همانطور که تعداد بیشتری از ما ترجیح میدهیم بخشهای مهمی از زندگی شخصی و حرفهای خود را در حال حرکت انجام دهیم، ارتباط برقرار کردن به صورت دیجیتالی در حال تبدیل شدن به ...
نکات کلیدی
- تأثیرگذارترین تصمیم در مورد زیردامنه، جداسازی ترافیک بازاریابی، تراکنشی و خروجی است. ایمیلهای تراکنشی همیشه باید قویترین محافظت در برابر تحویل را داشته باشند زیرا باعث تحریک اقدامات کاربر میشوند.
- کیفیت نتایج جستجوی معکوس ایمیل به میزان اطلاعات عمومی یا مرتبط موجود برای هر آدرس ایمیل بستگی دارد.
- هر زیردامنه ارسالکننده به رکوردهای SPF، DKIM و DMARC مخصوص به خود و دوره آمادهسازی (warm-up) مخصوص به خود نیاز دارد. اعتبار دامنه والد قوی به طور خودکار به زیردامنه جدید منتقل نمیشود.
- جداسازی زیردامنهها فقط زمانی کار میکند که با بهداشت فهرست در سطح زیردامنه و نظارت بر اعتبار همراه باشد.
پس از فوریه 2024جیمیل و یاهو، فرستندگانی را که روزانه بیش از ۵۰۰۰ ایمیل ارسال میکنند، به عنوان فرستندگان انبوه طبقهبندی کردهاند و از آنها خواستهاند دامنههای مورد استفاده برای ارسال را تأیید کنند. این تغییر، قانونی رسمی پیرامون چیزی وضع کرد که کارشناسان قابلیت تحویل سالهاست بر آن تأکید دارند: ایمیلهای با حجم بالا نیاز به تنظیمات ارسال صحیح دارند.
زیردامنه ایمیل، بخشی از دامنه اصلی شماست که برای جداسازی نوع خاصی از ترافیک ارسالی استفاده میشود. به جای اینکه تمام ایمیلهای خود را از طریق yourbrand.com ارسال کنید، کمپینهای بازاریابی را از marketing.yourbrand.com، تأییدیههای سفارش را از info.yourbrand.com و تبلیغات سرد را از reply.yourbrand.com ارسال میکنید و هر کدام، مستقل از سایرین، اعتبار خود را میسازند.
این قابلیت زمانی مفید است که یک جریان ایمیل شروع به ایجاد مشکل میکند. اگر یک کمپین بازاریابی بزرگ شکایات زیادی دریافت کند، یا یک لیست قدیمی باعث بازگشتهای زیادی شود، این مشکل میتواند در زیردامنه مورد استفاده برای آن کمپین باقی بماند. تأیید سفارش، تنظیم مجدد رمز عبور و سایر ایمیلهای مهم شما میتوانند از یک زیردامنه جداگانه ارسال شوند. شیوههای خوب زیردامنه ایمیل به جلوگیری از تأثیر یک مشکل بر هر ایمیلی که ارسال میکنید کمک میکند.
بهترین روشهای زیردامنه ایمیل
شیوههای صحیح میتوانند باعث شوند که یک زیردامنه ارسال به نفع شما عمل کند. شیوههای زیر، با رعایت ترتیب نشان داده شده، بر اساس یکدیگر ساخته میشوند.
۱. ترافیک بازاریابی، تراکنشی و خروجی را از هم جدا کنید
مهمترین انتخاب زیردامنه، تفکیک ترافیک ایمیل شما بر اساس هدف است. هر نوع ارسال، مخاطب، پروفایل تعامل و سطح ریسک متفاوتی دارد. ترکیب آنها به این معنی است که مشکلات یک جریان، به مشکلات همه جریانها تبدیل میشود.
