آیا میدانستید که ۵۸٪ از مردم به جای چک کردن رسانههای اجتماعی، اول صبح ایمیلهایشان را چک میکنند؟ افراد بیشتری به آنچه که... اهمیت میدهند.
نکات کلیدی
- میتوانید از نوار جستجو یا از تنظیمات، یک فیلتر جیمیل ایجاد کنید و هر دو به شما امکان میدهند چندین اقدام را در یک قانون ترکیب کنید.
- فیلترها در سایت دسکتاپ جیمیل ایجاد میشوند. برنامه موبایل نمیتواند آنها را ایجاد یا ویرایش کند، اگرچه فیلترها پس از تنظیم، همچنان در آنجا اعمال میشوند.
- تنظیمات فیلتر رایج شامل مسیریابی رسیدها به یک برچسب، ستارهگذاری ایمیلهای مدیر شما و بایگانی خودکار خبرنامهها میشود.
- شما میتوانید فیلترها را به صورت یک فایل XML صادر و وارد کنید تا از یک مجموعه قانون آزمایششده در چندین حساب Gmail دوباره استفاده کنید.
خبرنامهها، رسیدها و موضوعات کاری، همگی در یک صندوق ورودی قرار میگیرند و پیدا کردن هر چیز مهم به معنای عبور از سایر موارد است. میتوانید در عرض چند دقیقه یاد بگیرید که چگونه ایمیلها را در جیمیل فیلتر کنید، برای این کار قوانینی ایجاد کنید که از طرف شما ایمیلها را برچسبگذاری، بایگانی یا فوروارد میکنند. راهنمای جیمیلوقتی یک قانون تنظیم میشود، در پسزمینه به کار خود ادامه میدهد، بنابراین دیگر لازم نیست هر روز یک بار عملیات پاکسازی دستی را تکرار کنید.
فیلترها در سایت دسکتاپ جیمیل ایجاد میشوند، اما وقتی یکی را تنظیم کردید، در هر دستگاهی که آن صندوق ورودی را بررسی میکنید، اعمال میشود.
نحوه فیلتر کردن ایمیلها در جیمیل
شما میتوانید به دو روش فیلتر ایجاد کنید: از نوار جستجو یا از منوی تنظیمات جیمیل. هر دو در یک مرورگر در نسخه دسکتاپ انجام میشوند و پس از تعیین معیارهای شما، به مجموعهای از اقدامات مشابه منجر میشوند. اینکه کدام یک را انتخاب کنید معمولاً به این بستگی دارد که آیا از قبل یک ایمیل نمونه در مقابل خود دارید یا در حال برنامهریزی چندین قانون به طور همزمان هستید.
ایجاد فیلتر از نوار جستجو
- جیمیل را در مرورگر باز کنید و روی ... کلیک کنید. نمایش گزینههای جستجو نماد (لغزندهها) در سمت راست نوار جستجو.
- معیارهای خود را وارد کنید، مثلاً یک فرستنده در از جانب فیلد یا یک کلمه در کلمات را دارد.
- کلیک کنید فیلتر ایجاد کنید در پایین پنل.
- اقدامات مورد نظر خود را انتخاب کنید، سپس کلیک کنید فیلتر ایجاد کنید دوباره برای نجات.
این مسیر، وقتی به ایمیلی نگاه میکنید که میخواهید در مورد آن قانونی ایجاد کنید، سریعتر است. جیمیل به طور خودکار فرستنده و سایر جزئیات را وارد میکند، بنابراین تایپ دستی کمتری لازم است.
ایجاد فیلتر از تنظیمات جیمیل
- روی آیکون چرخ دنده کلیک کنید، سپس مشاهده همه تنظیمات.
- باز کردن فیلترها و آدرسهای مسدود شده تب.
- کلیک کنید یک فیلتر جدید ایجاد کنیدمعیارهای خود را وارد کنید و کلیک کنید فیلتر ایجاد کنید.
- اقدامات مورد نظر برای اعمال را انتخاب کنید، سپس کلیک کنید فیلتر ایجاد کنید نجات دادن.
وقتی میخواهید چندین فیلتر را همزمان ایجاد کنید، تنظیمات (Settings) جای بهتری برای شروع است، زیرا میتوانید قوانین موجود خود را همانجا ببینید و از ایجاد قوانین تکراری یا متناقض جلوگیری کنید.
انتخاب کنید که فیلتر چه کاری انجام دهد
وقتی معیارهایتان را تعیین کردید، جیمیل فهرستی از اقدامات را برای بررسی به شما ارائه میدهد: رد کردن صندوق ورودی (بایگانی کردن)، علامتگذاری به عنوان خواندهشده، ستارهدار کردن، اعمال برچسب، ارسال مجدد، حذف، هرگز ارسال نکردن به هرزنامه، همیشه علامتگذاری آن به عنوان مهم و دستهبندی کردن. میتوانید چندین مورد از این موارد را در یک فیلتر واحد ترکیب کنید.
