برنامههای تلفن همراه حذف دستهجمعی را محدود میکنند؛ سریعترین راه برای حذف هزاران ایمیل نیاز به دسترسی به مرورگر دسکتاپ دارد. ایمیلهای حذف شده به سطل زباله میروند...
نکات کلیدی
- اکثر شرکتها هنوز ایمیلهای کاری را با یک قرارداد نامگذاری ثابت تعیین میکنند. آدرسهای کاندیداها را از نام و نام خانوادگی در اکسل ایجاد کنید، سپس قبل از وارد کردن هر چیزی به CRM، اعتبارسنجی کنید که کدام یک قابل تحویل هستند.
- اگر دادههای شما یک ستون «نام کامل» دارد، ابتدا آن را تقسیم کنید - از
LEFT/FINDبرای نام کوچک وRIGHT/LEN/FINDبرای نام خانوادگی قبل از تولید الگوها. - آمادهسازی برگه: ذخیره دامنه در یک سلول قفلشده (
$E$2)، حروف کوچک را باLOWER()و قبل از نوشتن هرگونه فرمول الگو، خط فاصلهها یا فاصلهها را پاک کنید. - با سه الگو شروع کنید (
first.last@,f.last@,flast@). هر ستون را جداگانه اعتبارسنجی کنید. نتایج قابل تحویل را نگه دارید؛ بقیه را حذف کنید. - نتایج «همه را بپذیرید» و نتایج ناشناخته را به عنوان سرنخهای نامشخص - و نه تایید شده - در نظر بگیرید. یک آدرس حدسی که از دست میرود، یک ریسک اعتباری است، نه یک مخاطب که ارزش نگه داشتن داشته باشد.
گاهی اوقات شما لیستی از افراد یک شرکت دارید - نام، نام خانوادگی، شاید عناوین شغلی - اما هیچ آدرس ایمیل منتشر شده و صفحه کارکنانی ندارید. سوال کاربردی میشود: چگونه میتوانید این نامها را بدون حدس زدن کورکورانه و افزایش نرخ پرش، به ایمیلهای قابل استفاده تبدیل کنید؟
این راهنما، یک گردش کار عملی در اکسل را برای تقسیم نامها، ایجاد الگوهای رایج ایمیل شرکتی، تمیز کردن ورودیهای نامرتب، اعتبارسنجی کاندیداها با ... DeBounceو نگاشت آدرسهای قابل تحویل به ردیفهای مخاطبین شما. همین فرمولها در ... نیز کار میکنند. Google Sheets با تفاوتهای جزئی در نحو.
تبدیل نام به ایمیل فقط زمانی مفید است که نتایج را اعتبارسنجی کنید. یک آدرس حدس زده شده که از صفحه حذف میشود، سرنخ نیست - بلکه یک ریسک برای اعتبار است.
چرا الگوهای تبدیل نام به ایمیل مؤثر هستند؟
بیشتر سازمانها صندوقهای پستی کاری را با یک قرارداد نامگذاری ثابت تعیین میکنند. وقتی شرکتی الگویی را انتخاب میکند، معمولاً در کل دامنه اعمال میشود. به همین دلیل است که استخدامکنندگان، تیمهای RevOps و محققان میتوانند به جای جستجوی تک تک کاندیداها، آنها را از روی نامها انتخاب کنند.
الگوهای رایج B2B عبارتند از:
[email protected]— رایجترین نقطه شروع[email protected]— حرف اول نام + نام خانوادگی[email protected]— حرف اول نام + نام خانوادگی، بدون نقطه[email protected],first_last@,last.first@— کمتر رایج، مفید به عنوان پشتیبان
از آنجا که الگوها در داخل یک شرکت ثابت هستند، یافتن یک آدرس تأیید شده اغلب به شما میگوید که از کدام قالب برای سایر افراد در آن دامنه استفاده کنید. ایجاد هر جایگشت ممکن برای هر شخص باعث ایجاد نویز، هزینه اعتبارسنجی و برخوردهای تکراری میشود.