حداقل، هر فرستندهای که هم کمپینهای بازاریابی و هم ایمیلهای تراکنشی را اجرا میکند، باید از دو زیردامنه استفاده کند. فرستندگانی که همچنین تبلیغات سرد یا بازاریابی فروش انجام میدهند، باید از سه زیردامنه استفاده کنند:
- marketing.yourbrand.com (خبرنامهها، تبلیغات، کمپینهای پرورش)
- info.yourbrand.com یا transactions.yourbrand.com (رسیدها، بازنشانی رمز عبور، تأیید سفارش)
- reply.yourbrand.com یا team.yourbrand.com (مشترییابی خارجی و ایمیل سرد)
ایمیلهای تراکنشی شایستهی قویترین محافظت در برابر تحویل از بین این سه مورد هستند. فراموش کردن تنظیم مجدد رمز عبور یا عدم موفقیت در تأیید سفارش، مستقیماً به تجربهی مشتری بیش از یک ایمیل بازاریابی با تأخیر آسیب میرساند. نگه داشتن ارسالهای تراکنشی در یک زیردامنه اختصاصی با اعتبار پاک و حفظشده، تضمین میکند که آنها صرف نظر از آنچه در جریانهای بازاریابی یا خروجی شما اتفاق میافتد، به طور مداوم به صندوق ورودی میرسند.
۲. از نامهای زیر دامنه واضح و قابل تشخیص استفاده کنید
زیردامنه شما در آدرس فرستندهای که گیرندگان قبل از تصمیمگیری برای باز کردن ایمیل، آن را اسکن میکنند، ظاهر میشود. نامی مانند marketing.yourbrand.com بلافاصله قابل تشخیص است. نامی مانند mt-prod3.yourbrand.com سوالاتی را مطرح میکند که اکثر گیرندگان زحمت پاسخ دادن به آنها را نمیکشند (آنها یا ایمیل را نادیده میگیرند یا آن را به عنوان هرزنامه علامتگذاری میکنند).
الگوهای نامگذاری پیشنهادی بر اساس نوع ترافیک:
- بازاریابی و خبرنامهها: بازاریابی، اخبار، بهروزرسانیها، تبلیغات.
- تراکنشی: اطلاعات، سلام، اطلاعرسانی، تراکنشها.
- خروجی و فروش: پاسخ، تیم، اطلاعرسانی.
- حمایت: پشتیبانی، کمک، مراقبت
الگوهای نامگذاری که باید از آنها اجتناب کنید: mail2.، emails3.، bulk.، mt-prod.، smtp01.
هر چیزی که خودکار یا فنی به نظر برسد، سیگنال اعتمادی را که قرار است آدرس فرستنده شما ارائه دهد، تضعیف میکند. نامها را کوتاه، با حروف کوچک و توصیفی نگه دارید. وقتی کسی فرستنده را میبیند، باید به سرعت بفهمد که ایمیل از طرف کیست و چه نوع پیامی است.
۳. احراز هویت را در سطح زیر دامنه تنظیم کنید
احراز هویت از دامنه والد به ارث نمیرسد. هر زیر دامنه ارسال کننده به زیر دامنه مخصوص به خود نیاز دارد. SPF، DKIM و DMARC رکوردها به طور مستقل پیکربندی شدهاند. برای مثال، یک رکورد SPF که yourbrand.com را پوشش میدهد، به طور خودکار marketing.yourbrand.com را پوشش نمیدهد.
آنها را به این ترتیب تنظیم کنید:
- SPF را برای زیردامنه منتشر کنید و آدرسهای IP مجاز برای ارسال از طرف آن را فهرست کنید.
- DKIM را با یک کلید امضای مخصوص زیردامنه پیکربندی کنید.
- پس از پایدار شدن SPF و DKIM، DMARC را لایهبندی کنید. برای نظارت با p=none شروع کنید، سپس پس از تأیید همترازی، به p=quarantine یا p=reject بروید.
همترازی DMARC (اطمینان از تطابق دامنه فرستنده با دامنه مورد استفاده در احراز هویت SPF یا DKIM) دقیقاً همان چیزی است که قوانین ارسال انبوه جیمیل و یاهو تا سال ۲۰۲۴ الزام میکنند. بدون آن، ایمیلهای شما ممکن است صرف نظر از میزان پاک بودن لیست شما، قرنطینه شوند.