برخی اقدامات به ویژه در موارد خاص مفید هستند. هرگز آن را به هرزنامه ارسال نکنید برای فرستندگان مورد اعتمادی که ممکن است جیمیل آنها را اشتباه بخواند، مانند کلاینتی که دامنهاش گهگاه بررسی هرزنامه را آغاز میکند، به خوبی کار میکند. همیشه آن را به عنوان مهم علامت گذاری کنید برای فهرست کوتاهی از افرادی که نمیتوانید ایمیلهایشان را از دست بدهید مفید است، زیرا بر نحوه مرتبسازی پیامها در صندوق ورودی اولویتدار جیمیل تأثیر میگذارد. دستهبندی کنید اگر از طرحبندی Gmail مانند «تبلیغات» یا «بهروزرسانیها» استفاده کنید، پیامها را به این برگهها ارسال میکند.
رایجترین تنظیمات این است از صندوق ورودی صرف نظر کنید زوج با برچسب را اعمال کنیدکه خبرنامهها یا بهروزرسانیهای روتین را از صندوق ورودی اصلی شما خارج میکند و در عین حال آنها را سازماندهی میکند. همچنین، انتخاب همچنین فیلتر را برای مکالمات منطبق اعمال کنیداین قانون جدید را برای ایمیلهای موجود اعمال میکند، نه فقط پیامهایی که پس از ذخیره فیلتر به دستتان میرسند.
فیلتر کردن جیمیل بر اساس فرستنده، موضوع و کلمات کلیدی
فیلدهای معیار تصمیم میگیرند که فیلتر شما کدام پیامها را دریافت کند. تنظیم دقیق آنها ارزشش را دارد، زیرا یک فیلتر با معیارهای نامشخص میتواند ایمیلهایی را که واقعاً میخواستید ببینید، مرتب، بایگانی یا پنهان کند.
فیلتر بر اساس فرستنده، دامنه یا چندین آدرس
استفاده از از جانب فیلد برای هدف قرار دادن یک فرستنده واحد. برای دریافت هر ایمیل از یک شرکت، به جای آن دامنه را وارد کنید، مانند @company.com. این زمانی مفید است که یک فروشنده از چندین آدرس مختلف در یک دامنه مشابه، مانند billing@ و support@، ایمیل ارسال کند. برای مطابقت با چندین فرستنده به طور همزمان، آدرسها را با OR با حروف بزرگ بنویسید، یا چندین ورودی را مستقیماً در فیلد «از» فهرست کنید.
فیلتر بر اساس موضوع یا کلمات کلیدی
استفاده کنید موضوع برای کلماتی که در قسمت موضوع ظاهر میشوند، کلمات را دارد برای هر چیزی در متن پیام، و ندارد برای حذف عبارات خاص. وقتی میخواهید جیمیل دقیقاً با یک عبارت مطابقت داشته باشد، آن را دقیقاً داخل علامت نقل قول قرار دهید.
همچنین میتوانید اصطلاحات را با اپراتورهای جستجوی جیمیل ترکیب کنید تا فیلترها هدفمندتر شوند. برای مثال، میتوانید ایمیلهایی را که در موضوعشان «فاکتور» وجود دارد، پیدا کنید و پیامهایی را که حاوی «پیشنویس» هستند، حذف کنید. راهنمای Gmail Help برای اپراتورهای جستجو گزینههای موجود را توضیح میدهد.
ایمیلهای خوانده نشده و سایر تنظیمات فیلتر رایج را فیلتر کنید
برای مشاهده فقط ایمیلهای خوانده نشده، در نوار جستجو عبارت is:unread را تایپ کنید. این یک جستجوی زنده است، نه یک فیلتر ذخیره شده، بنابراین به طور خودکار در پسزمینه اجرا نمیشود، اما راهی سریع برای مرتبسازی پیامهای خوانده نشده قبل از تصمیمگیری در مورد اینکه واقعاً به کدام قوانین نیاز دارید، میباشد.
چند فیلتر اولیه برای تنظیم:
- تمام رسیدها را به یک رسید به طور خودکار برچسب گذاری شوند، بنابراین پیدا کردن آنها در زمان مالیات یا هنگام گزارش هزینه آسان است.
- هر چیزی از مدیرتان را ستارهدار کنید تا بدون نیاز به برچسب جداگانه، برجسته شود.
- خبرنامهها را به محض رسیدن بایگانی کنید، آنها را از صندوق ورودی دور نگه دارید و در عین حال به شما امکان میدهد هر زمان که وقت داشتید، برچسب را مرور کنید.
