چگونه همه ایمیل‌ها را از صندوق ورودی خود حذف کنیم

ماه‌ها پیش چک کردن صندوق ورودی ایمیل خود را متوقف کردید، چون پیدا کردن هر چیز مفیدی غیرممکن شده بود. حالا آماده‌اید که از نو شروع کنید، اما با بیش از ۱۰،۰۰۰ ایمیل در صندوق ورودی‌تان، فکر کلیک کردن روی حذف هزاران ایمیل کافی است تا دوباره برنامه را ببندید.

حجم زیاد ایمیل‌های دریافتی آزاردهنده است و بی‌سروصدا وقت و تمرکز شما را می‌گیرد. پیام‌های مهم زیر انبوهی از تبلیغات مدفون می‌شوند و شما هر روز دقایقی را صرف بررسی ایمیل‌های بی‌اهمیت و تلاش برای یافتن ایمیل‌های مهم می‌کنید. حتی برنامه ایمیل شما هم کند می‌شود، زیرا هزاران پیامی را مدیریت می‌کند که هرگز آنها را نخواهید خواند.

با این حال، شلوغی صندوق ورودی یک شکست شخصی نیست. 376.4 میلیارد ایمیل هر روز در سراسر جهان ارسال و دریافت می‌شوند و هر فرد به طور متوسط ​​روزانه بیش از ۱۰۰ ایمیل دریافت می‌کند. بدون پاکسازی عمدی، صندوق‌های ورودی به طور پیش‌فرض غیرقابل مدیریت می‌شوند.

این راهنما به شما نشان می‌دهد که چگونه با استفاده از ابزارهای موجود در هر پلتفرم، تمام ایمیل‌ها را به سرعت و با خیال راحت در Gmail، Outlook و سایر ارائه‌دهندگان حذف کنید. سریع‌ترین روش‌های انجام این کار را در دسکتاپ و موبایل، نحوه استفاده از جستجو برای هدف قرار دادن فرستنده‌های خاص یا محدوده‌های زمانی خاص و مواردی که قبل از حذف دائمی همه چیز باید دوباره بررسی کنید، خواهید دید.

نحوه حذف همه ایمیل‌ها

بیشتر ارائه‌دهندگان ایمیل به طور پیش‌فرض تعداد ایمیل‌هایی را که می‌توانید همزمان انتخاب کنید محدود می‌کنند. وقتی کادر «انتخاب همه» را علامت می‌زنید، معمولاً فقط ۵۰ تا ۱۰۰ پیام قابل مشاهده روی صفحه انتخاب می‌شوند، نه کل صندوق ورودی شما.

کلید حذف هزاران ایمیل به طور همزمان، استفاده از گزینه انتخاب دسته جمعی است که پس از انتخاب پیام‌های قابل مشاهده ظاهر می‌شود. این گزینه (که در ارائه دهندگان مختلف با کلمات متفاوتی بیان می‌شود) به شما امکان می‌دهد تمام مکالماتی را که با نمای یا جستجوی فعلی شما مطابقت دارند، انتخاب کنید، نه فقط آنچه روی صفحه است.

در جیمیل (مرورگر وب)

رابط وب جیمیل مطمئن‌ترین روش برای حذف ایمیل‌های انبوه است، زیرا برنامه‌های تلفن همراه از انتخاب انبوه واقعی پشتیبانی نمی‌کنند.

فرآیند گام به گام:

• جیمیل را در مرورگر دسکتاپ باز کنید. به gmail.com بروید و وارد شوید.
• به پوشه‌ای که می‌خواهید خالی کنید بروید. روی صندوق ورودی کلیک کنید، یا از تب‌های دسته‌بندی مانند اصلی، تبلیغات یا شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید. همچنین می‌توانید مستقیماً هرزنامه یا حذف‌شده‌ها را انتخاب کنید.
• همه ایمیل‌های قابل مشاهده را انتخاب کنید. روی کادر انتخاب در بالا سمت چپ، بالای لیست ایمیل خود کلیک کنید. این کار ۵۰ ایمیلی را که در حال حاضر روی صفحه نمایش داده می‌شوند، انتخاب می‌کند.