۴. زیر دامنههای جدید را به تدریج فعال کنید
ارائه دهندگان صندوق پستی با هر زیر دامنه ارسال جدید به عنوان یک فرستنده ناشناس رفتار میکنند. هیچ سابقه ارسالی، هیچ سابقه تعامل و هیچ اعتبار مشخصی وجود ندارد، حتی اگر دامنه اصلی شما سالها به طور قابل اعتمادی ارسال کرده باشد.
بدون یک دوره گرم کردن، اولین کمپین در اندازه تولید از یک زیر دامنه جدید تقریباً همیشه در پوشه هرزنامه قرار میگیرد. افزایش حجم به آرامی طی ۴ تا ۸ هفته رویکرد ایمنتری است:
- هفته ۱-۲: با ارسال چند صد ایمیل در روز به مشترکین فعال خود شروع کنید
- هفته ۳-۴: هر چند روز یکبار حجم تمرین را تقریباً ۲۰٪ افزایش دهید
- هفته ۵ تا ۸: ادامه مقیاسبندی در عین نظارت دقیق بر میزان شکایات و جایگاه ایمیلها در صندوق ورودی
هر زیردامنه ای را که به مدت 30 روز یا بیشتر غیرفعال بوده است، دوباره فعال کنید. وقتی یک زیردامنه برای مدت طولانی ارسال را متوقف کند، اعتبار ارسال از بین میرود.
۵. بهداشت فهرست را برای هر زیردامنه حفظ کنید
جداسازی زیردامنهها، مسیرهای اعتبار جداگانهای ایجاد میکند، به این معنی که بهداشت فهرست نیز باید برای هر کدام جداگانه اجرا شود. به عنوان مثال، تمیز کردن فهرست بازاریابی شما، اگر ایمیلهای تراکنشی به آدرسهای نامعتبر یا پرخطر ارسال شوند، به زیردامنه تراکنشی شما کمکی نمیکند.
برای هر زیردامنه ارسال فعال:
- قبل از هرگونه کمپین بزرگ، لیست بخشبندی شده را اعتبارسنجی کنید. اعتبار سنجی لیست ایمیل.
- لیست ایمیل خود را پاک کنید در یک چرخه ۳ تا ۶ ماهه، یا اگر معیارهای تعامل شروع به کاهش کنند، زودتر.
- آدرسهای مبتنی بر نقش (info@، sales@، admin@) را در طول اعتبارسنجی حذف کنید، زیرا نرخ شکایت بالاتری دارند و نباید در فهرستهای بازاریابی یا خروجی باشند.
- آدرسهای ایمیل یکبار مصرف را که اندازه لیست را بدون اضافه کردن هیچ مخاطب قابل ارائهای افزایش میدهند، علامتگذاری و حذف کنید.
وقتی ارسالهای خود را بر اساس زیردامنه تقسیمبندی میکنید، باید گردش کار مربوط به سلامت فهرست خود را نیز برای مطابقت با آن تقسیمبندی کنید. یک بار اعتبارسنجی در کل فهرست ترکیبی، سیگنال مربوط به هر زیردامنه را که در واقع به شما میگوید مشکلات کجا هستند، از دست میدهد.
۶. اعتبار هر زیردامنه را جداگانه زیر نظر بگیرید
ایزولهسازی زیردامنهها تنها در صورتی محافظت ایجاد میکند که هر زیردامنه را بهطور مستقل زیر نظر داشته باشید. نظارت در سطح دامنه والد، سیگنالها را میانگینگیری میکند. بهعنوانمثال، ایمیلهای تراکنشی تمیز میتوانند نتایج کلی شما را خوب نشان دهند، حتی اگر زیردامنه خروجی شما شکایات زیادی دریافت کند. تا زمانی که مشکل بهطور واضح خود را نشان دهد، ممکن است اعتبار زیردامنه از قبل آسیب دیده باشد.
