مسیریابی ایمیل چیست؟ چگونه ایمیل تحویل داده می‌شود؟

هر بار که دکمه ارسال را فشار می‌دهید، ایمیل شما فقط به صندوق ورودی کسی منتقل نمی‌شود. بلکه از زنجیره‌ای از سرورها، جستجوها و بررسی‌ها عبور می‌کند و هر کدام تصمیم می‌گیرند که آیا آن پیام به جلو ادامه یابد یا رد شود. به کل این فرآیند، مسیریابی ایمیل می‌گویند.

درک نحوه‌ی عملکرد مسیریابی ایمیل به توضیح این موضوع کمک می‌کند که چرا برخی از ایمیل‌ها تحویل داده می‌شوند، برخی دیگر برگشت می‌خورند و برخی دیگر قبل از رسیدن به صندوق ورودی مسدود می‌شوند. اگر تا به حال از خود پرسیده‌اید که چرا برخی از کمپین‌ها با وجود محتوای خوب، عملکرد ضعیفی دارند، مشکلات مسیریابی و پیکربندی اغلب بخشی از پاسخ هستند.

مسیریابی ایمیل چیست؟

مسیریابی ایمیل مکانیزمی است که ایمیل را از سرور فرستنده به مقصد صحیح هدایت می‌کند. به روشی مشابه نحوه مرتب‌سازی ایمیل فیزیکی بر اساس آدرس و عبور از مراکز توزیع، ایمیل گام به گام از طریق مجموعه‌ای از سرورها مسیریابی می‌شود و با استفاده از دامنه گیرنده، مقصد بعدی آن مشخص می‌شود.

وقتی پیامی برای شما ارسال می‌شود [ایمیل محافظت شده]سرور ایمیل شما آدرس مستقیمی برای آن صندوق ورودی ندارد، بنابراین باید به دنبال آدرس دیگری بگردد. مسیریابی ایمیل مجموعه‌ای از پروتکل‌ها و رکوردهایی است که این جستجو و تحویل را ممکن می‌سازد.

نحوه کار مسیریابی پستی

فرآیند مسیریابی از لحظه ارسال پیام توسط شما آغاز می‌شود. در اینجا به مواردی که اتفاق می‌افتد اشاره می‌کنیم:

1. سرور فرستنده فرآیند را آغاز می‌کند: سرویس گیرنده ایمیل شما پیام را به سرور ایمیل خروجی شما (معمولاً از طریق SMTP) تحویل می‌دهد. اکنون آن سرور مسئول یافتن محل ارسال آن است.
2. جستجوی DNS دامنه گیرنده را مشخص می‌کند: سرور فرستنده شما از سیستم DNS برای دامنه گیرنده، مانند example.com، پرس و جو می‌کند. DNS به عنوان یک دایرکتوری عمل می‌کند که نام‌های دامنه را به سرورهای مسئول مدیریت آنها نگاشت می‌کند.
3. رکوردهای MX مقصد تحویل را مشخص می‌کنند: پاسخ DNS یک یا چند رکورد MX برای دامنه برمی‌گرداند که هر کدام به یک سرور ایمیل مجاز برای دریافت ایمیل آن اشاره می‌کنند. این سرورها بر اساس اولویت رتبه‌بندی می‌شوند، بنابراین سرور فرستنده ابتدا گزینه با بالاترین اولویت را امتحان می‌کند و در صورت نیاز به پایین لیست می‌رود.
4. سرور گیرنده پیام را می‌پذیرد: سرور فرستنده از طریق SMTP به سرور ایمیل گیرنده متصل می‌شود و پیام را تحویل می‌دهد، پس از آن سرور گیرنده آن را با فیلترها و قوانین خود ارزیابی می‌کند. اگر از این بررسی‌ها سربلند بیرون بیاید، پیام پذیرفته شده و در صندوق ورودی گیرنده قرار می‌گیرد.

کل این توالی معمولاً چند ثانیه طول می‌کشد. وقتی کار می‌کند، نامرئی است. وقتی هر مرحله‌ای با شکست مواجه شود، مانند زمانی که یک رکورد MX از دست رفته، یک اتصال رد شده یا یک بلوک فیلتر وجود دارد، پیام یا برگشت می‌خورد یا به تعویق می‌افتد.

