آیا تا به حال به این فکر کردهاید که چه کاراکترهایی در یک آدرس ایمیل مجاز هستند یا قوانین مربوط به نحو آدرس ایمیل چیست؟ در ...
داشتن یک دامنه سفارشی برای ایمیلهای تجاری شما، سطحی از حرفهای بودن و اعتبار را به ارمغان میآورد که آدرسهای ایمیل عمومی مانند gmail.com یا outlook.com نمیتوانند با آن برابری کنند. یک دامنه سفارشی به ایجاد هویت برند شما کمک میکند و به خاطر سپردن آدرس ایمیل شما را برای مشتریان و همکاران آسان میکند. اگر آمادهاید تا از خدمات ایمیل رایگان مصرفکننده به یک راهکار میزبانی ایمیل تجاری پولی تغییر دهید، راهاندازی ایمیلهای دامنه سفارشی با G Suite یا Office 365 یک فرآیند ساده است. در این راهنمای گام به گام، مراحل تأیید مالکیت نام دامنه شما، اضافه کردن کاربران ایمیل در حساب Google یا Microsoft شما و اطمینان از وجود تمام رکوردهای DNS لازم را بررسی خواهیم کرد تا ایمیلها بتوانند به آدرسهای دامنه سفارشی شما ارسال و از آنها دریافت شوند.
آماده سازی
به عنوان یک کسب و کار، اگر آماده دریافت یک آدرس ایمیل سفارشی هستید، باید مراحل صحیح انتخاب آن را بدانید. انجام این کار تضمین میکند که خدمات مناسبی را برای کسب و کار خود دریافت خواهید کرد.
دامنه خود را ثبت کنید
هنگام انتخاب دامنه، در دسترس بودن دامنه و ارائه دهنده یا ثبت کننده دامنه اولین مواردی هستند که به آنها توجه میکنید.
شما میتوانید در هر پلتفرمی موجود بودن را بررسی کنید، اما باید آن را در یک شرکت معتبر و امن که بهترین قیمت را ارائه میدهد، ثبت کنید.
به یاد داشته باشید، همه شرکتها نمیتوانند همه انواع پسوندهای دامنه را ثبت کنند، در این صورت گزینههای شما بسیار محدود است. دامنههای رایج مانند .com و .net را میتوان تقریباً در هر ثبتکننده دامنهای ثبت کرد.
روند کار بسیار ساده است:
- به هر ثبت کننده دامنه ای مانند Godaddy، Namecheap و غیره بروید
- نام دامنه خود را جستجو کنید
- اگر نامی که میخواهید گرفته شده باشد، همیشه میتوانید با اضافه کردن نمادهای اضافی، خود را متمایز کنید. این نمادها میتوانند خط تیره باشند یا حتی پسوند دامنه را تغییر دهند - به جای .com، میتوانید از .co یا .org و موارد دیگر استفاده کنید.
نکته حرفهای برای ایجاد ایمیلهای دامنه سفارشی:
امروزه، برای کلاهبرداران کپی کردن ایمیلها و ایجاد تغییرات جزئی برای تقلید از یک نهاد بسیار آسان است. بنابراین، داشتن یک قالب ایمیل قابل تشخیص، از اعتبار و صداقت تجاری شما محافظت میکند و در عین حال امنیت مشتریان شما را تضمین میکند.
برای مثال، میتوانید ایمیلهای خود را طوری تنظیم کنید که [ایمیل محافظت شده]این قالب شامل استفاده از نام و نام خانوادگی به عنوان شناسه ایمیل و به دنبال آن نام شرکت به عنوان دامنه است. علاوه بر این، کل ایمیل از حروف کوچک استفاده میکند. بنابراین، ایمیلی که خوانده میشود [ایمیل محافظت شده] به راحتی میتوان آن را علامتگذاری کرد زیرا قالب آن متناقض است.
راهاندازی دامنه سفارشی با G Suite
G Suite یا Google Workspace، مجموعهای کامل از خدمات را برای ایجاد دامنههای ایمیل سفارشی ارائه میدهد. گذشته از همه اینها، این ابزار همکاری و مدیریت کسب و کار برای ارائه خدمات به کسب و کارهایی ساخته شده است که میخواهند از راه دور در یک محیط مبتنی بر ابر همکاری کنند.