برای هر زیردامنه ارسالکننده، یک ویژگی جداگانه برای ابزارهای مدیریت پست گوگل (Google Postmaster Tools) و یک نمایه جداگانه برای SNDS مایکروسافت (Microsoft SNDS) تنظیم کنید. معیارهای زیر را در سطح زیردامنه ماهانه بررسی کنید و هشدارهایی را برای حرکات ناگهانی پیکربندی کنید:
- نرخ هرزنامه: آستانه اقدام جیمیل ۰.۱۰٪ است؛ نرخ پایدار بالای ۰.۳۰٪ باعث فیلترینگ میشود
- امتیاز اعتبار دامنه و IP: مستقیماً در ابزارهای مدیریت پست گوگل موجود است
- نرخ شکایت: هر روند صعودی قبل از ارسال بعدی، نیاز به بررسی دارد
۷. ارسال خود را بیش از حد تقسیمبندی نکنید
زیردامنههای بیشتر به طور خودکار به معنای قابلیت تحویل بهتر نیستند. هر زیردامنه به گرم کردن، سوابق احراز هویت، نظارت بر اعتبار و گردش کار مربوط به سلامت فهرست خود نیاز دارد. هرچه زیردامنههای بیشتری اضافه کنید، کار بیشتری ایجاد میکنید.
بیشتر فرستندگان با ساختار اولیه ۲ تا ۳ زیردامنه به خوبی سرویسدهی میشوند. افزودن زیردامنههای بیشتر باید بر اساس یک نیاز خاص، مانند نوع جدیدی از ایمیل یا حجم کافی برای توجیه جداسازی آن ترافیک، انجام شود.
زیردامنههای با حجم بسیار کم به ندرت از ایزولهسازی سود میبرند. اگر یک زیردامنه کمتر از ۱۰۰۰ ایمیل در ماه ارسال کند، ممکن است به اندازه کافی برای ارائهدهندگان صندوق پستی ارسال نکند تا یک سابقه اعتبار واضح ایجاد کند. در آن مرحله، زیردامنه کار راهاندازی بیشتری نسبت به محافظت انجام میدهد. معمولاً بهتر است قبل از ایجاد زیردامنه دیگر، ایمیلهای کمحجم را با هم گروهبندی کنید.
نمونههایی از زیردامنه ایمیل بر اساس مورد استفاده
در اینجا نحوهی عملکرد ساختارهای زیردامنهی رایج آمده است. هنگام پیکربندی زیردامنههای جدید یا بررسی زیردامنههای موجود، از این موارد به عنوان مرجع نامگذاری استفاده کنید.
کمپین های بازاریابی:
- marketing.yourbrand.com
- news.yourbrand.com
- updates.yourbrand.com
- promo.yourbrand.com
ایمیل های معاملاتی:
- info.yourbrand.com
- transaction.yourbrand.com
- notify.yourbrand.com
- hello.yourbrand.com
ارتباط سرد و جستجوی فروش:
- reply.yourbrand.com
- team.yourbrand.com
- outreach.yourbrand.com
- یا یک دامنه سطح بالای کاملاً مجزا برای برنامههای خروجی با ریسک بالا
پاسخهای پشتیبانی و خدمات مشتریان:
- support.yourbrand.com
- help.yourbrand.com
- care.yourbrand.com
اعلانهای داخلی و هشدارهای محصول:
- alerts.yourbrand.com
- app.yourbrand.com
- system.yourbrand.com
الگوی نامگذاری که در همه دستهها کار میکند: توصیفی، حروف کوچک، متناسب با هدف ارسال. گیرندهای که hello.yourbrand.com را در صندوق ورودی خود میبیند، فوراً زمینه را درک میکند. گیرندهای که smtp4.yourbrand.com را میبیند، آن را نمیبیند. این عدم قطعیت، یک ریسک در قابلیت تحویل است.