اجزای کلیدی مسیریابی ایمیل

چندین عنصر فنی در انجام مسیریابی پستی دخیل هستند و هر کدام نقش خاصی را در این فرآیند ایفا می‌کنند.

SMTP

SMTP (پروتکل انتقال ایمیل ساده) انتقال واقعی ایمیل بین سرورها را مدیریت می‌کند. این پروتکل نحوه اتصال سرورها، معرفی خود و انتقال داده‌های پیام را تعریف می‌کند. پس از شناسایی سرور مقصد، SMTP پیام را به آنجا منتقل می‌کند. بسیاری از مشکلات تحویل که به DNS مربوط نمی‌شوند، اغلب در این مرحله، اغلب در حین تلاش برای اتصال یا بررسی سرور، رخ می‌دهند.

رکوردهای DNS و MX

رکوردهای DNS و MX تعیین می‌کنند که یک ایمیل باید به کجا ارسال شود. وقتی پیامی به یک دامنه ارسال می‌شود، سرور فرستنده از DNS درخواست می‌کند تا رکوردهای MX آن را پیدا کند. این رکوردها به سرورهای پستی که مسئول دریافت پیام‌ها برای آن دامنه هستند، اشاره می‌کنند. اگر رکوردهای MX وجود نداشته باشند یا نادرست باشند، سرور فرستنده مقصد مشخصی ندارد و تحویل در همان مراحل اولیه با شکست مواجه می‌شود.

سرورهای ارسال و دریافت ایمیل

مسیریابی ایمیل به زیرساخت‌های هر دو طرف بستگی دارد. سرور فرستنده با آماده‌سازی و ارسال پیام، فرآیند را آغاز می‌کند، در حالی که سرور گیرنده، ایمیل دریافتی را می‌پذیرد و تصمیم می‌گیرد که با آن چه کند. پس از پذیرش، پیام در صندوق پستی گیرنده قرار می‌گیرد. هرگونه پیکربندی نادرست در هر دو طرف می‌تواند جریان را مختل کند.

اعتبار IP و احراز هویت

حتی زمانی که مسیریابی از نظر فنی صحیح باشد، پذیرش تضمین نمی‌شود. سرورهای گیرنده قبل از پذیرش پیام، فرستنده را ارزیابی می‌کنند. روش‌های احراز هویت مانند SPF، DKIM و DMARC تأیید می‌کنند که فرستنده مجاز به استفاده از دامنه است. در عین حال، اعتبار IP نشان می‌دهد که آیا فرستنده قابل اعتماد تلقی می‌شود یا خیر. ضعیف شهرت فرستنده ایمیل، که اغلب ناشی از نرخ پرش بالا یا دام هرزنامه برخوردها، می‌توانند منجر به رد شدن یا فیلتر شدن پیام‌ها علیرغم مسیریابی صحیح شوند.

انواع مسیریابی ایمیل

بسته به نحوه مدیریت ایمیل، از تنظیمات مختلف مسیریابی ایمیل استفاده می‌شود که هر نوع، هدف خاصی را در فرآیند تحویل دنبال می‌کند.

مسیریابی ایمیل‌های ورودی

مسیریابی ورودی، پیام‌های ورودی به دامنه شما را مدیریت می‌کند. وقتی کسی برای شما ایمیلی ارسال می‌کند، سرور او رکوردهای MX شما را جستجو کرده و پیام را به سرور گیرنده شما تحویل می‌دهد. از آنجا، قوانین مسیریابی می‌توانند پیام‌ها را قبل از رسیدن به صندوق ورودی نهایی مرتب، فیلتر یا هدایت کنند و به کنترل نحوه سازماندهی و مدیریت ایمیل‌های دریافتی کمک کنند.

مسیریابی ایمیل‌های خروجی

مسیریابی خروجی، پیام‌هایی را که سازمان شما ارسال می‌کند، پوشش می‌دهد. سرور ایمیل شما دامنه گیرنده را شناسایی می‌کند، رکوردهای MX آن را بازیابی می‌کند و برای تحویل به سرور مناسب متصل می‌شود. این مرحله‌ای است که عواملی مانند اعتبار فرستنده، احراز هویت و کیفیت لیست، تأثیر مستقیمی بر پذیرش یا مسدود شدن پیام‌ها دارند.