هنگام تنظیم ایمیل شرکت خود، حتی میتوانید یک طرح لوگوی حرفهای را در امضای ایمیل خود بگنجانید تا ظاهری شیک و برنددار داشته باشد.
علاوه بر ارائه دامنههای ایمیل حرفهای سفارشی، به ابزارهای دیجیتال نیز دسترسی خواهید داشت. این ابزارها شامل فضای ذخیرهسازی کافی، اشتراکگذاری تقویم و حتی قابلیتهای کنفرانس ویدیویی تیمی میشوند. همچنین به برنامههایی مانند Google Docs، Sheets و Slides دسترسی خواهید داشت. علاوه بر این، G Suite خدمات میزبانی وبسایت ارائه میدهد. در اینجا نحوه تنظیم دامنههای ایمیل سفارشی با G Suite آورده شده است.
مرحله ۱: ایجاد حساب کاربری G Suite
برای تنظیم دامنههای ایمیل سفارشی Google Workspace، ابتدا باید یک حساب Google Workspace ایجاد کنید. پس از ورود به حساب جدید G Suite خود، میتوانید در ویزارد تنظیم ایمیل، حسابهای ایمیل بیشتری برای تیم خود اضافه کنید. به عنوان بخشی از تنظیمات، باید تأیید کنید که آیا نام دامنه دارید یا خیر.
در تنظیمات اولیه، اگر از قبل نام دامنه دارید، روی «بله، من یکی دارم که میتوانم استفاده کنم» کلیک کنید. سپس میتوانید جزئیات دامنه خود را به اشتراک بگذارید. برای تکمیل تنظیمات، یک آدرس ایمیل ثانویه یا بازیابی اضافه کنید و یک نام کاربری و رمز عبور ایجاد کنید. در نهایت، میتوانید با کلیک روی «موافقت و ایجاد حساب» و رفتن به «برو به تنظیمات»، تنظیم حساب را تأیید کنید. پس از ایجاد حساب، میتوانید آدرسهای ایمیل اعضای تیم خود را اضافه کنید.
مرحله 2: اضافه کردن دامنه سفارشی شما
این مرحله شامل اضافه کردن نام دامنهای است که میخواهید برای ایمیلهایتان استفاده کنید. فقط نام دامنه خود را وارد کنید و به مرحله بعدی بروید که فرآیند تأیید است.
مرحله ۳: فرآیند تأیید دامنه
وقتی گزینه تأیید دامنه را انتخاب میکنید، میتوانید به راحتی دستورالعملهای مربوط به تأیید دامنه خود را پیدا کنید. نام دامنه خود را از داشبورد حساب ارائه دهنده خود بازیابی کنید و رکورد TXT را به ثبت کننده دامنه یا حساب میزبانی وب خود اضافه کنید. پس از تأیید فرآیند و تأیید نام دامنه خود، میتوانید به مرحله رکوردهای MX بروید.
مرحله ۴: تنظیم رکوردهای MX
رکوردهای MX یا رکوردهای تبادل ایمیل، رکوردهای DNS هستند که ایمیلها را به سرورهای ایمیل خاصی هدایت میکنند - که به آدرسهای IP دامنههای سرور ایمیل اشاره دارند. رکوردهای MX برای تمایز سرورهای وب و ایمیل در صورت میزبانی یا اجاره ایمیل شما ضروری هستند.
برای افزودن رکوردهای MX در G suite، به بخش DNS ثبتکننده دامنه خود بروید و بخش ایجاد و ویرایش رکوردهای MX را پیدا کنید. در اینجا، تمام اطلاعات مربوط به ورودیهای رکورد MX را با جزئیاتی که در ویزارد Google Workspace خود پیدا خواهید کرد، جایگزین کنید.
سپس، به رابط تنظیمات Google Workspace خود برگردید و روی تأیید دامنه و تنظیم ایمیل کلیک کنید. پس از تأیید، ایمیلی دریافت خواهید کرد که تأیید میکند تنظیم ایمیل شما کامل و فعال شده است.
مرحله 5: اضافه کردن حسابهای کاربری و ایجاد آدرسهای ایمیل
پس از انجام این کار، میتوانید به داشبورد حساب Google Workspace خود برگردید و شروع به اضافه کردن حسابهای ایمیل کنید.