شروع از ستون نام کامل
بسیاری از لیستهای خروجی به جای فیلدهای جداگانه نام و نام خانوادگی، با یک ستون «نام کامل» ارائه میشوند. قبل از اینکه بتوانید الگوهای ایمیل بسازید، باید آنها را تقسیم کنید.
نام کوچک را استخراج کنید — همه چیز قبل از اولین فاصله:
=LEFT(A2, FIND(” “, A2) – 1)
استخراج نام خانوادگی — هر چیزی بعد از اولین فاصله:
=RIGHT(A2، LEN(A2) - FIND(" "، A2))
قبل از ساخت هرگونه فرمول الگو، این موارد را در ستونهای کمکی (مثلاً B2 و C2) قرار دهید. اگر نام کوچک را در B2 و نام خانوادگی را در C2 دارید، $E$2 ستونهای سلول دامنه و الگو به D-F تغییر میکنند.
نامهای خانوادگی چند کلمهای (مثلاً «مری آن جونز» یا «کارلوس د لا کروز») باعث میشوند رویکرد سادهی FIND با شکست مواجه شود - این رویکرد هر چیزی را که بعد از اولین فاصله قرار دارد به عنوان نام خانوادگی در نظر میگیرد و «مری» را به عنوان اولین و «آن جونز» را به عنوان آخرین جدا میکند. برای لیستی با نامهای مرکب، قبل از شروع، یک قانون پاکسازی تعیین کنید: یک توکن نام کوچک را برش دهید و بقیه را به عنوان نام خانوادگی ترکیب کنید، یا آنها را به صورت دستی مدیریت کنید. یک قانون ثابت که از ابتدا اعمال شود، از کاندیداهای بد در مراحل بعدی جلوگیری میکند.
کاربران جدیدتر اکسل (Microsoft 365 یا اکسل 2024+) میتوانند استفاده کنند TEXTSPLIT برای تقسیم یک نام به یک آرایه و ارجاع مستقیم به هر بخش، که برخی از موارد چند کلمهای را به طور تمیزتری مدیریت میکند. برای اکثر لیستهای B2B که نامها از قبل به طور معقولی تمیز هستند، رویکرد LEFT/FIND/RIGHT قابل اعتماد است و در تمام نسخههای اکسل کار میکند. Google Sheets.
وقتی نامهایتان در ستونهای جداگانه قرار گرفت، مراحل آمادهسازی و الگوسازی زیر را ادامه دهید.
قبل از حدس زدن، صفحه گسترده را آماده کنید
ورودیهای بد، کاندیدهای بد ایجاد میکنند. قبل از نوشتن هر فرمولی، چند دقیقهای را صرف تمیز کردن برگه کنید.
طرح پیشنهادی:
- ستون الف: نام کوچک
- ستون ب: نام خانوادگی
- سلول
$E$2(قفل شده): فقط دامنه شرکت، به عنوان مثالexample.com - ستونهای C تا E: فرمولهای الگوی کاندید
چک لیست پاکسازی:
- فاصلههای اضافی را حذف کنید و غلطهای املایی واضح را اصلاح کنید
- ستونهای نام کامل را به اولین و آخرین ستون تقسیم کنید (به بخش بالا مراجعه کنید)
- وقتی اسمی را که مردم به صورت حرفهای استفاده میکنند (باب، نه رابرت) میشناسید، از آن استفاده کنید.
- استفاده از حروف کوچک در هر فرمول
LOWER()— آدرسهای مختلط با حروف کوچک و بزرگ غیرحرفهای به نظر میرسند و میتوانند رفتار متناقضی داشته باشند - وقتی الگوی شرکت فاصلهها و خط فاصلهها را در قسمت محلی نگه نمیدارد، آنها را حذف کنید.
فرمولهای مفید پاکسازی قبل از تولید الگوها:
حروف کوچک first.last با سلول دامنه قفل شده:
=پایینتر(A2 و "." و B2) و "@" و $E$2
فاصلهها و خط فاصلهها را حذف کنید، سپس first.last را بسازید:
=پایینتر(جایگزین(جایگزین(A2، "-" "")، "،"))&"."&پایینتر(جایگزین(B2، "،"))&"@"&$E$2
ذخیره دامنه در $E$2 یعنی وقتی به شرکت بعدی میروید، فقط یک سلول را بهروزرسانی میکنید. Flash Fill (Ctrl+E در ویندوز) میتواند سرعت پاکسازی یکباره را افزایش دهد، اما فرمولها برای کارهای تکراری و قابل حسابرسی در حوزههای مختلف بهتر هستند.
