چگونه از فیلترهای اسپم دوری کنیم و به صندوق ورودی ایمیل‌هایمان دسترسی پیدا کنیم؟

تقریبا ۴۵٪ از کل ایمیل‌ها ارسال جهانی هرزنامه است و ارائه دهندگان صندوق ورودی، سیستم‌های پیچیده‌تری برای فیلتر کردن آن ساخته‌اند. عارضه جانبی این است که ایمیل‌های بازاریابی معتبر نیز در این فیلترها گیر می‌افتند، گاهی اوقات به دلایلی که کاملاً قابل حل هستند.

دانستن چگونگی اجتناب از فیلترهای اسپم، در واقع به درک آنچه ارائه دهندگان صندوق پستی در واقع به دنبال آن هستند، و سپس اطمینان از اینکه شیوه‌های ارسال، کیفیت لیست و محتوای ایمیل شما با آن استانداردها مطابقت دارد، بستگی دارد. قرارگیری در صندوق ورودی یک نتیجه قابل اندازه‌گیری است و معمولاً به تعداد کمی از اصول اولیه بستگی دارد که بیشتر آنها تحت کنترل مستقیم شما هستند.

فیلتر اسپم چیست و چگونه کار می‌کند؟

فیلتر اسپم سیستمی است که ایمیل‌های دریافتی را ارزیابی می‌کند و تصمیم می‌گیرد که آیا آنها را به صندوق ورودی ارسال کند، به پوشه اسپم هدایت کند یا آنها را به طور کامل مسدود کند. هر ارائه دهنده اصلی صندوق پستی (Gmail، Outlook، Yahoo) سیستم فیلترینگ مخصوص به خود را اجرا می‌کند و بسیاری از ارائه دهندگان خدمات ایمیل (ESP) لایه دیگری را نیز به آن اضافه می‌کنند.

فیلترهای اسپم مدرن مانند سیستم‌های امتیازدهی کار می‌کنند، نه بررسی‌کننده‌های ساده کلمات کلیدی. در گذشته، تغییر کلمه‌ای مانند «رایگان» به «fr33» ممکن بود به ایمیل‌ها کمک کند تا از فیلترها اجتناب کنند، اما این دیگر کار نمی‌کند. فیلترهای اسپم امروزی صدها سیگنال مختلف را همزمان بررسی می‌کنند و به هر ایمیل یک امتیاز کلی می‌دهند که جایگاه آن را تعیین می‌کند.

این سیگنال‌ها به چهار دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

• اعتبار فرستنده: سابقه شکایات، بازگشت‌ها و تعاملات IP و دامنه شما در تمام ارسال‌های قبلی.
• نتایج احراز هویت: اینکه آیا ایمیل‌های شما از بررسی‌های SPF، DKIM و DMARC سربلند بیرون می‌آیند یا خیر، تأیید می‌کند که واقعاً از دامنه شما ارسال شده‌اند.
• محتوا و طراحی: نسبت متن به تصویر، کیفیت لینک، الگوهای خط موضوع، ساختار HTML و زبانی که با الگوهای شناخته شده اسپم مطابقت دارد.
• مشارکت گیرنده: ایمیل‌های شما چند وقت یکبار باز می‌شوند، کلیک می‌شوند، به آنها پاسخ داده می‌شود یا به عنوان هرزنامه علامت‌گذاری می‌شوند.

هیچ اشتباه واحدی رفتن به پوشه اسپم را تضمین نمی‌کند. اما چندین مشکل کوچک‌تر در کنار هم می‌توانند به سرعت به قابلیت تحویل ایمیل آسیب بزنند. یک عنوان کمی اسپم‌گونه قابل بازیابی است. یک عنوان اسپم‌گونه، همراه با احراز هویت ضعیف، نرخ پرش بالا و تعامل کم، قابل بازیابی نیست.

چرا ایمیل‌ها به هرزنامه ارسال می‌شوند

قبل از اینکه بتوانید مشکل قابلیت تحویل را برطرف کنید، باید مشخص کنید که چه چیزی واقعاً باعث آن شده است. شایع‌ترین علل ریشه‌ای عبارتند از:

• نرخ پرش بالا: ایمیل های برگشتی به ارائه دهندگان صندوق ورودی ایمیل اطلاع دهید که به آدرس‌هایی ارسال می‌کنید که وجود ندارند، که این خود نشانه‌ای قابل اعتماد از سلامت ضعیف فهرست ایمیل است.
• شکایات اسپم: وقتی گیرندگان ایمیل شما را به عنوان هرزنامه علامت‌گذاری می‌کنند، این یک سیگنال منفی مستقیم است. اکثر ارائه‌دهندگان خدمات، آستانه شکایت تعیین می‌کنند: حداکثر توصیه‌شده گوگل 0.10٪ است و هر چیزی بالاتر از 0.30٪ باعث فیلتر شدن ایمیل می‌شود.
• تله‌های اسپم چه تاثیری دارند؟ تله های هرزنامه آدرس‌هایی هستند که توسط ارائه‌دهندگان صندوق ورودی و سازمان‌های ضد هرزنامه به‌طور خاص برای شناسایی فرستندگانی که بهداشت ضعیفی دارند، نگهداری می‌شوند. حتی ضربه زدن به یکی از آنها می‌تواند به اعتبار ایمیل‌ها آسیب قابل توجهی وارد کند، زیرا فرستندگان معتبر با فهرست‌های به‌خوبی نگهداری‌شده اصلاً نباید به آنها ایمیل ارسال کنند.
• احراز هویت انجام نشده یا ناموفق: ایمیل‌هایی که بررسی SPF یا DKIM آنها با شکست مواجه می‌شود، حتی اگر محتوای آنها قانونی باشد، مشکوک به نظر می‌رسند.
• درگیری کم: اگر بخش بزرگی از فهرست شما به طور مداوم ایمیل‌هایتان را نادیده می‌گیرد، این الگو به ارائه‌دهندگان صندوق ورودی می‌گوید که گیرندگان نمی‌خواهند از شما چیزی بشنوند.
• الگوهای محتوای مشکل‌ساز: این موارد شامل لینک‌های بیش از حد، ایمیل‌های صرفاً تصویری، عناوین گمراه‌کننده یا عبارات خاص و پرتکرار مرتبط با هرزنامه می‌شود.

چگونه از فیلترهای اسپم اجتناب کنیم

مراحل زیر مستقیماً به هر علت ریشه‌ای می‌پردازند. ابتدا با احراز هویت و کیفیت فهرست شروع کنید، زیرا این موارد پایه و اساس قابلیت تحویل خوب را تشکیل می‌دهند. پس از انجام این موارد، می‌توانید بر بهبود محتوای ایمیل، تعداد دفعات ارسال و تعامل مشترکین تمرکز کنید.

۱. دامنه ارسال خود را تأیید کنید

احراز هویت، اساس کار است. بدون آن، ارائه‌دهندگان صندوق ورودی هیچ راهی برای تأیید اینکه ایمیل‌های شما واقعاً از طرف شما هستند، ندارند و فیلترها با فرستندگان تأیید نشده با سوءظن بسیار بیشتری رفتار می‌کنند.

سه پروتکل مورد نیاز شما عبارتند از:

• SPF (چارچوب سیاست فرستنده): یک رکورد DNS که فهرستی از آدرس‌های IP مجاز به ارسال ایمیل از طرف دامنه شما را نشان می‌دهد.
• پسوند dkim (ایمیل شناسایی‌شده با کلید دامنه): یک امضای رمزنگاری‌شده که به ایمیل‌های خروجی اضافه می‌شود و تأیید می‌کند که پیام در حین انتقال تغییر نکرده است.
• DMARC (احراز هویت پیام مبتنی بر دامنه، گزارش‌دهی و انطباق): سیاستی که به سرورهای گیرنده می‌گوید در صورت عدم موفقیت یک ایمیل در SPF یا DKIM چه کاری انجام دهند و گزارش‌هایی در مورد نتایج احراز هویت برای شما ارسال می‌کند.

بیشتر فرستندگان در ابتدا DMARC را روی p=none تنظیم می‌کنند که نظارت می‌کند اما عمل نمی‌کند. هنگامی که رکوردهای SPF و DKIM شما پایدار شدند و گزارش‌های شما احراز هویت بی‌عیب و نقص را نشان دادند، به p=quarantine یا p=reject بروید. یک سیاست دائمی p=none هیچ محافظت واقعی ارائه نمی‌دهد و به ارائه دهندگان سیگنال می‌دهد که شما تنظیمات خود را تمام نکرده‌اید.

احراز هویت ثابت می‌کند که ایمیل شما واقعاً از دامنه شما ارسال می‌شود و نه از کسی که وانمود می‌کند شما هستید. با این حال، احراز هویت به تنهایی تضمین نمی‌کند که ایمیل در صندوق ورودی قرار گیرد. برای حفظ قابلیت تحویل خوب، به احراز هویت مناسب و شیوه‌های صحیح ایمیل نیاز دارید.