مرحله ۶: اضافه کردن رکورد SPF و DKIM
تنظیم هر دو رکورد SPF و DKIM برای جلوگیری از ورود ایمیل به پوشه هرزنامه در صندوق ورودی گیرندگان مهم است. به عبارت ساده، آنها به گیرنده تأیید میکنند که ایمیل از سرور شما ارسال شده است.
تنظیم SPF بسیار ساده است:
یک رکورد txt جدید در تنظیمات DNS دامنه خود اضافه کنید:
میزبان: @ مقدار: v=spf1 include:_spf.google.com ~all TTL: مقدار پیشفرض
ذخیره را کلیک کنید.
راهاندازی DKIM مستلزم دنبال کردن مراحل زیر است:
به برنامهها > جیمیل > احراز هویت ایمیل بروید
- روی ایجاد رکورد کلیک کنید
- یک رکورد txt جدید در Domain dns manager ایجاد کنید و نام میزبان و مقدار رکورد ارائه شده را وارد کنید.
- به فضای کاری گوگل برگردید و روی تأیید کلیک کنید
به یاد داشته باشید، تأیید DKIM میتواند تا ۲۴ تا ۴۸ ساعت طول بکشد.
شما آماده ارسال و دریافت ایمیل از طریق ایمیل دامنه سفارشی حرفه خود هستید.
تنظیم دامنه سفارشی با آفیس ۳۶۵
آفیس ۳۶۵ ابزارهای دسکتاپ و ایمیل فوقالعادهای از جمله میزبانی ایمیل و یک دامنه رایگان تا یک سال ارائه میدهد. این بدان معناست که نام دامنه منحصر به فرد شماست و میتوانید از آن برای ایجاد ایمیلهای سفارشی برای هر مجوز استفاده کنید. همچنین طیف وسیعی از منابع دیگر از جمله محافظت در برابر بدافزار، ارسال محدود ایمیل و پشتیبانی مشتری پاسخگو را دریافت میکنید. به علاوه، از دسترسی به ابزارهای مایکروسافت مانند اکسل، پاورپوینت و موارد دیگر لذت میبرید. در اینجا نحوه ایجاد ایمیل دامنه سفارشی با آفیس ۳۶۵ آورده شده است.
مرحله ۱: ایجاد حساب کاربری آفیس ۳۶۵
به وبسایت مایکروسافت ۳۶۵ بروید و یک حساب کاربری ایجاد کنید. اگر از قبل نام دامنه ندارید، آن را ثبت کنید و از یکی از ارائهدهندگان دلخواه خود خریداری کنید.
مرحله 2: اضافه کردن دامنه سفارشی شما
وارد حساب آفیس ۳۶۵ خود شوید و دستورالعملهای ویزارد راهاندازی را برای پیکربندی حساب خود دنبال کنید. سپس، به بخش افزودن دامنه بروید و روی بله، اکنون این دامنه را اضافه کنید کلیک کنید. نام دامنه را تایپ کنید و با کلیک روی استفاده از این دامنه، آن را تأیید کنید. پس از انجام این کار، به بخش تأیید دامنه هدایت خواهید شد.
مرحله ۳: فرآیند تأیید دامنه
اگر وبسایت فعال دارید، گزینه پایینی را انتخاب کنید که به شما امکان میدهد یک فایل متنی به وبسایت دامنه اضافه کنید. در غیر این صورت، گزینه «افزودن یک رکورد TXT به رکوردهای DNS دامنه» را انتخاب کرده و رکوردهای TXT را کپی کنید. سپس، با ورود به حساب ارائهدهنده خود و یافتن تنظیمات مدیریت سیستم نام دامنه (DNS) در داشبورد، به ثبتکننده دامنه یا سرویس میزبانی وب خود بروید.
در مرحله بعد، به بخشی بروید که به شما امکان اضافه کردن یا ویرایش رکوردهای DNS سفارشی را میدهد. در اینجا رکوردهای TXT را پیدا خواهید کرد. در بخش TXT، مقادیری را که قبلاً کپی کردهاید برای تکمیل فرآیند تأیید اضافه کنید.
پس از اتمام، به ویزارد راهاندازی آفیس ۳۶۵ برگردید و روی تأیید کلیک کنید. پس از تکمیل تأیید، میتوانید ایمیلهای سفارشی دیگری را به تیم خود اضافه کنید. همچنین میتوانید مراحل راهاندازی را ادامه دهید و در انتها حسابهای کاربری و ایمیل را اضافه کنید.