- ایمیلهای خاص پروژه را به آدرس مشترک تیم ارسال کنید، تا بهروزرسانیهای مهم وابسته به ارسال آنها توسط یک نفر نباشند.
نحوه مدیریت، ویرایش و حذف فیلترهای جیمیل
هر فیلتری که ایجاد کردهاید در یک مکان قرار دارد: تنظیمات، و سپس فیلترها و آدرسهای مسدود شدههر چند ماه یکبار این لیست را دوباره مرور کنید، زیرا قانونی که در ابتدا منطقی به نظر میرسید، میتواند ایمیلهایی را که ترجیح میدهید مستقیماً ببینید، به خصوص اگر نقش یا مخاطبین دائمی شما تغییر کنند، دریافت کند.
ویرایش یا حذف فیلتر موجود
- رفتن به تنظیمات، و سپس مشاهده همه تنظیمات، و سپس فیلترها و آدرسهای مسدود شده.
- فیلتر مورد نظر را در لیست پیدا کنید و روی آن کلیک کنید. ویرایش معیارها یا اقدامات خود را تغییر دهد، یا حذف برای حذف آن
- اگر در حال ویرایش هستید، قانون را تنظیم کنید، کلیک کنید ادامه، و سپس فیلتر را بهروزرسانی کنید.
فیلترهای صادرات و واردات
فیلترهایی را که میخواهید نگه دارید انتخاب کنید و کلیک کنید صادرات برای ذخیره آنها به عنوان یک فایل XML. از آنجا، از وارد کردن فیلترها برای بارگذاری آن فایل در یک حساب جیمیل دیگر. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا میکند که بیش از یک صندوق ورودی با الگوهای مشابه، مثلاً یک حساب شخصی و یک حساب کاری، را مدیریت میکنید، یا اگر یک آژانس هستید که چندین حساب کاربری با قوانین پایه یکسان راهاندازی میکنید. یک بار صادر کردن و همه جا وارد کردن، از بازسازی دستی منطق یکسان در هر بار جلوگیری میکند.
استفاده از فیلترها در برنامه موبایل جیمیل
اپلیکیشن موبایل جیمیل یک محدودیت بزرگ دارد: در اندروید یا iOS به شما اجازه ایجاد یا ویرایش فیلتر نمیدهد. هیچ راه حلی هم داخل اپلیکیشن وجود ندارد، بنابراین اگر در منوی تنظیمات گوشی خود به دنبال گزینه فیلتر گشتهاید، به همین دلیل است که نمیتوانید آن را پیدا کنید.
شما هنوز دو گزینه دارید. فیلترهای خود را روی دسکتاپ ایجاد کنید، یا Gmail را در یک مرورگر موبایل مانند Chrome یا Safari باز کنید و سایت دسکتاپ را درخواست کنید. این به شما امکان دسترسی به همان منوی تنظیماتی را میدهد که در رایانه مشاهده میکنید. پس از ایجاد فیلتر، در هر دستگاهی اعمال میشود زیرا روی سرورهای گوگل اجرا میشود، نه روی تلفن شما.
کاری که میتوانید در این برنامه انجام دهید، جستجو با اپراتورها، کشیدن انگشت برای بایگانی یا حذف و اعمال برچسب به صورت دستی بر روی پیامهای تکی است. این اقدامات برای پاکسازی سریع مفید هستند، اما جایگزین فیلتر ذخیره شدهای که همان کار را به طور خودکار انجام میدهد، نمیشوند.
صندوق ورودی که خودش را مرتب میکند
چند فیلتر خوب ساخته شده میتواند باعث شود جیمیل خیلی خلوتتر به نظر برسد. کافیست آنها را روی نسخه دسکتاپ تنظیم کنید تا به برچسبگذاری، بایگانی و مسیریابی پیامها در هر دستگاهی که استفاده میکنید، ادامه دهند.
با بزرگترین منابع بینظمی شروع کنید. دو یا سه فرستندهای را که مرتباً با آنها سر و کار دارید انتخاب کنید، برای آنها فیلتر ایجاد کنید و از آنجا شروع به کار کنید. هدف این نیست که هر پیام را به طور کامل سازماندهی کنید، بلکه هدف حذف مرتبسازیهای تکراری است که استفاده از صندوق ورودی شما را دشوارتر میکند.
اگر مشکلات صندوق ورودی شما فراتر از یک حساب جیمیل است، نگاهی گستردهتر به نحوهی کار خود بیندازید. مدیریت حجم ایمیل، اولویتها و عادات نظافت روزانه. همچنین میتوانید پیدا کنید نکات کاربردیتر ایمیل در پستهای ما