۱. ایجاد ایمیل برای کاندیداها از روی نام کارکنان در اکسل
با دو ستون شروع کنید: نام کوچک و نام خانوادگیبرای هر شخص، با استفاده از الگوهایی که شرکتها معمولاً استفاده میکنند، چند آدرس کاندید بسازید. برای شخصی به نام جان دو در example.com، سه نامزد اصلی عبارتند از:
سه الگوی تمیز برای اکثر دامنههای B2B کافی است. هر کدام را در ستون مخصوص به خود بسازید تا بتوانید بعداً آنها را جداگانه صادر و اعتبارسنجی کنید.
1.1 بسازید first.last@domain
این الگو نام کامل، یک نقطه، نام خانوادگی کامل و دامنه شرکت را به هم متصل میکند.
گام 1. نامها را در ستون A و نامهای خانوادگی را در ستون B قرار دهید. اولین سلول خالی در ستون C (C2) را انتخاب کنید:
گام 2. فرمولی وارد کنید که بخشهای نام و دامنه را به هم متصل کند. از یک سلول دامنه قفلشده استفاده کنید و حروف کوچک را اجباری کنید:
=پایینتر(A2 و "." و B2) و "@" و $E$2
اگر سبک مدرن را ترجیح میدهید CONCAT تابع (اکسل ۲۰۱۹+ / Microsoft 365)، این همان نتیجه را با سینتکس کمی کوتاهتر تولید میکند:
=LOWER(CONCAT(A2,",",B2,"@",$E$2))
بزرگتر CONCATENATE همچنین کار میکند و در همه نسخهها موجود است:
=LOWER(CONCATENATE(A2,".",B2,"@example.com"))
اولین آدرس تولید شده باید در C2 ظاهر شود:
گام 3. از دستگیره پر کردن (مربع کوچک در گوشه پایین سمت راست سلول انتخاب شده) برای کپی کردن فرمول به پایین ستون استفاده کنید:
بکشید تا هر ردیف یک کاندید داشته باشد. ارجاعات نسبی بعد از هر ردیف قرار میگیرند؛ سلول دامنه قفل شده ($E$2) ثابت میماند. نتیجه یک ستون کامل از first.last@ آدرس ها:
1.2 بسازید f.last@domain با چپ
این الگو از حرف اول نام، یک نقطه و نام خانوادگی کامل استفاده میکند. در ستون D2:
=پایین(چپ(A2,1) و”.”وB2) و”@”و$E$2
فرمول را کپی کنید. اکنون یک ستون کاندید دوم در کنار ستون اول دارید:
1.3 بسازید flast@domain
این الگو نقطه را حذف میکند و حرف اول نام خانوادگی را مستقیماً به آن متصل میکند. در ستون E2:
=پایین(چپ(A2,1)&B2)&”@”&$E$2
دوباره پر کنید. اکنون برای هر شخص سه ستون کاندید دارید:
به یادآوری نیاز دارید؟ مستندات مایکروسافت برای CONCATENATE چپو پایین تر هر سه را به تفصیل پوشش دهید.
قبل از اعتبارسنجی، مراقب موارد تکراری باشید
افرادی که نام خانوادگی و حرف اول نامشان مشترک است، نتایج یکسانی ارائه میدهند. jsmith@کاندیداهای سبک. از قالببندی شرطی اکسل → هایلایت کردن قوانین سلولها → مقادیر تکراری در هر ستون ایمیل استفاده کنید تا قبل از خروجی گرفتن، تداخلها را علامتگذاری کنید. DeBounce همچنین موارد تکراری دقیق را هنگام آپلود حذف میکند، اما شناسایی زودهنگام آنها، تحلیل الگوی شما را تمیزتر نگه میدارد - به خصوص وقتی دو فرد مختلف در یک بخش محلی قرار میگیرند.