۲. یک لیست ایمیل تمیز و مورد توافق ایجاد کنید

کیفیت فهرست ایمیل‌ها یکی از بزرگترین عواملی است که بر میزان ارسال ایمیل تأثیر می‌گذارد و همچنین یکی از ساده‌ترین موارد برای کنترل است. حتی اگر دامنه شما به درستی تأیید اعتبار شده باشد، ارسال ایمیل به یک فهرست قدیمی یا بی‌کیفیت همچنان می‌تواند پیام‌های شما را به پوشه هرزنامه هدایت کند. هیچ سابقه تأیید هویتی وجود ندارد که نرخ پرش ۱۰ درصدی را جبران کند.

گام‌های عملی برای حفظ سلامت خود لیست ایمیل تمیز:

• برای هر ثبت نام از دو گزینه ثبت نام استفاده کنید: وقتی مشترکی با کلیک روی لینک، آدرس ایمیل خود را تأیید می‌کند، شما هم یک آدرس تأیید شده و هم رضایت‌نامه‌ی مستند دریافت می‌کنید.
• اعتبارسنجی آدرس‌ها در زمان ثبت نام: اعتبارسنجی بلادرنگ، آدرس‌های نامعتبر، یکبار مصرف و اشتباه تایپی را قبل از ورود به لیست شما شناسایی می‌کند. ویجت اعتبارسنجی DeBounce این کار را به طور خودکار در فرم‌های ثبت نام انجام می‌دهد و با بررسی هر آدرس هنگام تایپ کاربر، از رسیدن ایمیل‌های بد به ESP شما یا آسیب رساندن به اعتبار فرستنده شما جلوگیری می‌کند.
• هر ۳ تا ۶ ماه یک بار، یک پاکسازی کامل انجام دهید: استفاده کنید اعتبار سنجی لیست ایمیل برای شناسایی و حذف آدرس‌های نامعتبر، همه‌گیر، مبتنی بر نقش و یکبار مصرف از لیست فعال شما قبل از اینکه باعث بازگشت شوند.
• هرگز لیست‌های ایمیل را نخرید یا از آنها استفاده نکنید: لیست‌های خریداری‌شده حاوی آدرس‌هایی هستند که هرگز برای دریافت ایمیل از شما ثبت‌نام نکرده‌اند، که به معنی نرخ بالای شکایت از همان اولین ارسال است. لیست‌های حذف‌شده اغلب شامل تله‌های اسپم هستند که به‌طور خاص برای گیر انداختن فرستندگانی که از این طریق آدرس‌ها را جمع‌آوری می‌کنند، تعبیه شده‌اند.

۳. محتوا و طراحی ایمیل خود را بهینه کنید

فیلترهای اسپم ایمیل‌های شما را می‌خوانند. در اینجا برخی از موارد اصلی که آنها به دنبال آنها هستند، به همراه راه‌هایی برای جلوگیری از نمایش هشدارهای اسپم غیرضروری در ایمیل‌های شما، آورده شده است.

• نسبت متن به تصویر خود را متعادل کنید: ایمیل‌های پر از تصویر یا فقط تصویر، فیلترها را فعال می‌کنند، زیرا اسپمرها از گذشته از آنها برای پنهان کردن محتوای متنی از فیلترها استفاده می‌کردند. به دنبال نسبتی باشید که در آن متن، پیام را منتقل کند و تصاویر، آن را پشتیبانی کنند.
• همیشه یک نسخه متنی ساده را وارد کنید: هر ایمیل HTML باید یک جایگزین متن ساده داشته باشد. ایمیل‌های بدون نسخه متنی، یک سیگنال ساختاری هستند که توجه را فیلتر می‌کنند.
• لینک‌ها را تمیز و هدفمند نگه دارید: هر لینکی که در ایمیل شما وجود دارد باید به یک دامنه معتبر و مرتبط اشاره کند. لینک‌های کوتاه شده از کوتاه‌کننده‌های URL عمومی، ریدایرکت‌ها از طریق دامنه‌های مشکوک یا لینک‌های زیاد در هر ایمیل، همگی امتیاز فیلتر را افزایش می‌دهند.
• عنوان مطلب را دقیق و واضح بنویسید: عنوان ایمیل‌هایی که با محتوای ایمیل مطابقت ندارند، از علائم نگارشی بیش از حد استفاده می‌کنند، تماماً با حروف بزرگ نوشته شده‌اند، یا شامل عباراتی هستند که مخاطب را به کلیک کردن ترغیب می‌کنند، نشان‌دهنده‌ی ارسال بی‌کیفیت ایمیل هستند. عنوان ایمیل را خاص، صادقانه و متناسب با محتوای واقعی ایمیل انتخاب کنید.