• در این نما، همه مکالمات را انتخاب کنید. پس از انتخاب ایمیل‌های قابل مشاهده، جیمیل پیامی را در بالا نمایش می‌دهد: «تمام ۵۰ مکالمه موجود در این صفحه انتخاب شده‌اند. تمام مکالماتی را که با این جستجو مطابقت دارند انتخاب کنید.» روی آن لینک کلیک کنید.
• ایمیل‌های انتخاب‌شده را حذف کنید. روی نماد سطل زباله در نوار ابزار کلیک کنید. همه ایمیل‌های انتخاب شده بلافاصله به سطل زباله منتقل می‌شوند.
• برای پوشه‌های دیگر تکرار کنید. اگر می‌خواهید چندین دسته را پاک کنید، این فرآیند را برای تبلیغات، شبکه‌های اجتماعی، به‌روزرسانی‌ها و غیره تکرار کنید.

یادداشت های مهم:

• ایمیل‌های منتقل شده به سطل زباله به مدت 30 روز قبل از حذف دائمی در آنجا می‌مانند.
• شما می‌توانید با رفتن به سطل زباله، انتخاب مجدد همه و کلیک روی «حذف برای همیشه» فوراً آنها را برای همیشه حذف کنید.
• جیمیل به شما اجازه نمی‌دهد همزمان چندین پوشه را انتخاب کنید؛ باید هر دسته را جداگانه پاک کنید

در Outlook (وب و دسکتاپ)

حذف دسته جمعی Outlook در نسخه‌های وب و دسکتاپ به طور مشابه کار می‌کند، اگرچه میانبرهای صفحه کلید کمی متفاوت هستند.

اوت‌لوک وب (outlook.com یا office.com):

1. Outlook را در مرورگر خود باز کنید. به outlook.com بروید یا وارد حساب کاربری مایکروسافت ۳۶۵ خود شوید.
2. تمام ایمیل‌های موجود در پوشه فعلی را انتخاب کنید. برای انتخاب همه پیام‌های قابل مشاهده، روی کادر انتخاب در بالا سمت چپ کلیک کنید.
3. انتخاب را به کل پوشه گسترش دهید. به دنبال گزینه «انتخاب همه» باشید که در بالای لیست پیام‌ها ظاهر می‌شود و معمولاً می‌گوید «همه پیام‌های این صفحه انتخاب شده‌اند. همه پیام‌های موجود در [نام پوشه] را انتخاب کنید.» روی آن کلیک کنید.
4. پیام‌های انتخاب‌شده را حذف کنید. روی دکمه حذف (آیکون سطل زباله) کلیک کنید. پیام‌ها به موارد حذف شده منتقل می‌شوند.
5. موارد حذف شده را برای حذف دائمی خالی کنید. به پوشه موارد حذف شده بروید، همه را انتخاب کنید و برای حذف دائمی پیام‌ها، روی حذف کلیک کنید.

برنامه دسکتاپ اوت‌لوک:

1. روی هر ایمیلی در صندوق ورودی خود کلیک کنید
2. برای انتخاب همه ایمیل‌ها، کلیدهای Ctrl+A (ویندوز) یا Cmd+A (مک) را فشار دهید.
3. کلید حذف را فشار دهید یا روی دکمه حذف کلیک کنید
4. برای حذف دائمی، این کار را در پوشه موارد حذف شده تکرار کنید.

صندوق ورودی متمرکز در مقابل صندوق ورودی دیگر:

اگر از صندوق ورودی متمرکز (Focused Inbox) استفاده می‌کنید، باید هر دو تب متمرکز (Focused) و سایر (Other) را جداگانه پاک کنید. بین تب‌ها جابجا شوید و فرآیند انتخاب را تکرار کنید.

سایر ارائه دهندگان ایمیل

بیشتر ارائه‌دهندگان ایمیل از الگوهای مشابهی برای حذف انبوه ایمیل‌ها پیروی می‌کنند، هرچند جزئیات رابط کاربری خاص آنها متفاوت است.

ایمیل یاهو:

• با استفاده از کادر انتخاب، همه ایمیل‌های قابل مشاهده را انتخاب کنید
• به دنبال پیوند «انتخاب همه مکالمات» که ظاهر می‌شود، بگردید.
• روی حذف یا انتقال به سطل زباله کلیک کنید

ایمیل اپل (iCloud.com):

• اولین ایمیل را انتخاب کنید، سپس Shift را نگه دارید و روی آخرین ایمیل قابل مشاهده کلیک کنید تا محدوده انتخاب شود.
• برای انتخاب همه موارد موجود در پوشه فعلی، از Cmd+A استفاده کنید.
• برای حذف، روی نماد سطل زباله کلیک کنید

پروتون میل:

• برای انتخاب ایمیل‌های قابل مشاهده، روی کادر انتخاب کلیک کنید
• از گزینه «انتخاب همه [تعداد] مورد» استفاده کنید
• روی حذف یا انتقال به سطل زباله کلیک کنید

