ایموجیها دیگر فقط برای پیامک دادن نیستند. در واقع، آنها به چنان ابزار بازاریابی قدرتمندی تبدیل شدهاند که شرکتهای بیشتری از آنها در تبلیغات خود استفاده میکنند...
نکات کلیدی
- آدرسهای ایمیل Catch-all پیامهای ارسالی به هر آدرسی در یک دامنه را میپذیرند، حتی اگر صندوق پستی خاص وجود نداشته باشد، و از بازگشتهای ناشی از غلط املایی یا آدرسهای قدیمی جلوگیری میکنند.
- آدرسهای ایمیل جامع به سازمانها کمک میکنند تا از دست دادن ارتباطات مهم، مانند سوالات مشتری، درخواستهای همکاری یا سرنخهای فروش، جلوگیری کنند.
- دامنههای همهکاره چالشهایی را برای بازاریابی ایمیلی و قابلیت تحویل ایجاد میکنند زیرا آدرسهای فردی قابل تأیید نیستند، که میتواند منجر به کاهش تعامل یا افزایش نرخ پرش شود.
- ارسال ایمیلهای همهشمول مستلزم احتیاط است، از جمله حفظ فهرستهای ایمیل پاک، نظارت بر نرخ پرش (bounce rate) و استفاده از ابزارهای تأیید برای شناسایی دامنههای همهشمول قبل از ارسال کمپینها.
خب، شما چند روز گذشته ایمیلهایی ارسال کردهاید و آنها را با ... خود تأیید کردهاید. اعتبارسنج ایمیلاما بعد میبینید که ایمیلهایتان دیوانهوار برگشت میخورند. خب، شما تنها نیستید. ۱۰ تا ۳۰ درصد از کسبوکارها در سراسر جهان به ایمیلهای جامع متکی هستند و روزانه تعداد بیشتری به این روش روی میآورند.
در این مقاله، شما را با پیچیدگیهای ایمیلهای همهجانبه (که با نام ایمیلهای پذیرش همهجانبه نیز شناخته میشوند) و نحوهی کار آنها، مزایا، معایب احتمالی و نحوهی مدیریت مؤثر آنها (بسته به نیازهای سازمان شما) آشنا خواهم کرد. بیایید وارد جزئیات شویم.
آدرس ایمیل همه منظوره چیست؟
همانطور که از نامش پیداست، یک ایمیل همهجانبه، تمام ایمیلهای دریافتی از طریق دامنه هدف را دریافت میکند، صرف نظر از اینکه آیا ایمیل قبلاً برای دریافت ایمیلهای دریافتی تنظیم شده است یا خیر.
در اصل، یک سرور ایمیل با تنظیمات دامنه-محور طوری پیکربندی شده است که تمام ایمیلهای ارسالی به دامنه را بپذیرد، چه صندوق پستی مشخص شده وجود داشته باشد چه نداشته باشد.
برای مثال، فرض کنید سه آدرس ایمیل برای دامنه خود تنظیم کردهاید. یکی به «آلیس»، یکی به «پشتیبانی» و یکی به «فروش». به عنوان یک حساب ایمیل فراگیر، میتوانید «تماس» را طوری تنظیم کنید که هر پیام ایمیلی که به «راهنما» یا هر آدرس ایمیل دیگری که در حال حاضر وجود ندارد ارسال شود، همچنان به ایمیل فراگیر «تماس» که ما تنظیم کردهایم، ارسال شود.
یک نمایش ساده در زیر ارائه شده است:
چرا کسب و کارها از Catch All Emails استفاده میکنند؟
حالا که فهمیدید ایمیل جامع به چه معناست، بیایید یک قدم جلوتر برویم و بفهمیم که این چطور میتواند مفید باشد.
بیایید موقعیتی را تصور کنیم که در آن برای یک آژانس کار میکنید و روزانه از طریق ایمیل، سرنخهای جدیدی به دستتان میرسد. مدیر ارشد فروش شما (CSO) پاداش مناسبی برای ایجاد انگیزه در تیم فروش جدید در نظر گرفته است، اما یک نکته کلیدی را فراموش کرده است. ایمیل SDR قبلی که اخراج شده بود نیز حذف شد (که به طور گسترده منتشر شد) و بسیاری از ایمیلهایی که به عنوان سرنخهای بالقوه شناخته میشدند، از دست رفتند. در نتیجه، تیم فروش جدید نتوانست به سطح فروش تیم قبلی برسد.