۴. اعتبار فرستنده ایمیل خود را حفظ کنید

شما شهرت فرستنده ایمیل امتیاز تجمعی است که ارائه دهندگان صندوق ورودی بر اساس رفتار تاریخی شما به IP و دامنه ارسال کننده شما اختصاص می‌دهند. این یک معیار واحد نیست، بلکه ترکیبی از نرخ شکایات، نرخ پرش، نرخ تعامل و ثبات احراز هویت در طول زمان است.

به جای اینکه منتظر بمانید تا مشکلات مربوط به تحویل کالا آشکار شوند، آن را به طور فعال رصد کنید:

• Google Postmaster Tools امتیاز اعتبار دامنه و IP، داده‌های نرخ هرزنامه و نرخ موفقیت احراز هویت برای تحویل Gmail را به شما می‌دهد.
• خدمات داده شبکه هوشمند مایکروسافت (SNDS) قابلیت مشاهده معادلی را برای تحویل Outlook و Hotmail فراهم می‌کند.

تعامل با مشترکین به ایجاد اعتبار فرستنده شما کمک می‌کند. اقدامات مثبت مانند باز کردن، کلیک کردن، پاسخ دادن و خارج کردن ایمیل‌ها از پوشه هرزنامه، به ارائه دهندگان صندوق ورودی سیگنال می‌دهد که افراد ایمیل‌های شما را می‌خواهند. اقدامات منفی، مانند شکایات مربوط به هرزنامه و گزارش‌های هرزنامه، اثر معکوس دارند و می‌توانند خیلی سریع به قابلیت تحویل ایمیل آسیب بزنند.

حتی میزان شکایات کم هم می‌تواند تأثیر قابل توجهی داشته باشد. برای مثال، میزان شکایت ۰.۲٪ در فهرستی از ۱۰۰۰۰۰ مشترک به این معنی است که ۲۰۰ نفر ایمیل شما را به عنوان هرزنامه علامت‌گذاری کرده‌اند. همین کافی است تا ارائه‌دهندگان صندوق ورودی، اعتماد به ایمیل‌های شما را کاهش داده و تعداد ایمیل‌های دریافتی را کاهش دهند.

۵. با ریتم ثابتی ارسال کنید

افزایش ناگهانی حجم ایمیل‌ها یکی از واضح‌ترین الگوهای رفتاری است که فیلترهای اسپم به دنبال آن هستند. ارسال ۵۰،۰۰۰ ایمیل در روز سه‌شنبه پس از سه هفته سکوت، دقیقاً مانند چیزی است که برای یک فیلتر به نظر می‌رسد: یک فرستنده نامنظم با فهرستی مدیریت نشده. برای جلوگیری از این اتفاق:

• یک برنامه ارسال قابل پیش‌بینی ایجاد کنید (هفتگی، دو هفته‌ای یا ماهانه) و به آن پایبند باشید. ثبات، الگوی تاریخی را ایجاد می‌کند که ارائه‌دهندگان صندوق ورودی برای ارزیابی رفتار شما از آن استفاده می‌کنند.
• حجم را به تدریج افزایش دهید به جای اینکه در یک ارسال از ۱۰۰۰ به ۵۰۰۰۰ جهش کند.
• IPها و دامنه‌های جدید را طی ۴ تا ۸ هفته گرم کنید قبل از ارسال حجم تولید. با چند صد ایمیل در روز به مشترکین پرمشتری خود شروع کنید و روزانه تقریباً 20٪ افزایش دهید.
• فهرست خود را بخش‌بندی کنید هنگام فعال‌سازی مجدد پس از یک وقفه طولانی. ابتدا برای فعال‌ترین مشترکین خود ارسال کنید، نتایج را زیر نظر داشته باشید و از آنجا به جای ارسال فوری ایمیل به کل لیست، ایمیل را گسترش دهید.

کلمات محرک اسپم که باید از آنها اجتناب کنید

فیلترهای اسپم، لیست‌های مسدودسازی ساده‌ای از موارد زیر را نگهداری نمی‌کنند: کلمات ممنوعهاما عبارات خاصی به امتیاز فیلتر بالاتر کمک می‌کنند، به خصوص وقتی که کنار هم قرار بگیرند، با حروف بزرگ نوشته شوند، یا در خطوط موضوعی قرار بگیرند که با محتوای ایمیل مطابقت ندارند. این تأثیر مبتنی بر الگو است، نه کلمه به کلمه.