مسیریابی ایمیل داخلی

مسیریابی داخلی در سازمان‌هایی اعمال می‌شود که سیستم‌های پستی خود را مدیریت می‌کنند. پیام‌های ارسالی بین کاربران در یک دامنه می‌توانند کاملاً در سرورهای داخلی مدیریت شوند، بدون اینکه از طریق اینترنت عمومی مسیریابی شوند. این امر باعث می‌شود ارتباط سریع‌تر شود و قرار گرفتن در معرض لایه‌های فیلترینگ خارجی کاهش یابد.

مسیریابی مشروط ایمیل

مسیریابی شرطی، منطق مبتنی بر قانون را وارد فرآیند می‌کند. پیام‌ها بر اساس معیارهای تعریف‌شده، مانند فرستنده، دامنه، کلمات کلیدی یا محتوای پیام، به طور متفاوتی هدایت یا مدیریت می‌شوند. این امر به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا مرتب‌سازی را خودکار کنند، بررسی‌های امنیتی را اعمال کنند یا انواع خاصی از ایمیل‌ها را به صندوق‌های ورودی تعیین‌شده یا صف‌های بررسی هدایت کنند.

قوانین و پیکربندی مسیریابی ایمیل

قوانین مسیریابی، دستورالعمل‌هایی هستند که در سطح سرور یا پلتفرم اعمال می‌شوند و نحوه‌ی مدیریت پیام‌ها را در حین تحویل کنترل می‌کنند. آن‌ها ابزار مدیر برای شکل‌دهی به نحوه‌ی جریان ایمیل در یک سازمان هستند.

موارد استفاده رایج شامل مسیریابی بر اساس دامنه (هدایت همه ایمیل‌ها از یک دامنه همکار به یک صندوق ورودی مشترک)، مسیریابی به نام‌های مستعار (ارسال پیام‌های ارسالی به support@ به صندوق پستی تیم) و مسیریابی مبتنی بر بخش (اطمینان از رسیدن خودکار درخواست‌های صورتحساب به امور مالی) است.

اکثر پلتفرم‌های ایمیل ابزارهای داخلی برای مدیریت این قوانین ارائه می‌دهند. سرویس‌هایی مانند Google Workspace و Microsoft 365 به مدیران اجازه می‌دهند مسیریابی پیش‌فرض را پیکربندی کنند، تحویل تقسیم‌شده را تنظیم کنند و دروازه‌های ورودی را تعریف کنند که پیام‌ها را قبل از رسیدن به کاربران از طریق لایه‌های امنیتی عبور می‌دهند.

برای فرستنده‌هایی که حجم زیادی را مدیریت می‌کنند، قوانین مسیریابی همچنین با ... تعامل دارند. اسپم ایمیل سیستم‌های فیلترینگ. یک قانون نادرست پیکربندی شده می‌تواند به‌طور تصادفی ایمیل‌های قانونی را به قرنطینه هرزنامه هدایت کند یا فیلترهای امنیتی که برای غربالگری محتوای مخرب در نظر گرفته شده‌اند را دور بزند.

مزایای مسیریابی صحیح نامه‌ها

وقتی مسیریابی ایمیل به درستی پیکربندی شود، بر نحوه مدیریت ارتباطات، امنیت و گردش کارهای روزانه تیم‌ها تأثیر می‌گذارد.

• بهبود قابلیت ارسال ایمیل: پیام‌ها به جای اینکه برگشت بخورند یا به تعویق بیفتند، به مقصد مورد نظر خود می‌رسند. مسیریابی تمیز احتمال ... را کاهش می‌دهد. گزاف گویی سخت یا نرم ناشی از مشکلات سمت سرور، که به حفظ عملکرد تحویل مداوم کمک می‌کند.
• سازماندهی بهتر پیام: قوانین مسیریابی، صندوق‌های ورودی را قابل مدیریت نگه می‌دارد. تیکت‌های پشتیبانی، درخواست‌های صورتحساب و ارتباطات داخلی بدون مرتب‌سازی دستی به تیم مناسب می‌رسند.
• امنیت قوی‌تر و کنترل هرزنامه: مسیریابی ورودی که به درستی پیکربندی شده باشد، در کنار روش‌های احراز هویت مانند SPF، DKIM و DMARC برای فیلتر کردن پیام‌های غیرمجاز یا مشکوک کار می‌کند. این امر یک لایه محافظتی اضافی قبل از رسیدن ایمیل‌ها به کاربران نهایی اضافه می‌کند.
• بهره وری عملیاتی: مسیریابی خودکار، نیاز به اولویت‌بندی دستی را از بین می‌برد. پیام‌ها بر اساس قوانین از پیش تعریف‌شده هدایت می‌شوند و به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا به جای مرتب‌سازی، بر پاسخگویی تمرکز کنند که این امر زمان پاسخگویی و کارایی کلی گردش کار را بهبود می‌بخشد.