مرحله ۴: بهروزرسانی رکوردهای DNS
این مرحله دامنه شما را به سرویسهای مایکروسافت متصل کرده و سرویسهای آنلاین را پیکربندی میکند. به طور خلاصه، این کار به ایمیلهای سفارشی شما اجازه میدهد تا به راحتی با نام دامنه شما کار کنند. بهروزرسانی رکوردهای MX تضمین میکند که ایمیلها به سرورهای مایکروسافت، یعنی به صندوق ورودی آدرس ایمیل دامنه سفارشی شما، ارسال میشوند.
به پنل کنترل ارائه دهنده ثبت یا میزبانی وب خود بروید و بخش ایجاد یا ویرایش رکوردهای MX را پیدا کنید (معمولاً در زیر بخش ایمیل فهرست شده است). دستورالعملهای بهروزرسانی رکوردهای DNS ارائه شده توسط آفیس ۳۶۵ را که مربوط به ارائه دهنده شما هستند، برای پر کردن فیلدها دنبال کنید. رکوردهای MX موجود را حذف کنید و سپس تغییرات را ذخیره کنید.
به بخش دامنهها بروید، روی افزودن یک رکورد DNS سفارشی کلیک کنید، CNAME را انتخاب کنید و مقادیر را بر اساس دستورالعملهای آفیس ۳۶۵ اضافه کنید. همین مراحل را برای رکوردهای SRV تکرار کنید.
در نهایت، گزینه ویرایش نام سرورها را در بخش دامنهها در داشبورد ثبتکننده یا میزبانی وب خود پیدا کنید. حداقل دو رکورد (که میتوانید آنها را در ویزارد راهاندازی آفیس ۳۶۵ خود در بخش اتصال دامنه پیدا کنید) را با رکوردهای ارائه شده توسط آفیس ۳۶۵ بهروزرسانی کنید. تکمیل این فرآیند ممکن است تا ۳۰ دقیقه طول بکشد. پس از انجام این کار، برای تکمیل فرآیند پیکربندی، روی ادامه در ویزارد راهاندازی آفیس ۳۶۵ کلیک کنید.
توجه: آفیس ۳۶۵ در صورت استفاده از ارائهدهندگان دامنه منتخب، به طور خودکار رکوردهای DNS را بهروزرسانی میکند. این ارائهدهندگان شامل WordPress.com، GoDaddy، Plesk، Media Temple، Cloudflare، EuroDNS و 1&1 IONOS هستند. برای پر کردن فیلدهای مربوطه، روی «تنظیم سرویسهای آنلاین من برای من» کلیک کنید و سپس روی «ادامه به صورت خودکار» کلیک کنید. سرویسهایی را که میخواهید استفاده کنید یا در آفیس ۳۶۵ خود ادغام کنید، انتخاب کنید، روی «ادامه» کلیک کنید، روی «وارد کردن رکوردهای DNS» کلیک کنید، یا با کلیک روی «افزودن رکوردها» این کار را به صورت دستی انجام دهید (میتوانید رکوردهای DNS را در داشبورد ثبت دامنه خود در زیر تنظیمات دامنهها پیدا کنید).
مرحله 5: اضافه کردن حسابهای کاربری و ایجاد آدرسهای ایمیل
پس از اتمام بهروزرسانی رکوردهای DNS، میتوانید به داشبورد آفیس ۳۶۵ خود برگردید و شروع به اضافه کردن حسابهای کاربری و آدرسهای ایمیل کنید.
انتقال دادههای ایمیل موجود
بیشتر ارائهدهندگان دامنه، امکان پشتیبانگیری و انتقال دادهها را فراهم میکنند. بنابراین، اگر از قبل ایمیلهای سفارشی حرفهای داشتید و میخواستید ارائهدهنده را تغییر دهید، نیازی به شروع مجدد ندارید. میتوانید از دادهها پشتیبانگیری یا انتقال دهید و از جایی که متوقف شده بودید، ادامه دهید.