الگوهای اختیاری و زمان استفاده از آنها
اگر سه الگوی اصلی، خروجیهای کمی ارائه میدهند، فقط قالبهای محتمل بعدی را برای آن بازار اضافه کنید:
| الگو | فرمول مثال | وقتی کمک میکند |
|---|---|---|
firstlast@ |
=LOWER(A2&B2)&"@"&$E$2 |
سازمانهای کوچکتر، برخی استارتآپها |
first_last@ |
=LOWER(A2&"_"&B2)&"@"&$E$2 |
فرهنگهای فناوری اطلاعات/توسعهی سنگین را برجسته کنید |
last.first@ |
=LOWER(B2&"."&A2)&"@"&$E$2 |
برخی از دایرکتوریهای قدیمی/EU |
first@ |
=LOWER(A2)&"@"&$E$2 |
تیمهای بسیار کوچک؛ خطر برخورد بالا |
فقط وقتی دلیلی دارید، الگوها را اضافه کنید. حدسهای بیشتر به معنای حجم اعتبارسنجی بیشتر، برخوردهای تکراری بیشتر و نویز بیشتر هنگام شناسایی اینکه کدام قالب واقعاً در یک دامنه مشخص کار میکند، است.
قبل از حدس و گمان دسته جمعی، الگوی شرکت را پیدا کنید
اگر از قبل یک آدرس فعال در دامنه را میدانید - از طریق امضا، صفحه مطبوعات یا مکالمه قبلی - ابتدا از آن الگو استفاده کنید. قبل از تولید هر گونه تغییر در یک برگه ۵۰۰ سطری، یک نمونه کوچک را اعتبارسنجی کنید.
یک توالی عملی:
- املای دامنه و سلامت MX را تأیید کنید
- در صورت وجود، یک آدرس خوب و شناخته شده را مشخص کنید
- آن الگو را برای یک نمونه ۱۰ تا ۲۰ نفره تولید کنید
- اعتبارسنجی نمونه
- اگر نرخ موفقیت محصول قابل ارائه بالا است، آن الگو را گسترش دهید. در غیر این صورت، الگوی بعدی را آزمایش کنید.
این رویکرد، اعتبارات هدر رفته را کاهش میدهد و فهرست مخاطبان شما را کوتاه نگه میدارد. وقتی به جای اعتبارسنجی حدسها، به کمک برای یافتن آدرسهای احتمالی نیاز دارید، DeBounce ایمیل یاب میتواند گردش کار صفحه گسترده را تکمیل کند - تا 35 نوع الگو تولید میکند و آنها را به ترتیب اولویت اعتبارسنجی میکند و در اولین نتیجه قابل تحویل تأیید شده متوقف میشود. قبل از ارسال، لیست نهایی را نیز اعتبارسنجی کنید.
۲. ایمیلهای تولید شده را اعتبارسنجی کنید
آدرسهای حدسی، فرضیه هستند، نه مخاطب. قبل از وارد کردن آنها به CRM یا ابزار ارتباطی، هر ستون الگو را جداگانه اعتبارسنجی کنید.
- هر ستون ایمیل را در ستون مخصوص به خود کپی کنید
.txtor CSV فایل را طوری تنظیم کنید که الگوها از هم جدا بمانند. - آپلود هر فایل به DeBounce اعتبار سنجی لیست (یا استفاده از API اگر کاندیداها را به صورت برنامهنویسیشده تولید کنید).
- وقتی نتایج آماده شد، کدهای وضعیت را با دقت بررسی کنید.
انتخاب پیشنهادی برای لیستهای سرد یا نامشخص:
- نگاه داشتن: قابل تحویل (معتبر)
- طبق تاییدیه عمل نکنید: همه را بپذیرید / همه را بگیرید، ناشناخته
- برداشتن: نامعتبر، یکبار مصرف، تله هرزنامه، نقش (مگر اینکه عمدی باشد)، خطاهای نحوی
دامنههای پذیرفتهشده برای همه، ایمیل را برای هر بخش محلی در ... میپذیرند. SMTP سطح، بنابراین یک حدس میتواند از بررسی سطحی عبور کند و همچنان در یک صندوق پستی مرده قرار گیرد. اگر نیاز دارید عدم قطعیت در مورد آن نتایج را کاهش دهید، DeBounce Clean+ برای آن مورد استفاده ساخته شده است - آن را به عنوان کاهش ریسک، نه قطعیت، مطرح کنید. برای اطلاعات بیشتر در مورد این تصمیم، به ایمیلهای همه و ناشناخته را بپذیرید.