مشکلات رایج مسیریابی ایمیل

حتی با وجود زیرساخت‌های خوب، مشکلات مسیریابی پیش می‌آید. در اینجا رایج‌ترین مشکلات و نحوه‌ی رفع آنها آورده شده است:

• پیکربندی نادرست DNS یا رکوردهای MX: اگر رکوردهای MX شما به سرور اشتباهی اشاره کنند یا خطاهای نحوی داشته باشند، ایمیل‌های ورودی به طور کامل از کار می‌افتند. قبل از اینکه فرض کنید مشکل تحویل در جای دیگری است، از یک ابزار جستجوی DNS برای تأیید رکوردهای خود استفاده کنید و مطمئن شوید که به درستی حل شده‌اند.
• تأخیر یا عدم موفقیت در تحویل: سرورهای گیرنده گاهی اوقات به جای رد کامل پیام‌ها، آنها را به تعویق می‌اندازند؛ به این کار لیست خاکستری می‌گویند. سرور فرستنده شما دوباره سعی در تحویل می‌کند، اما تأخیرهای مداوم اغلب نشان دهنده مشکل اعتبار یا سرور گیرنده‌ای است که موقتاً بیش از حد بارگذاری شده است. برای شناسایی علت، گزارش‌های برگشتی خود را برای کدهای خطای SMTP بررسی کنید.
• تداخلات فیلترینگ هرزنامه: یک پیام می‌تواند به درستی مسیریابی شود و همچنان در هرزنامه قرار گیرد، اگر فیلترهای سرور گیرنده آن را علامت‌گذاری کنند. این اغلب یک مشکل محتوا یا اعتبار است تا یک خطای مسیریابی. تأیید کنید که سوابق احراز هویت شما در جای خود قرار دارند و دامنه ارسال کننده شما در هیچ لیست مسدودی قرار ندارد.
• حلقه‌های مسیریابی یا ارسال نادرست: یک حلقه مسیریابی زمانی رخ می‌دهد که دو سرور مدام یک پیام را به یکدیگر ارسال می‌کنند. این معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که قوانین ارسال به اشتباه پیکربندی شده باشند. قوانین ارسال خود را به دقت بررسی کنید، به خصوص پس از مهاجرت‌ها.

مسیریابی خود را قابل اعتماد نگه دارید: با یک لیست تمیز شروع کنید

مسیریابی ایمیل، زیرساخت نامرئی پشت هر ایمیلی است که ارسال می‌کنید. وقتی جستجوی DNS با موفقیت انجام شود، رکوردهای MX به درستی پیکربندی شوند و سرورهای گیرنده، پیام‌های شما را بپذیرند، ارسال به درستی انجام می‌شود. وقتی هر بخشی از این زنجیره قطع شود، پیام‌ها برگشت می‌خورند، به تعویق می‌افتند یا در هرزنامه قرار می‌گیرند.

با این حال، اگر لیست شما حاوی آدرس‌های نامعتبر، غیرفعال یا پرخطر باشد، حتی مسیریابی بی‌نقص هم نمی‌تواند آن ارسال‌ها را ذخیره کند. تمیز کردن لیست ایمیل کمپین‌های قبل از ارسال، نرخ پرش را کاهش می‌دهند، از اعتبار فرستنده شما محافظت می‌کنند و به این معنی است که زیرساخت مسیریابی شما روی پیام‌هایی کار می‌کند که شانس واقعی برای رسیدن به کسی دارند.

لیست خود را در DeBounce آپلود کنید و آدرس‌های نامعتبر را قبل از ارسال بعدی خود حذف کنید. این سرویس، سینتکس را تأیید می‌کند، رکوردهای DNS و MX را بررسی می‌کند و وجود صندوق پستی را تأیید می‌کند، بنابراین می‌توانید روی آدرس‌هایی تمرکز کنید که واقعاً قابل تحویل هستند. می‌توانید با ۱۰۰ تأیید رایگان شروع کنید، بدون نیاز به هیچ تعهدی.