رویکرد کلی برای ارائه دهندگان ناآشنا:

1. به دنبال کادر انتخاب «همه را انتخاب کنید» در بالای لیست ایمیل خود باشید
2. پس از انتخاب ایمیل‌های قابل مشاهده، بررسی کنید که آیا پیامی برای انتخاب همه ایمیل‌های موجود در پوشه وجود دارد یا خیر.
3. دکمه حذف یا سطل زباله را در نوار ابزار پیدا کنید
4. هنگام درخواست، حذف را تأیید کنید

بیشتر ارائه‌دهندگان برای جلوگیری از بارگذاری بیش از حد سرور، محدودیت‌های انتخاب انبوه (معمولاً ۱۰۰۰ تا ۱۰۰۰۰ ایمیل در هر اقدام) را در نظر می‌گیرند. اگر ایمیل‌های بیشتری از حد مجاز دارید، این فرآیند را تا خالی شدن پوشه تکرار کنید.

در دستگاه‌های تلفن همراه

برنامه‌های ایمیل موبایل عمداً حذف دسته‌ای را محدود می‌کنند، زیرا لمس صدها یا هزاران ایمیل روی یک صفحه کوچک مستعد خطا و لغو آن دشوار است.

اپلیکیشن ایمیل iOS:

برنامه‌ی پیش‌فرض ایمیل در آیفون و آیپد از حذف دسته‌ای ایمیل‌ها پشتیبانی نمی‌کند. شما می‌توانید:

• با ضربه زدن روی ویرایش، و سپس ضربه زدن روی پیام‌های جداگانه، چندین ایمیل را انتخاب کنید
• ایمیل‌های انتخاب‌شده را با ضربه زدن روی سطل زباله حذف کنید

این روش برای ده‌ها ایمیل جواب می‌دهد، نه هزاران ایمیل. برای پاکسازی کل صندوق ورودی، از یک مرورگر دسکتاپ استفاده کنید.

اپلیکیشن موبایل جیمیل:

برنامه موبایل جیمیل انتخاب را به ایمیل‌های قابل مشاهده محدود می‌کند و گزینه «انتخاب همه مکالمات» که در نسخه دسکتاپ موجود است را ارائه نمی‌دهد. می‌توانید ۵۰ تا ۱۰۰ مورد را همزمان انتخاب و حذف کنید، اما پاک کردن هزاران مورد از این طریق عملی نیست.

اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک:

مشابه جیمیل، اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک، اقدامات فله‌ای را فقط به پیام‌های قابل مشاهده محدود می‌کند.

اگر نیاز به حذف بیش از ۱۰۰ ایمیل دارید، به یک کامپیوتر رومیزی یا لپ‌تاپ بروید و از رابط وب استفاده کنید. حذف ایمیل از طریق موبایل برای پاکسازی در مقیاس کوچک کاربردی است، اما برای پاکسازی صندوق ورودی در مقیاس بزرگ، خسته‌کننده می‌شود.

نحوه حذف ایمیل‌ها با استفاده از جستجو و فیلترها

حذف مبتنی بر جستجو به شما امکان می‌دهد زیرمجموعه‌های خاصی از صندوق ورودی خود، از جمله فرستندگان خاص، محدوده‌های زمانی یا کلمات کلیدی را بدون پاک کردن همه چیز، هدف قرار دهید.

حذف ایمیل‌ها از یک فرستنده خاص:

• در جیمیل:

از جانب:[ایمیل محافظت شده]

• در اوت‌لوک:

از جانب:[ایمیل محافظت شده]

پس از جستجو، تمام نتایج را با استفاده از روش انتخاب دسته‌ای که قبلاً توضیح داده شد، انتخاب کنید، سپس حذف کنید.

حذف ایمیل‌های قدیمی‌تر از یک تاریخ خاص:

• در جیمیل:

قبل از: 2023/01/01

این تمام ایمیل‌های دریافتی قبل از ۱ ژانویه ۲۰۲۳ را نشان می‌دهد. همه را انتخاب کنید و حذف کنید.

• در اوت‌لوک:

از فیلتر تاریخ در نوار جستجو یا صفحه فیلتر برای نمایش ایمیل‌های قبل از یک تاریخ خاص استفاده کنید، سپس همه را انتخاب و حذف کنید.

فقط ایمیل‌های خوانده نشده را حذف کنید:

• در جیمیل:

آیا:خوانده نشده است؟

• در اوت‌لوک:

از منوی کشویی فیلتر برای نمایش فقط پیام‌های «خوانده نشده» استفاده کنید.