پس از اعتبارسنجی، آدرسهای قابل تحویل را به ردیفهای نام اصلی نگاشت کنید و توجه داشته باشید که کدام الگو برای آن دامنه برنده شده است. از آن الگو برای شرکتهای مشابه استفاده کنید. به صورت دورهای اعتبارسنجی مجدد کنید - صندوقهای پستی تغییر میکنند و نظارت بر فهرست بعد از اولین تمیز کردن، پوسیدگی میگیرد.
یک رویکرد امتیازدهی ساده برای انتخاب الگو:
- تعداد اقلام تحویلی در هر ستون الگو
- الگوهای تخفیف که قطعات محلی تکراری زیادی تولید میکنند
- قبل از مقیاسبندی، الگویی را که بهترین نرخ تحویل را روی نمونه دارد، ترجیح دهید.
ریسک برگشت ایمیل را در نظر داشته باشید. برگشتهای شدید و مداوم به اعتبار فرستنده آسیب میرساند؛ به این موارد مراجعه کنید. نرخ بازگشت ایدهآل ایمیل برای زمینه کمپین. فهرستهای نام به ایمیل که اعتبارسنجی را نادیده میگیرند، یکی از رایجترین راههایی هستند که تیمها این مشکل را ایجاد میکنند.
اشتباهات رایج برای جلوگیری از
- ارسال حدسهای تایید نشده. سریعترین راه برای افزایش سرعت پرشهای شدید و فعال کردن آن ESP کاهش سرعت یا بررسی حساب.
- پذیرش همه موارد به عنوان تایید شده تلقی میشود. دامنههای همهگیر، ایمیل را برای هر آدرسی در ... میپذیرند. SMTP سطح. این به معنای وجود صندوق پستی نیست.
- نادیده گرفتن پاکسازی نام. آپاستروف (O'Brien)، خط فاصله (Smith-Jones) و نامهای خانوادگی چندبخشی، اگر قبل از تولید الگوها، یک قانون پاکسازی منسجم اعمال نکنید، بخشهای محلی نامرتبی ایجاد میکنند.
- تولید هر الگو برای هر ردیف به طور پیشفرض. با سه الگو شروع کنید. جایگشتهای بیشتر به معنای تکرارهای بیشتر و زمان سختتر برای تشخیص اینکه کدام قالب واقعاً در یک دامنه مشخص کار میکند، است.
- مخلوط کردن ستونهای الگو قبل از تجزیه و تحلیل. هر ستون را جداگانه خروجی بگیرید. ادغام قبل از اعتبارسنجی به این معنی است که سیگنال مربوط به هر الگو را که به شما میگوید کدام قالب را برای آن شرکت ترجیح دهید، از دست میدهید.
- فرض قانونی بودن برابر با مجاز بودن است. اعتبارسنجی ریسک برگشت ایمیل را کاهش میدهد؛ اما جایگزین رعایت قوانین ضد هرزنامه، تعهدات مربوط به حریم خصوصی یا شیوههای صحیح ارسال نمیشود.
رعایت قوانین و اصول اخلاقی ارسال
این گردش کار برای تحقیقات B2B و خروجیهایی که ایمیلهای عمومی در دسترس نیستند مفید است - اما جایگزینی برای رضایت، مرتبط بودن یا سلامت فهرست نیست. ابتدا اعتبارسنجی کنید، با دقت ارسال کنید و نرخ پرش را در آستانههای ایمن نگه دارید.
قوانین مربوط به منطقه خود را دنبال کنید. CAN-SPAM، GDPR، CASL و چارچوبهای مشابه، الزامات خاصی در مورد ایمیلهای تجاری و منبعیابی دادهها دارند. به سرعت به درخواستهای انصراف احترام بگذارید و از شیوههای ارسال فریبنده اجتناب کنید. ایجاد کاندیدا برای تحقیقات B2B رایج است؛ استفاده از حدسهای تایید نشده در مقیاس بزرگ، یک استراتژی رشد پایدار نیست و خطر آسیب دائمی به دامنه ارسال شما را به همراه دارد.