پشتیبانگیری از ایمیلهای موجود (در صورت وجود)
پس از ایجاد آدرسهای ایمیل سفارشی با Google Workspace، میتوانید از ایمیلهای موجود نسخه پشتیبان تهیه کنید. ویژگی بایگانی ایمیل Google Workspace به شما امکان میدهد دادهها را برای نیازهای دادرسی و انطباق با قوانین حفظ کنید.
اما، در دسترس بودن این ویژگی به شدت به بستهای که انتخاب میکنید بستگی دارد. همچنین میتوانید از ابزارهای پشتیبانگیری Google Workspace با قابلیتهای پشتیبانگیری و بازیابی کاملاً خودکار برای Gmail، Google Drive، Contacts و سایر برنامههای G Suite که ممکن است استفاده کنید، بهره ببرید.
آفیس ۳۶۵ تا حدودی امکان پشتیبانگیری از ایمیل را ارائه میدهد - بنابراین، در اصل، ۱۰۰٪ پشتیبانگیری از ایمیل نیست. در عوض، دارای طراحی مسئولیت مشترک است که امکان امنیت فیزیکی و مبتنی بر شبکه را برای مرکز داده فراهم میکند.
این بدان معناست که شما باید سیاستهای نگهداری دادههای خود را از طریق مرکز امنیت پیکربندی کنید. با این حال، درست مانند G Suite، Office 365 نیز بازیابی خودکار ایمیلهای صندوق پستی 30 روزه و بازیابی ایمیلهای شخصی تا 14 روز را ارائه میدهد.
انتقال ایمیلها به G Suite یا Office 365
G Suite یا Google Workspace، از جمله بهترین نرم افزار بازاریابی ایمیل گزینهها، به شما امکان میدهد ایمیلهای موجود را به حسابهای ایمیل G Suite که تازه ایجاد کردهاید، منتقل کنید. بهترین بخش استفاده از G Suite، ویژگی انتقال و وارد کردن ایمیل آن است که با اکثر سیستمهای ایمیل، از جمله مایکروسافت، کار میکند.
اگرچه پشتیبانگیری از ایمیلهای آفیس ۳۶۵ کمی پیچیده است، اما قابلیت انتقال آن بسیار ساده است، درست مانند قابلیت Google Workspace. آفیس ۳۶۵ به شما امکان میدهد پس از ایجاد یک حساب کاربری جدید، دادهها را از سیستمهای ایمیل قبلی وارد کنید. به طور مشابه، در صورت تمایل میتوانید ایمیلها را از حساب آفیس ۳۶۵ خود صادر کنید.
تست ارسال ایمیل
هم G Suite و هم Office 365 توابع تست تحویل ایمیل قابل اعتمادی را برای عیبیابی سرویسهای ایمیل شما و اطمینان از عملکرد سیستم ایمیل شما پس از ایجاد حسابهایتان ارائه میدهند. Google Workspace به شما امکان میدهد با استفاده از ابزار جستجوی گزارش ایمیل (ELS) خود، تحویل ایمیل را عیبیابی کنید.
این ابزار مجموعهای از پارامترهای آزمایش را ارائه میدهد. این پارامترها شامل آزمایش تحویل از یک کاربر G Suite به یک کاربر G Suite، یک ارائهدهنده ایمیل غیر Gmail و از یک ارائهدهنده ایمیل غیر Google به یک کاربر G Suite میشود.
آفیس ۳۶۵ یک ابزار تشخیص عیبیابی تحویل ایمیل در مرکز مدیریت دارد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که آدرسهای ایمیل فرستنده و گیرنده و سایر اطلاعات مرتبط را وارد کنید و سپس آزمایشهایی را که میخواهید اجرا کنید انتخاب کنید.
پیکربندی کلاینتها و برنامههای ایمیل
پیکربندی کلاینتها و برنامههای ایمیل میتواند به شما کمک کند تا نحوه رفتار کلاینت ایمیل خود را از پیش تنظیم کنید. به عنوان مثال، میتوانید تصمیم بگیرید که آیا آدرس فرستنده یا آدرس پاسخ به نمایش داده شود. به طور مشابه، میتوانید صندوقهای ورودی خود را روی آدرس ایمیل دامنه سفارشی خود تنظیم کنید تا به ایمیل دیگری مانند Outlook شما ارسال شود.