حذف بر اساس دسته‌بندی یا برچسب:

• در جیمیل:

دسته بندی: تبلیغات

همه ایمیل‌های تبلیغاتی را نشان می‌دهد. همچنین می‌توانید مستقیماً روی برگه تبلیغات کلیک کنید.

ترکیب معیارهای جستجو:

جیمیل به شما امکان می‌دهد فیلترها را روی هم قرار دهید:

از جانب:[ایمیل محافظت شده] قبل از:2024/01/01 است:خوانده نشده

این ایمیل‌های خوانده نشده از یک فرستنده خاص قبل از ژانویه ۲۰۲۴ را نشان می‌دهد.

چرا حذف مبتنی بر جستجو مفید است؟

شاید بخواهید ایمیل‌های کاری را نگه دارید اما همه خبرنامه‌ها را حذف کنید، پیام‌های اخیر را نگه دارید اما همه چیزهایی که بیش از دو سال از آنها گذشته را حذف کنید، یا شلوغی تبلیغاتی را حذف کنید و در عین حال مکاتبات شخصی را حفظ کنید. جستجو به شما این امکان را می‌دهد که به جای حذف بی‌هدف همه چیز، گزینشی عمل کنید.

نحوه استفاده از ابزارهای شخص ثالث برای حذف ایمیل‌ها

ابزارهای مدیریت ایمیل شخص ثالث می‌توانند حذف انبوه را خودکار کنند، به خصوص هنگام مدیریت چندین حساب ایمیل یا اعمال قوانین پیچیده در بین هزاران پیام.

کاری که ابزارهای شخص ثالث انجام می‌دهند

این سرویس‌ها از طریق OAuth (همان روش امنی که بسیاری از برنامه‌ها از آن استفاده می‌کنند) به حساب ایمیل شما متصل می‌شوند و رابط‌هایی برای موارد زیر ارائه می‌دهند:

• لغو اشتراک دسته جمعی از خبرنامه‌ها و تبلیغات
• حذف ایمیل‌ها بر اساس سن، اندازه، فرستنده یا میزان تعامل
• مدیریت چندین حساب ایمیل از یک داشبورد
• زمان‌بندی قوانین پاکسازی خودکار

قبل از اتصال ابزار شخص ثالث چه باید کرد؟

مجوزهایی که سرویس درخواست می‌کند را بررسی کنید. ابزارهای قانونی موارد زیر را درخواست می‌کنند:

• دسترسی خواندن برای تجزیه و تحلیل صندوق ورودی شما
• حذف/تغییر دسترسی برای انجام اقدامات پاکسازی
• ارسال دسترسی (اختیاری، برای برخی از ویژگی‌ها)

در مورد ابزارهایی که درخواست مجوزهای بیش از حد دارند یا از توسعه‌دهندگان ناشناس هستند، محتاط باشید. ارائه‌دهندگان اصلی مانند گوگل و مایکروسافت صفحات مجوز دقیقی را نشان می‌دهند، بنابراین قبل از تأیید، آنها را با دقت بخوانید.

محدودیت ها:

ابزارهای شخص ثالث معمولاً برای مدیریت مداوم و پاکسازی تدریجی بهتر عمل می‌کنند. اگر می‌خواهید همین الان کل صندوق ورودی خود را حذف کنید، روش‌های انتخاب دسته‌ای داخلی در Gmail یا Outlook معمولاً سریع‌تر از راه‌اندازی یک سرویس شخص ثالث هستند.

قبل از حذف همه چیز چه باید بدانید

حذف دسته جمعی سریع و مؤثر است، اما پس از حذف دائمی ایمیل‌ها، این فرآیند برگشت‌ناپذیر نیز خواهد بود. قبل از پاک کردن صندوق ورودی خود، این نکات را در نظر بگیرید.

ابتدا از ایمیل‌های مهم پشتیبان بگیرید

قبل از حذف همه چیز، ایمیل‌هایی را که ممکن است بعداً به آنها نیاز داشته باشید، صادر یا ذخیره کنید:

• مکاتبات کاری مرتبط با پروژه‌های در حال انجام
• رسیدها یا تأییدیه‌های تراکنش برای خریدها
• اسناد حقوقی یا مالی
• ایمیل‌های شخصی با ارزش احساسی

بیشتر ارائه‌دهندگان ایمیل ابزارهای خروجی (Google Takeout برای Gmail، ویژگی‌های خروجی Outlook) ارائه می‌دهند که کل صندوق پستی شما را به عنوان یک فایل بایگانی که می‌توانید به صورت محلی ذخیره کنید، دانلود می‌کنند.