اگر چنین اتفاقی بیفتد، مدیر ارشد امنیت اطلاعات، به محض شنیدن این موضوع، باید فوراً درخواست ارسال یک ایمیل جامع را بدهد تا اگر کارمندی شرکت را ترک کرد، هر ایمیلی که به حساب او ارسال میشود، همچنان دریافت و تأیید شود.
در نتیجهی کاربرد ایمیلهای جامع، بسیاری از سازمانهای بزرگ عاشق استفاده از آنها هستند. این راز نیست که انسانها مستعد اشتباهات عادتی هستند و طبق گفتهی تسیان، بیش از نیمی (۵۸٪) از کارمندان میگویند که در برههای از زمان، ایمیلی را به شخص اشتباهی ارسال کردهاند.
فقط یک لحظه فکر کنید - اگر یک ایمیل مهم برگشت بخورد یا به دستتان نرسد، احتمالاً احساس ویرانی خواهید کرد، اینطور نیست؟ ایمیلهای همهجانبه با رهگیری ایمیلهای گمراهکننده و جلوگیری از برگشت خوردن یا گم شدن آنها، به عنوان وسیلهای برای جلوگیری از این امر عمل میکنند.
مزایا و معایب ایمیلهای فراگیر
استفاده از ایمیلهای جامع و کامل ممکن است برای بسیاری از موارد استفاده مختلف ایده خوبی به نظر برسد، به خصوص اگر ایمیلهای شما از یک سفر بسیار سخت به دست آمده باشند. اما درک مزایا و معایبی که در این بخش در رابطه با مزایا و معایب استفاده از آنها بیان خواهیم کرد، کلیدی است.
مزایای:
- جلوگیری از گم شدن ایمیل: ایمیلهای Catch-all تضمین میکنند که هیچ ایمیلی به دلیل غلط املایی یا آدرسهای نادرست گم نمیشود.
- انعطافپذیری: این امکان انعطافپذیری در آدرسهای ایمیل را فراهم میکند و مدیریت تغییرات و تنوع در آدرسهای ایمیل را آسانتر میکند.
- تجربه مشتری بهبود یافته: تضمین میکند که ایمیلهای مشتریان دریافت و تأیید میشوند، حتی اگر آدرس ایمیل را اشتباه تایپ کرده باشند.
معایب:
- حجم زیاد هرزنامه: ایمیلهای فراگیر میتوانند حجم زیادی از هرزنامهها را جذب کنند، زیرا همه ایمیلها، از جمله ایمیلهای ارسالی به آدرسهای نادرست یا تصادفی، را دریافت میکنند. این بدان معناست که حتی اگر ایمیلی را به یک آدرس فراگیر ارسال کنید، احتمالاً باز نمیشود (بسته به میزان شناخته شدن شرکت/ایمیل هدف).
- صندوق ورودی بسیار شلوغ: اگر دامنه تعداد زیادی ایمیل، چه ایمیلهای قانونی و چه هرزنامه، دریافت کند، صندوق ورودی که شامل همه ایمیلها میشود، ممکن است بسیار شلوغ و مدیریت آن چالشبرانگیز شود.
جایگزینهایی برای آدرسهای ایمیل Catch-all
چندین استراتژی جایگزین وجود دارد که سازمانها میتوانند بر اساس نیازهای خاص خود در نظر بگیرند. میتوانید هر کدام را به ترتیب آزمایش کنید و سپس بهترین مورد را برای مورد استفاده خود (یا سازمانتان) بیابید:
۱. آدرسهای ایمیل شخصی: اختصاص آدرسهای ایمیل منحصر به فرد و شخصی به هر گیرنده یا عملکرد در سازمان، تضمین مسیریابی دقیق ایمیل و کاهش خطر هرزنامه. این استراتژی ایمیل معمولی است که اکثر افراد و شرکتها از آن استفاده میکنند.