عبارات مربوط به فشار مالی:

• «همین حالا اقدام کنید»، «پیشنهاد با مدت محدود»، «این تخفیف ادامه نخواهد داشت»، «همین حالا بخرید»
• «پول نقد»، «کسب درآمد»، «درآمد اضافی»، «آزادی مالی»

عوامل ایجاد فوریت:

• «فوری»، «فوراً»، «درنگ نکنید»، «آخرین فرصت»، «امروز منقضی می‌شود»
• «شما انتخاب شده‌اید»، «شما برنده هستید»، «جایزه خود را دریافت کنید»

وعده‌های اغراق‌آمیز:

• «۱۰۰٪ رایگان»، «تضمین‌شده»، «بدون ریسک»، «بدون هزینه»
• «شگفت‌انگیز»، «معامله باورنکردنی»، «یک بار در زندگی»

راه حل این نیست که کاملاً از این موضوعات اجتناب کنیم، بلکه باید مستقیماً و با دقت، بدون عبارات اغراق‌آمیز، در مورد آنها بنویسیم. «۲۰٪ قبل از جمعه تخفیف بگیرید» واضح‌تر و کمتر فیلترشکنی می‌کند تا «آخرین فرصت! پیشنهاد شگفت‌انگیز امشب منقضی می‌شود!»

چگونه بررسی کنیم که آیا ایمیل‌های ما به هرزنامه (spam) می‌روند یا خیر

آزمایش، حدس و گمان را از قابلیت تحویل ایمیل حذف می‌کند. قبل از ارسال هرگونه کمپین بزرگ، ایمیل خود را از طریق یک ابزار تست اسپم اجرا کنید تا بررسی کنید که ارائه دهندگان صندوق ورودی و فیلترهای اسپم چگونه آن را ارزیابی می‌کنند.

ابزارهایی که معمولاً برای این کار استفاده می‌شوند عبارتند از Mail-Tester، GlockApps و MailReach. یک تست اسپم معمولی موارد زیر را بررسی می‌کند:

• آیا سوابق احراز هویت شما (SPF، DKIM، DMARC) به درستی پیکربندی شده‌اند؟
• اعتبار IP ارسالی و دامنه شما در زمان آزمایش
• مشکلات سطح محتوا، مانند عبارات محرک، کیفیت لینک و مشکلات ساختار HTML
• اینکه آیا دامنه یا IP شما در لیست‌های سیاه اصلی ظاهر می‌شود یا خیر

فراتر از آزمایش خودکار، قبل از فعال کردن یک کمپین، به صورت دستی به صندوق‌های ورودی در Gmail، Outlook و Yahoo ارسال کنید. این سه ارائه‌دهنده صندوق ورودی هستند که بیشترین سهم گیرندگان شما را پوشش می‌دهند و محل قرارگیری آنها می‌تواند بین آنها متفاوت باشد. اگر ایمیلی در یک ارائه‌دهنده به صورت هرزنامه قرار گیرد و در سایر ارائه‌دهندگان قرار نگیرد، دقیقاً می‌دانید که کجا را بررسی کنید.

چهار رکن، یک نتیجه

قرار گرفتن در صندوق ورودی نتیجه‌ی همکاری چهار چیز است: احراز هویت، کیفیت فهرست، محتوا و رفتار ارسال مداوم. فیلترهای اسپم به فرستندگانی که هر چهار مورد را در طول زمان (نه فقط قبل از یک کمپین واحد، بلکه به عنوان یک رویه مداوم) به درستی انجام می‌دهند، پاداش می‌دهند.

یک لیست تمیز، احراز هویت را مؤثرتر می‌کند. ارسال مداوم، شهرتی را ایجاد می‌کند که کیفیت محتوا به حفظ آن کمک می‌کند. هر یک از این ارکان را حذف کنید، بقیه شروع به جبران این خلأ می‌کنند، تا زمانی که دیگر نتوانند.

قبل از ارسال کمپین بعدی خود، لیست ایمیل خود را در DeBounce آپلود کنید و یک بررسی اعتبارسنجی کامل انجام دهید. قبل از ارسال، آدرس‌هایی را که به عنوان نامعتبر، یکبار مصرف، جعلی یا پرخطر علامت‌گذاری شده‌اند، حذف کنید. این کار لیستی تمیزتر از آدرس‌های ایمیل واقعی و قابل ارسال را برای شما باقی می‌گذارد که می‌تواند به طور قابل توجهی جایگاه ایمیل در صندوق ورودی را بهبود بخشد، نرخ پرش را کاهش دهد و از اعتبار فرستنده شما محافظت کند.