ایمیل‌ها موقتاً در سطل زباله می‌مانند

وقتی ایمیل‌ها را حذف می‌کنید، به سطل زباله (Gmail) یا موارد حذف شده (Outlook) منتقل می‌شوند و به مدت 30 روز قبل از حذف دائمی در آنجا باقی می‌مانند. در طول این مدت، اگر متوجه شدید که چیز مهمی را حذف کرده‌اید، می‌توانید پیام‌ها را بازیابی کنید.

برای بازیابی از سطل زباله:

1. پوشه‌ی «سطل زباله/موارد حذف‌شده» را باز کنید
2. ایمیل‌هایی را که می‌خواهید بازیابی کنید انتخاب کنید
3. روی «انتقال به» کلیک کنید و صندوق ورودی یا پوشه دیگری را انتخاب کنید

حذف دائمی قابل لغو نیست

وقتی سطل زباله را خالی کنید یا 30 روز صبر کنید، ایمیل‌های حذف شده برای همیشه از بین می‌روند. ارائه دهندگان ایمیل پس از این مدت از پیام‌های حذف شده نسخه پشتیبان تهیه نمی‌کنند. اگر در مورد حذف همه چیز مطمئن نیستید، به جای آن بایگانی کردن را در نظر بگیرید. ایمیل‌های بایگانی شده از صندوق ورودی شما خارج می‌شوند اما به طور نامحدود قابل جستجو و بازیابی باقی می‌مانند.

بررسی کنید که آیا برای انطباق یا سوابق به ایمیل نیاز دارید یا خیر

برخی از صنایع و نقش‌ها نیاز به نگهداری ایمیل‌ها برای دوره‌های زمانی خاص دارند:

• ممکن است لازم باشد ارتباطات حقوقی برای طرح دعوی حفظ شوند
• سوابق مالی اغلب الزامات نگهداری دارند
• ایمیل‌های کاری ممکن است مشمول سیاست‌های نگهداری شرکت باشند

اگر ایمیل‌های کاری یا تجاری را حذف می‌کنید، قبل از ادامه، سیاست حفظ اطلاعات سازمان خود را بررسی کنید.

راهی هوشمندانه‌تر برای شروعی تازه

یک صندوق ورودی تمیز به شما شفافیت ذهنی و کنترل بهتر بر ایمیل‌هایتان می‌دهد. وقتی مشغول مرور هزاران پیام بی‌ربط نیستید، می‌توانید روی ارتباطاتی که واقعاً مهم هستند تمرکز کنید.

همین حالا رابط وب ارائه‌دهنده ایمیل خود را در مرورگر دسکتاپ باز کنید. برنامه‌های تلفن همراه برای پاکسازی در مقیاس کوچک کار می‌کنند، اما پاک کردن هزاران پیام نیاز به تمام قابلیت‌های موجود در نسخه‌های مرورگر Gmail یا Outlook دارد. همه ایمیل‌ها را با استفاده از روش انتخاب فله‌ای برای ارائه‌دهنده خود انتخاب کنید، آنها را حذف کنید و با یک صفحه پاک شروع کنید. سپس 10 دقیقه را صرف لغو اشتراک از خبرنامه‌هایی که نمی‌خواهید کنید تا صندوق ورودی شما از این به بعد قابل مدیریت باشد.

اگر کمپین‌های ایمیلی را مدیریت می‌کنید یا پایگاه‌های داده را رهبری می‌کنید، مرتب نگه داشتن لیست مخاطبینتان به اندازه سازماندهی صندوق ورودی شخصی‌تان مهم است. درک شهرت فرستنده ایمیل و یادگیری چگونگی بهبود اعتبار فرستنده به ایمیل‌های تجاری شما کمک می‌کند تا به طور قابل اعتمادی به صندوق ورودی برسند. وقتی آماده بودید ارسال ایمیل انبوه در جیمیل یا از طریق پلتفرم‌های دیگر، لیست ایمیل خود را پاک کنید اول برای جلوگیری از مشکلات مربوط به قابلیت تحویل.

La اهمیت تایید ایمیل هم برای دریافت و هم برای ارسال ایمیل اعمال می‌شود. استفاده کنید حذف کنید برای تأیید آدرس‌ها قبل از افزودن آنها به پایگاه داده خود، تا فقط با مخاطبین واقعی و فعال ارتباط برقرار کنید، نه اینکه آدرس‌هایی را جمع‌آوری کنید که بعداً سیستم‌های شما را شلوغ کنند.