۲. نامهای مستعار و ارسال ایمیل: استفاده از نامهای مستعار و ارسال ایمیل برای هدایت ایمیلها به یک صندوق ورودی مرکزی یا یک فرد تعیینشده، سادهسازی ارتباطات در عین حفظ سازماندهی. به عنوان مثال، اگر کارمند شما به نام «جان» به تعطیلات برود، ایمیلهای او به طور خودکار به «بازاریابی» ارسال میشوند.
۳. فیلتر کردن ایمیل و قوانین: پیادهسازی قوانین فیلتر کردن ایمیل برای مرتبسازی و اولویتبندی خودکار ایمیلها بر اساس معیارهایی مانند فرستنده، موضوع یا محتوا، که به مدیریت کارآمد ایمیل کمک میکند. اگرچه این استراتژی پیشرفتهتر است، اما به شما امکان میدهد هر ایمیلی (که معمولاً به عنوان مهم علامتگذاری میکنید) را در اولویت قرار دهید تا در لیست ایمیل در اولویت قرار گیرد.
چه زمانی از ایمیلهای همهگیر استفاده کنیم:
- در سازمانهای کوچک یا استارتاپهایی با تعداد محدودی آدرس ایمیل یا (این روزها) کارمندان از راه دور.
- هنگام برخورد با دامنهای با انواع ایمیلهای بالقوه متعدد، اختصاص آدرسهای خاص برای هر سناریو چالش برانگیز است.
چه زمانی از ایمیلهای فراگیر استفاده نکنیم:
- در شرکتهای بزرگ با سیستمهای ایمیل ساختاریافته و تخصیص آدرسهای ایمیل مشخص برای عملکردها یا افراد مختلف (که هرگونه مزیت احتمالی استفاده از آنها را نفی میکند).
- وقتی نگرانیهای امنیتی و حریم خصوصی از اهمیت بالایی برخوردارند، و کنترل دقیق دسترسی و قابلیت مشاهده ارتباطات ایمیلی ضروری است.
ایمیلهای Catch-all چقدر رایج هستند؟
طبق گفته DeBounce، ایمیلهای همهگیر کاملاً رایج هستند و ۱۰ تا ۳۰ درصد از کل ایمیلها، ایمیلهای همهگیر هستند. این بدان معناست که از هر ۱۰۰ ایمیل ارسالی، ۱۰ تا ۳۰ عدد از آنها به یک آدرس ایمیل همهگیر ارسال میشوند.
امروزه، ارائهدهندگان ایمیل مانند GoDaddy این امکان را فراهم میکنند که از همان ابتدا و مستقیماً از طریق داشبورد مشتری خود، یک دامنهی فراگیر (catch-all domain) پیکربندی کنید. با این حال، شرکتهایی که راهحلهای ایمیلی پیچیدهای دارند، ممکن است استفاده از این روش را ترجیح ندهند، زیرا برخی رویکرد ساختاریافتهتری را ترجیح میدهند که در آن به دلیل نگرانیهای امنیتی، احتمال افزایش هرزنامه و خطر دریافت ایمیلهای ناخواسته یا مخرب به آدرسهای نامشخص، از آدرسهای فراگیر (catch-all) به طور کلی اجتناب میکنند.
برای شرکتهایی که ارائهدهندگان ایمیل با امنیت پایین دارند (جایی که ایمیلها به ندرت به پوشه هرزنامه میروند)، احتمال اینکه اسپمرها راهی پیدا کنند تا شما را به نحوی روی یک لینک خطرناک کلیک کنند، چندین برابر افزایش مییابد - به همین دلیل است که سازمانهای بزرگ با سیستم امنیتی مناسب، معمولاً فقط از این تکنیک استفاده میکنند.
خطر واقعی همچنان پابرجاست که آدرسهای فراگیر در صورت عدم مدیریت صحیح، میتوانند به هدفی مهلک برای هرزنامهها و احتمالاً عاملان خطرناک تبدیل شوند.
تأثیر ایمیلهای همهجانبه بر بازاریابی ایمیلی
یکی از مشکلات اصلی ایمیلهای فراگیر برای بازاریابی این است که شما نمیدانید ایمیل مشخص شده متعلق به یک شخص واقعی است یا خیر.