راهاندازی کلاینتهای ایمیل
شما میتوانید از G Suite یا Office 365 برای پیکربندی کلاینتهای ایمیل شخص ثالث استفاده کنید. به عنوان مثال، با استفاده از حساب G Suite آنها، ممکن است بخواهید ایمیلهایی را از سایر کلاینتهای ایمیل مانند Outlook یا Thunderbird ارسال و دریافت کنید. برای انجام این کار، باید این کار را از طریق حساب ادمین G Suite تنظیم کنید.
در حالی که اکثر ایمیلهای شخص ثالث با G Suite به خوبی کار میکنند، بهتر است از ارائهدهندگانی استفاده کنید که از OAuth پشتیبانی میکنند تا حساب G Suite شما ایمن بماند. کلاینتهای ایمیل محبوبی که از OAuth پشتیبانی میکنند عبارتند از Samsung Mail، Apple Mail، Microsoft Outlook و Apple Mail.
آفیس ۳۶۵ به شما امکان پیکربندی و تنظیم کلاینتهای ایمیل را نیز میدهد. از طریق آفیس ۳۶۵، میتوانید تنظیمات POP (به شما امکان میدهد ایمیل را با اکثر کلاینتهای ایمیل شخص ثالث همگامسازی کنید)، IMAP و SMTP را پیکربندی کنید. تنظیمات IMAP به شما امکان میدهد از طریق چندین کلاینت ایمیل در رایانه شخصی یا دستگاه تلفن همراه خود وارد شوید و پیامهای یکسانی را بخوانید. به طور مشابه، تمام اقدامات شما در بین این کلاینتهای ایمیل همگامسازی میشود.
پیکربندی دستگاه تلفن همراه
هم G Suite و هم Office 365 از پیکربندی کلاینت ایمیل دستگاه همراه پشتیبانی میکنند. این بدان معناست که میتوانید در حال حرکت نیز به ارتباطات ایمیلی خود در دستگاه همراهتان ادامه دهید.
دسترسی به ایمیل وب
همانطور که در بالا ذکر شد، تنظیمات هر دو سرویس ایمیل G Suite و Office 365، ایمیلهای شما را در تمام دستگاههای وارد شده همگامسازی میکنند. بنابراین، چه از طریق رایانه شخصی، لپتاپ یا دستگاه تلفن همراه به ایمیلها دسترسی داشته باشید، به اطلاعات یکسانی دسترسی خواهید داشت. علاوه بر این، هر تغییری که ایجاد کنید در تمام حسابها منعکس میشود.
امنیت و حفاظت از داده ها
امنیت و حفاظت از دادهها برای مدیریت عملیات ایمیل شما بسیار مهم هستند. خبر خوب این است که G Suite و Office 365 امنیت و حفاظت از دادههای نسبتاً قابل اعتمادی را ارائه میدهند.
فعال کردن احراز هویت دو مرحله ای
هم G Suite و هم Office 365 به شما اجازه میدهند از طریق کنسول مدیریت، تأیید هویت دو مرحلهای را تنظیم کنید. اضافه کردن تأیید هویت دو مرحلهای، یک لایه امنیتی اضافی برای مکاتبات تجاری شما ایجاد میکند. این به نوبه خود، نامهای کاربری و رمزهای عبور را از افتادن در دام هکرها و سایر مجرمان سایبری محافظت میکند.
تنظیم سیاستهای رمز عبور
جی سوئیت به شما امکان میدهد الزامات رمز عبور را برای همه کاربران ایمیل تعریف و تنظیم کنید. برجستهترین ویژگی این است که میتوانید حداقل و حداکثر طول رمز عبور را در بخش قدرت رمز عبور در قسمت امنیت در صفحه کنسول مدیریت تنظیم کنید. جی سوئیت همچنین به مدیر اجازه میدهد تا قدرت رمز عبور هر کاربر را تجزیه و تحلیل کند تا از امنیت کل سیستم اطمینان حاصل شود.
G Suite همچنین دارای یک سیستم مدیریت موبایل است که در آن مدیر میتواند سیاستهای رمز عبور گوگل را برای کاربران اندرویدی که تصمیم میگیرند به ایمیلهای رسمی در مکانهای مختلف دسترسی داشته باشند، نظارت و اجرا کند. از سوی دیگر، Office 365 دستورالعملهای سختگیرانهتری در مورد رمز عبور دارد و به مدیران اجازه نمیدهد هیچ قانونی را تعریف کنند.