اشتباهات رایج در مورد زیر دامنه ایمیل که باید از آنها اجتناب کنید
وقتی زیردامنهها به قابلیت تحویل آسیب میزنند، علت معمولاً یکی از این اشتباهات است:
- استفاده مجدد از احراز هویت دامنه اصلی: هر زیردامنه به رکوردهای SPF، DKIM و DMARC مخصوص به خود نیاز دارد. فرض اینکه احراز هویت دامنه والد، زیردامنهها را نیز پوشش میدهد، یکی از رایجترین خطاهای پیکربندی است و به این معنی است که ایمیلهای شما ممکن است حتی زمانی که زیرساخت ارسال شما به درستی تنظیم شده باشد، در بررسیهای همترازی با شکست مواجه شوند.
- صرف نظر کردن از دوره گرم کردن: از آنجایی که یک زیردامنه جدید هیچ سابقه ارسالی ندارد، گرم کردن ایمیل غیرقابل مذاکره است. حجم ارسال در روز اول تقریباً قرار گرفتن در پوشه هرزنامه را تضمین میکند، صرف نظر از اینکه لیست شما چقدر تمیز است یا اعتبار دامنه والد شما چقدر قوی است.
- فراموش کردن ترازبندی DMARC: انتشار یک رکورد DMARC کافی نیست. دامنهی From در سربرگهای ایمیل شما باید با دامنهی استفاده شده در امضای SPF یا DKIM شما همتراز باشد. بدون همتراز کردن، اجرای DMARC کار نمیکند و الزامات ارسال انبوه Gmail و Yahoo برآورده نمیشود.
- عدم رعایت بهداشت در بخشبندی لیست: اجرای فقط یک مرحله اعتبارسنجی ترکیبی در کل پایگاه داده مخاطبین شما کافی نیست. آدرسهای نامعتبر و قدیمی به زیردامنههایی که از آنها ایمیل ارسال میشود آسیب میرسانند، بنابراین سلامت لیست باید با تنظیمات ارسال شما مطابقت داشته باشد.
- نامگذاری متناقض یا گیج کننده: نامهای زیردامنه که خودکار به نظر میرسند یا با هدف ارسال خود مطابقت ندارند، سیگنال اعتمادی را که آدرس فرستنده شما ارائه میدهد، کاهش میدهند. نامگذاری متناقض در زیرساخت ارسال شما همچنین نظارت را دشوارتر میکند زیرا نمیتوانید بلافاصله تشخیص دهید که گزارش کدام زیردامنه را توصیف میکند.
ارسال هوشمندانهتر با زیردامنهها
زیردامنههای ایمیل یکی از سادهترین راهها برای محافظت از قابلیت تحویل ایمیل هستند. آنها جریانهای ارسال شما را جدا میکنند، آسیب را در صورت بروز مشکل در یک جریان محدود میکنند و به ارائهدهندگان صندوق پستی کمک میکنند تا هر نوع ایمیل را به تنهایی ارزیابی کنند.
اما یک زیردامنه تنها در صورتی مفید است که به درستی تنظیم شود. هر زیردامنه به احراز هویت، آمادهسازی، بهداشت فهرست و نظارت بر اعتبار خود نیاز دارد. بدون این مراحل، فقط یک آدرس ارسال دیگر است. با آنها، به یک لایه محافظتی واقعی برای برنامه ایمیل شما تبدیل میشود.
قبل از اینکه هر زیردامنه جدیدی را گرم کنید، لیستی را که قصد ارسال از آن را دارید، اعتبارسنجی کنید. آن را در DeBounce آپلود کنید، آدرسهایی را که به عنوان نامعتبر، یکبار مصرف یا مبتنی بر نقش علامتگذاری شدهاند، حذف کنید و گرم کردن خود را با مخاطبینی که واقعاً قابل تحویل هستند، شروع کنید. این مرحله چند دقیقه طول میکشد، اما از شهرتی که قرار است هفتهها برای ساختن آن وقت بگذارید، محافظت میکند.