این باعث دو مشکل اصلی میشود؛ اول اینکه اگر ایمیل به دست مخاطب برسد، یعنی برگشت نخورد، احتمالاً باز هم باز نخواهد شد. این باعث مشکل دوم میشود که تأثیر منفی بر نرخ تعامل شما میگذارد و در نتیجه بر کمپینهای بازاریابی ایمیلی شما تأثیر میگذارد.
یکی دیگر از مشکلات احتمالی و شگفتانگیز ایمیلهای همهشمول این است که ارسال ایمیلهای همهشمول، نرخ پرش (bounce rate) را به میزان کمی افزایش میدهد. این امر منجر به محتاط شدن ارائهدهندگان خدمات ایمیل میشود و در نتیجه، احتمال مخدوش شدن قابلیت تحویل ایمیل در آینده را افزایش میدهد.
بهترین شیوهها برای مدیریت ایمیلهای Catch-All
مدیریت آدرسهای گیرنده (catch-all) نیازمند رویکردی محتاطانه است. از آنجا که این دامنهها پیامها را حتی زمانی که صندوق پستی وجود ندارد، میپذیرند، عدم قطعیتی را ایجاد میکنند که در صورت عدم مدیریت دقیق، میتواند بر قابلیت تحویل و اعتبار فرستنده تأثیر بگذارد.
بهداشت فهرست قوی را حفظ کنید
فهرستهای ایمیل خود را مرتباً پاکسازی و بهروزرسانی کنید. قبل از راهاندازی کمپینها، آدرسهای نامعتبر، بازگشتهای سخت، مخاطبین غیرفعال و ورودیهای پرخطر را حذف کنید. با استفاده از تأیید ایمیل این ابزار میتواند به شناسایی دامنههای همهگیر کمک کند تا بتوانید به جای اینکه با آنها مانند مخاطبین کاملاً تأیید شده رفتار کنید، آنها را جداگانه مدیریت کنید.
آدرسهای همهگیر و سایر آدرسهای پرخطر را بخشبندی کنید
کمپینهای ایمیلی را به همراه لیست اصلی خود برای همه ارسال نکنید. برای آنها یک بخش جداگانه ایجاد کنید. این به شما امکان میدهد تا فرکانس ارسال را کنترل کنید، عملکرد را با خیال راحت آزمایش کنید و از معیارهای تعامل مخاطبان اصلی خود محافظت کنید.
ارسال تدریجی و نظارت بر تعامل
به جای ارسال کمپینهای بزرگ به طور همزمان برای همه آدرسها، با دستههای کوچکتر شروع کنید. ارسال تدریجی به شما این امکان را میدهد که قبل از افزایش حجم، نرخ باز شدن، فعالیت کلیک و الگوهای بازگشت ایمیل را مشاهده کنید. این امر خطر مشکلات ناگهانی در تحویل ایمیل را کاهش میدهد.
نرخ پرش و اعتبار فرستنده را از نزدیک پیگیری کنید
دامنههای همهگیر گاهی اوقات میتوانند پیامها را در حین تأیید بپذیرند، اما بعداً در تحویل دچار مشکل شوند. مانیتور نرخ گزاف گویی، شکایات مربوط به هرزنامه و سیگنالهای اعتبار فرستنده از طریق ESP یا ابزارهای نظارت بر قابلیت تحویل. اگر سطح پرش افزایش یابد یا تعامل به طور قابل توجهی کاهش یابد، ارسال به آن بخش را متوقف کرده و کیفیت لیست خود را دوباره ارزیابی کنید.
نحوه تأیید ایمیلهای Catch-all
با کنار گذاشتن تمام جزئیات خستهکننده، بیایید سریع به قسمت جالب ماجرا برسیم! تأیید ایمیلهای همهجانبه همچنان به وضوح مهم است، به خصوص برای اطمینان از اینکه ایمیلهای شما به دست افراد مناسب میرسد، اما دقیقاً چگونه این کار را انجام میدهید؟
متأسفانه، هیچ راه واقعی برای تأیید یک ایمیل فراگیر وجود ندارد - اگرچه ارائه دهنده تأیید ایمیل شما میتواند به شما بگوید که آدرس فرستنده احتمالاً یک ایمیل فراگیر است که شما وارد کردهاید. یکی از بهترین راهها برای انجام این کار از طریق یک اعتبارسنج ایمیل مانند DeBounce است که به شما اطلاع میدهد آیا یک ایمیل همه چیز را میپذیرد یا خیر.