در عوض، به مدیران دستورالعملهایی در مورد چگونگی ایمن نگه داشتن کل سیستم ارتباطی داده میشود. برخی از دستورالعملهای آفیس ۳۶۵ برای مدیران شامل تعیین حداقل طول رمز عبور ۸ کاراکتری، ممنوعیت استفاده از رمز عبور رایج و اعمال ثبت نامهای احراز هویت چند عاملی است.
همکاری و ویژگیهای اضافی
علاوه بر ارائه ایمیل دامنه سفارشی، G Suite و Office 365 مجموعه کاملی از ابزارهایی را ارائه میدهند که تیم شما میتواند از آنها استفاده کند و با آنها همکاری داشته باشد.
یکپارچه سازی تقویم
هم G Suite و هم Office 365 ویژگیهای گسترده همگامسازی و یکپارچهسازی تقویم را ارائه میدهند. از آنجایی که این دو پلتفرم امکان دسترسی به ایمیلها را از طریق هر دستگاهی که وارد سیستم میشوید، فراهم میکنند، تمام ایمیلها و دادههای شما نیز در همه جا همگامسازی میشوند. این بدان معناست که میتوانید به تمام دادههای تقویم یکپارچه، چه در رایانه شخصی و چه در دستگاه تلفن همراه خود، دسترسی داشته باشید.
اشتراکگذاری و ذخیرهسازی فایل
بسته به بسته شما، G Suite و Office 365 قابلیتهای اشتراکگذاری فایل و ذخیرهسازی ابری را ارائه میدهند. این بدان معناست که هر یک از اعضای تیم شما از قابلیتهای ذخیرهسازی فایل کافی از ایمیلهای خود و امکان همکاری با اعضای تیم از طریق اشتراکگذاری فایل برخوردار هستند. کاربران G Suite میتوانند از دسترسی کامل به Google Drive بهرهمند شوند، در حالی که Office 365 میتواند از One Drive استفاده کند.
ابزارهای همکاری
همکاری فقط به اشتراکگذاری و ذخیرهسازی فایلها هنگام ایجاد ایمیلهای سفارشی از طریق G Suite یا Office 365 ختم نمیشود. همانطور که قبلاً ذکر شد، این پلتفرمها به شما امکان استفاده کامل از ابزارها و چندین برنامه شخص ثالث خود را میدهند.
برای مثال، کاربران آفیس ۳۶۵ به مایکروسافت تیمز به عنوان ابزاری برای مدیریت و همکاری دسترسی خواهند داشت، در حالی که کاربران جی سوئیت میتوانند به گوگل ورکاسپیس متکی باشند. به طور مشابه، کاربران میتوانند از ابزارهایی مانند مایکروسافت اکسل یا ورد و گوگل داکز یا گوگل شیت و موارد دیگر نیز استفاده کنند.
عیب یابی مسائل رایج
G Suite و Office 365 ابزارهای عیبیابی کاملاً قابل اعتمادی ارائه میدهند. همانطور که قبلاً اشاره شد، این پلتفرمها قابلیتهای عیبیابی بسیار موثری برای ارسال ایمیل ارائه میدهند. علاوه بر عیبیابی ارسال ایمیل، میتوانید مشکلات پیکربندی DNS و دسترسی کاربر را نیز تشخیص دهید.
این به نوبه خود، قابلیتهای عملکردی کامل را در همه زمانها تضمین میکند. با بررسی خطاهای پیکربندی DNS، میتوانید مشکلات مرتبط با خطاهای تحویل ایمیل و حتی لیست شدن در هرزنامهها را عیبیابی و شناسایی کنید.
تعمیر و نگهداری منظم و به روز رسانی
شاید G Suite و Office 365 از بهترین ارائهدهندگان دامنه ایمیل برای نگهداری و بهروزرسانیهای منظم و کافی باشند. هر پلتفرم بهروزرسانیهای منظمی را برای همه ایمیلهای سفارشی پولی ارائه میدهد.
با این حال، به مدیران توصیه میشود که ممیزیهای امنیتی دورهای انجام دهند و زمان افزایش یا کاهش مقیاس را تجزیه و تحلیل کنند. میتوانید دستورالعملهای دقیقی در مورد نگهداری منظم و بهروزرسانیها از G Suite و Office 365 هنگام انتخاب آنها به عنوان ارائهدهنده دامنه، پیدا کنید.
