقتی که گذاشتید
- خیلی ممنون
- با تشکر
- بسیاری از لطف
- با تشکر از شما برای توجه شما
تحلیل بومرنگ از بیش از ۳۵۰،۰۰۰ رشته ایمیل نشان داد که جملات پایانی مبتنی بر قدردانی، نرخ پاسخ بالاتری نسبت به جملات خنثی دریافت کردهاند. «پیشاپیش متشکرم» با ۶۵.۷٪ بهترین عملکرد را داشت و پس از آن «متشکرم» با ۶۳٪ و «متشکرم» با ۵۷.۹٪ قرار گرفتند.
«از قبل متشکرم» وقتی درخواست واضحی دارید خوب جواب میدهد، اما اگر گیرنده هنوز با چیزی موافقت نکرده باشد، میتواند گستاخانه به نظر برسد. وقتی عملی که درخواست میکنید منطقی و در چارچوب وظایفش است، از آن استفاده کنید.
این بسته شدنها فقط زمانی مفید هستند که پیام به یک صندوق ورودی معتبر برسد. DeBounce اعتبار ایمیل میتواند آدرسهای نامعتبر یا پرخطر را قبل از ارسال شناسایی کند و احتمال برگشت خوردن ایمیل قبل از مشاهده توسط گیرنده را کاهش دهد.
جملات پایانی که درخواست پاسخ یا اقدام دارند
بهترین برای: ایمیلهایی که در آنها به پاسخ، تصمیم یا اقدام خاصی از سوی گیرنده نیاز دارید. بستن ایمیل، گام بعدی را به جای مبهم گذاشتن، صریحاً بیان میکند.
- انتظار دارم که از خودت بشنوم
- مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم
- لطفا اگر سوالی دارید به من اطلاع دهید
- در انتظار پاسخ شما
- به امید شنیدن خبری از شما به زودی
- از دریافت پاسخ تا [تاریخ] سپاسگزار خواهم بود.
- لطفا تا [تاریخ] تایید کنید
یک مهلت مشخص، انتظار روشنی را به گیرنده میدهد و اولویتبندی درخواست را آسانتر میکند. به تعویق انداختن «هر وقت توانستی به من اطلاع بده» آسان است، در حالی که «لطفاً تا پنجشنبه تأیید کنید» یک بازه زمانی معقول را بدون اینکه سختگیرانه به نظر برسد، تعیین میکند. وقتی زمانبندی مهم است، تاریخ دقیقی را ذکر کنید.
تعطیلیهای حرفهای غیررسمی
بهترین برای: روابط مداوم با همکاران، ارتباطات داخلی تیم، محیطهای کاری مدرن با فرهنگ غیررسمی، و زمینههایی که در آنها تعطیلیهای رسمی نامناسب یا خشک به نظر میرسند.
- به سلامتی
- مراقب باش
- یک روز عالی داشته باشید
- به زودی صحبت می کنیم
- تا دفعه بعد
- در ارتباط باشید
فقط زمانی از جملات پایانی خودمانی استفاده کنید که رابطه و لحن از قبل مشخص شده باشد. «سلام» ممکن است در اولین ایمیل یا در پیامها به مدیران و مخاطبین حقوقی بیش از حد آشنا به نظر برسد. همچنین این عبارت در ارتباطات تجاری بریتانیا و استرالیا بیشتر از ایالات متحده رایج است، جایی که برخی از گیرندگان ممکن است آن را غیرمنتظره بدانند.
سه عنصر یک پایانبندی کامل برای ایمیلهای تجاری
یک ایمیل تجاری شامل چیزی بیش از امضای نهایی است. این ایمیل سه بخش دارد و هر کدام بر نحوه پایان پیام تأثیر میگذارند.
- جمله پایانی: این جملهی پایانی متن ایمیل است. باید مرحلهی بعدی را تأیید کند یا به گیرنده بگوید که چه انتظاری داشته باشد. برای مثال، «لطفاً اگر سؤالی دارید به من اطلاع دهید» یا «جدول زمانی بهروز شده را چهارشنبه ارسال خواهم کرد.» یک جملهی پایانی واضح، عدم قطعیت را از بین میبرد و پاسخ دادن را برای گیرنده آسانتر میکند.
- خروج از سیستم: عبارت کوتاه قبل از نام شما، مانند «با احترام» یا «متشکرم» (گزینههای ذکر شده در بالا) به عنوان امضا استفاده میشود. این عبارت لحن پیام را تعیین میکند و باید هم با رسمیت پیام و هم با رابطه شما با گیرنده مطابقت داشته باشد.
- بلوک امضا: بلوک امضا زیر نام شما ظاهر میشود و ممکن است شامل عنوان شغلی، شرکت، شماره تلفن، آدرس ایمیل و مشخصات حرفهای یا وبسایت شما باشد. این امر اعتبار را تقویت میکند و اطلاعات لازم را برای پیگیری به گیرنده میدهد.
در عمل، یک بسته شدن کامل به این شکل است:
من پیشنهاد اصلاحشده را تا پایان روز جمعه ارسال خواهم کرد - لطفاً اگر مایل به اصلاح چیزی هستید، قبل از آن به من اطلاع دهید.