اگر از قبل یک فایل اکسل یا خروجی CRM نامرتب دارید، با این موارد شروع کنید اعتبارسنجی فلهای به جای تولید حدسهای بیشتر. دادههای تمیز ترکیب میشوند؛ حدسهای بد برعکس ترکیب میشوند.
Google Sheets یادداشت
همان گردش کار در داخل نیز اجرا میشود Google Sheets. استفاده از & پیوستگی، LEFT, LOWER, FINDو SUBSTITUTE دقیقاً مانند اکسل. دامنه را در یک سلول قفل شده نگه دارید ($E$2)، با دسته مربع آبی پر کنید، سپس هر ستون الگو را به صورت زیر صادر کنید CSV برای اعتبار سنجی
Sheets مانند Excel از Flash Fill پشتیبانی نمیکند، بنابراین فرمولها مسیر قابل اعتمادتری برای تولید تکرارپذیر هستند. اگر همکاران در حال ویرایش نامها به صورت زنده هستند، ستونهای فرمول را محافظت کنید (کلیک راست → محافظت از محدوده) تا کسی قبل از خروجی گرفتن، کاندیداها را با مقادیر جایگذاری شده بازنویسی نکند.
برای لیستهای بزرگ، ARRAYFORMULA میتواند یک فرمول الگو را بدون کشیدن دستگیره پر کردن، به طور همزمان در کل ستون اعمال کند. رویکرد استاندارد پر کردن برای اکثر برگههای تحقیقاتی B2B مناسب است، اما ARRAYFORMULA زمانی مفید است که لیست به صورت پویا در حال رشد باشد.
پس از اعتبارسنجی: ساخت یک گزارش الگوی قابل استفاده مجدد
وقتی این کار را در چندین شرکت مقیاسبندی میکنید، یک گزارش ساده نگه دارید: دامنه، الگوی برنده، اندازه نمونه، نرخ تحویل و تاریخ اعتبارسنجی. این گزارش به یک دفترچه راهنما قابل استفاده مجدد تبدیل میشود، بنابراین شرکت مشابه بعدی با حدسهای کمتر و ضایعات اعتبارسنجی کمتری شروع میکند.
همچنین موارد حاشیهای را که در طول مسیر یاد میگیرید ذخیره کنید - برای مثال، دامنههایی که ترجیح میدهند first@ فقط برای مدیران یا شرکتهایی که در بخشهای محلی از خط فاصله استفاده میکنند. این یادداشتها در کمپین بعدی در زمان صرفهجویی میکنند و وسوسه ایجاد هر جایگشت به صورت پیشفرض را کاهش میدهند.
خط پایین
تبدیل نامها به آدرسهای ایمیل معتبر یک فرآیند دو مرحلهای است: ایجاد کاندیداهای هوشمند، سپس اثبات اینکه کدام یک قابل ارائه هستند. اگر دادههای شما به آن نیاز دارند، ابتدا نامها را تقسیم کنید، برگه را آماده کنید، سه الگوی شرکتی در اکسل بسازید، هر ستون را جداگانه اعتبارسنجی کنید، موارد قابل ارائه را نگه دارید و بقیه را کنار بگذارید.
این توالی از اعتبار فرستنده محافظت میکند و فهرستی را ایجاد میکند که واقعاً میتوانید از آن استفاده کنید. یک فهرست کوچکتر از آدرسهای قابل تحویل تأیید شده، به طور مداوم از یک فهرست بزرگ از حدسهای تأیید نشده بهتر عمل میکند - و از عواقب نرخ پرش ناشی از صرف نظر کردن از مرحله اعتبارسنجی جلوگیری میکند.
آمادهاید تا فهرست کاندیداها را تأیید کنید؟ شروع کن با DeBounce، یا استفاده کنید ایمیل یاب وقتی قبل از تأیید، برای کشف آدرسهای احتمالی به کمک نیاز دارید.