بهترین روش ها و نکات
G Suite و Office 365 مجموعهای جامع و کامل از ابزارها را برای راهاندازی ساده و سفارشی ارتباطات ایمیلی برای کسبوکارها و تیمها ارائه میدهند. علاوه بر این، این پلتفرمها با منابع امنیتی و حفاظت از دادههای قدرتمندی ساخته شدهاند. با این حال، همیشه ایده خوبی است که تیم خود را به منابع اضافی برای استفاده کامل از خدمات مجهز کنید.
برای مهار قدرت بازاریابی ایمیلی، ایمیل دامنه سفارشی خود را با نرمافزار بازاریابی ایمیلی مناسب ادغام کنید. یاد بگیرید که چگونه کمپینهای ایمیلی خود را بهینه کنید و به طور موثر به مخاطبان خود دسترسی پیدا کنید.
آموزش و پشتیبانی کاربران
برای اکثر تیمها، یک مدیر همیشه تنظیمات ایمیل و سایر مسائل فنی پیچیده را انجام میدهد. با این وجود، آموزش کاربر برای تضمین استفاده ایمن و مؤثر مهم است.
آموزش بسیار مهم است، چه برای اطمینان از اینکه تیم شما از ابزارهای ارائه شده توسط هر پلتفرم به طور کامل استفاده میکند و چه صرفاً برای ایمن نگه داشتن دادههای شرکت. G Suite و Office 365 همچنین در صورت نیاز به کمک خارجی، پشتیبانی فعال مشتری را ارائه میدهند.
نظارت بر استفاده از ایمیل
مدیران باید به طور مداوم بر استفاده از ایمیل نظارت داشته باشند تا امنیت و حفاظت از دادهها را تضمین کنند. همانطور که گفته شد، G Suite و Office 365 دارای ویژگیهای بهروزی هستند که به کاربران امکان همگامسازی ایمیلها در همه دستگاهها را میدهد.
این بدان معناست که آنها میتوانند از ایمیلهای خود در دستگاههای تلفن همراه شخصی در هر مکانی استفاده کنند. مدیران باید شیوهها و دستورالعملهای ایمن را تقویت کنند. حتی بهتر از آن، هر دو پلتفرم دستورالعملهای دقیقی برای مدیران در مورد نظارت بر استفاده از ایمیل ارائه دادهاند.
نتیجه
تصمیم به انجام اقداماتی برای راهاندازی یک ایمیل دامنه سفارشی، راهی عالی برای تغییر کسب و کار شما به سمت بهتر شدن است. یک سرمایهگذاری ساده در ایمیلهای سفارشی حرفهای برای کسب و کار شما کافی است تا اعتماد و آگاهی از برند شما را افزایش دهد. ارتباطات حرفهای و برندسازی شده نیز ثابت کردهاند که به کسب و کارها در حفظ مشتریان کمک میکنند.
اگر قصد دارید ایمیلهای سفارشی برای تیم خود تنظیم کنید، کمی وقت بگذارید و ارائهدهنده دامنه مناسب را انتخاب کنید. یک ارائهدهنده دامنه خوب نه تنها فرآیند تنظیم حساب کاربری را آسان ارائه میدهد، بلکه ویژگیهای اضافی برای ارتباطات داخلی و خارجی روانتر نیز ارائه میدهد. علاوه بر این، سرویس دامنهای را انتخاب کنید که به طور یکپارچه با سرویس میزبانی وب یا ثبتکننده شما کار کند، یا سرویسی را انتخاب کنید که خدمات میزبانی ارائه میدهد.
اگر به دنبال این هستید که از کدام دامنه برای تنظیم ایمیلهای سفارشی استفاده کنید، آفیس ۳۶۵ و جی سوئیت هر دو گزینههای خوبی هستند. اگر ابزارهای مایکروسافت و قابلیتهای کلاینت ایمیل دسکتاپ را میخواهید، آفیس ۳۶۵ بهتر است. از سوی دیگر، جی سوئیت تطبیقپذیری بیشتری را ارائه میدهد و برای همکاری تیمی از راه دور و کاربرانی که در حال حرکت با هم ارتباط برقرار میکنند، عالی عمل میکند!