با احترام،
سارا چن، مدیر حساب، Acme Solutions [ایمیل محافظت شده] | +1 (555) 234-5678 linkedin.com/in/sarahchen
جمله پایانی، گام بعدی را تأیید میکند، امضا لحن را مشخص میکند و امضا، اطلاعات تماس را ارائه میدهد.
مواردی که باید در ایمیلهای تجاری از آنها اجتناب کنید
برخی از جملات پایانی میتوانند یک ایمیل حرفهای را بیش از حد شخصی، بیش از حد خودمانی یا بیجهت ناگهانی جلوه دهند. در اینجا مواردی وجود دارد که باید در مکاتبات تجاری از آنها اجتناب کنید:
- فقط «مال تو»: این میتواند در یک زمینه کاری بیش از حد خودمانی به نظر برسد و در مکاتبات شخصی رایجتر است.
- «عشق» یا «اکسو»: اینها فقط برای روابط شخصی مناسب هستند؛ آنها یک گیرنده حرفهای را شگفتزده (یا نگران) خواهند کرد.
- «ارسال شده از آیفون من» / «ارسال شده از موبایل»: امضاهای خودکار موبایل ارزش کمی دارند و میتوانند باعث شوند یک پیام مهم عجولانه به نظر برسد. در صورت امکان آنها را حذف کنید.
- «Cheerio»، «Toodles»، «Later»، «Ciao در حال حاضر»: اینها برای هر زمینه حرفهای که یک دوستی ریشهدار نباشد، زیادی غیررسمی هستند.
- اصلاً تعطیلی در کار نیست: پایان دادن بدون امضا میتواند ناگهانی به نظر برسد و اغلب به عنوان منفعل-پرخاشگر یا تحقیرآمیز تلقی میشود، به خصوص در مکاتبات خارجی.
- نقل قول های موجود در امضا: نقل قولهای انگیزشی یا ادبی میتوانند حواس مخاطب را از پیام منحرف کنند و اغلب به عنوان خود-تبلیغی تلقی میشوند؛ آنها توجه را از خود پیام منحرف میکنند.
- بلوکهای امضا بیش از حد طولانی: امضای خود را بر روی اطلاعات تماس ضروری متمرکز کنید. فهرستهای طولانی از صلاحیتها، پیوندها، جوایز و سلب مسئولیتها، خواندن متن نهایی را دشوارتر میکند.
چگونه جمله پایانی مناسب برای متن خود انتخاب کنیم
بسته شدن ایمیل خود را بر اساس گیرنده، تنظیمات و هدف ایمیل انتخاب کنید.
- رابطه را در نظر بگیرید: یک تماس اولیه، مشتری یا مدیر ارشد معمولاً گزینههای رسمیتری مانند «با احترام»، «با احترام» یا «با احترام» را میطلبد. برای همکاران و مخاطبین قدیمی، «با احترام»، «متشکرم» یا «به امید دیدار» ممکن است طبیعیتر به نظر برسد.
- با صنعت هماهنگ شوید: امور مالی، حقوقی، مراقبتهای بهداشتی و دولتی اغلب ارتباطات رسمیتر را ترجیح میدهند. فناوری، کارهای خلاقانه، استارتآپها و بازاریابی دیجیتال، به ویژه پس از برقراری رابطه، تمایل به لحنی آرامتر دارند.
- به هدف فکر کنید: درخواستها و پیگیریها اغلب با پایانهای مبتنی بر قدردانی خوب جواب میدهند، در حالی که بهروزرسانیها و تأییدیهها با گزینههای استاندارد حرفهای مطابقت دارند. یک ایمیل تشکر میتواند با ابراز قدردانی مستقیم به پایان برسد.
- ثبت نام در همایش های منطقه ای: عبارت «Cheers» در انگلیسی تجاری بریتانیا و استرالیا رایج است، اما ممکن است در ایالات متحده خودمانیتر به نظر برسد. انگلیسی بریتانیایی همچنین بین «Yours faithly» برای گیرندهی ناشناس و «Yours Sincerely» برای گیرندهی شناخته شده، تفاوت قائل است.
در صورت شک، بعد از یک جمله پایانی واضح از «با احترام» استفاده کنید. این عبارت حرفهای، خنثی و مناسب برای اکثر ایمیلهای تجاری است.
حلقه ایمیلهای تجاری خود را ببندید
پایان یک ایمیل تجاری یک سیستم سه بخشی است: جمله پایانی، عبارت امضا و بلوک امضا. هر سه باید با گیرنده، هدف پیام و سطح رسمیت مورد نیاز موقعیت مطابقت داشته باشند.
وقتی نرخ پاسخ بیشترین اهمیت را دارد، از جملات پایانی مبتنی بر قدردانی استفاده کنید. عباراتی مانند «متشکرم»، «ممنون» و «از قبل متشکرم» همواره از سایر دستهبندیها بهتر عمل میکنند.
متن فقط در صورتی اهمیت دارد که پیام به گیرنده برسد. DeBounce اعتبار ایمیل به شناسایی آدرسهای نامعتبر و پرخطر قبل از ارسال کمک میکند و احتمال رسیدن ایمیلهای شما به صندوقهای ورودی واقعی را افزایش میدهد. کاربران جدید میتوانند با ۱۰۰ تأیید رایگان شروع کنند.