شما باید زمانی که تصمیم به ارسال کمپینهای بازاریابی برای پذیرش همه ایمیلها گرفتید، شروع به ایجاد یک برنامه کنید. میتوانید با ارسال دستههای کوچک (به صلاحدید خود) و نظارت بر اینکه کدام یک از آنها برگشت میخورند، شروع به استخراج ایمیلهای نامعتبر از لیست خود کنید (اینها ایمیلهایی هستند که میخواهید از دادههای خود حذف کنید).
برخی از ESPها در واقع امکان ارسال تعداد بیشتری از ایمیلهای پذیرفتهشده را به طور همزمان فراهم میکنند، اما توصیه میکنیم برای جمعآوری هرگونه اطلاعات بیشتر با پلتفرم ارسال مورد نظر خود تماس بگیرید.
همچنین توصیه میکنیم از یک حساب ایمیل دیگر برای ارسالهای کلی استفاده کنید تا ببینید کدام یک از آنها برگشت میخورند (این ایمیلها نامعتبر خواهند بود و ایمیلهایی که برگشت نمیخورند به احتمال زیاد به مقصد مورد نظر خود رسیدهاند) تا وضعیت ارسال شما با حساب ایمیل اصلی یا پلتفرم ارسال شما آسیب نبیند.
خطرات ارسال ایمیل به آدرسهای Catch-All
دامنههای همهگیر (Catch-all) سطحی از عدم قطعیت را ایجاد میکنند که بازاریابان باید آن را با دقت مدیریت کنند. از آنجایی که سرور ایمیل، پیامها را برای هر آدرسی تحت دامنه میپذیرد، تشخیص اینکه آیا گیرنده مورد نظر واقعاً وجود دارد یا خیر یا اینکه آیا ایمیل خوانده خواهد شد یا خیر، دشوار میشود.
عدم قطعیت در قابلیت تحویل
با دامنههای catch-all، ممکن است یک ایمیل در طول تأیید معتبر به نظر برسد زیرا سرور پیامهای دریافتی را میپذیرد. با این حال، این تأیید نمیکند که صندوق پستی متعلق به یک شخص واقعی است. در بسیاری از موارد، پیام ممکن است در یک صندوق ورودی عمومی قرار گیرد، خوانده نشده باقی بماند یا قبل از رسیدن به هر کسی توسط قوانین داخلی فیلتر شود.
خطرات جهش غیرمنتظره
حتی وقتی یک سرور گیرنده در ابتدا پیامی را میپذیرد، ممکن است در مراحل بعدی فرآیند، ارسال ناموفق باشد. برخی از سرورها در مرحله اتصال، ایمیلها را موقتاً میپذیرند و در صورت نامعتبر یا غیرفعال بودن صندوق پستی، آنها را رد میکنند. این رفتار میتواند منجر به نرخ پرش بالاتر از حد انتظار شود.
تلههای اسپم و صندوقهای ورودی غیرفعال
دامنههای همهگیر گاهی اوقات آدرسهایی را جمعآوری میکنند که به ندرت تحت نظارت قرار میگیرند یا دیگر استفاده نمیشوند. در موارد خاص، این آدرسها ممکن است به عنوان تلههای اسپم که توسط ارائه دهندگان صندوق پستی برای شناسایی شیوههای ارسال ضعیف تنظیم شدهاند، عمل کنند. ارسال به این آدرسها خطر فیلتر شدن و جریمه شدن در زمان تحویل را افزایش میدهد.
تأثیر بر اعتبار فرستنده و معیارهای تعامل
تعامل کم و بازگشتهای غیرمنتظره از آدرسهای همهگیر میتواند به مرور زمان اعتبار فرستنده را تضعیف کند. ارائه دهندگان خدمات اینترنتی سیگنالهایی مانند نرخ پرش، نرخ باز شدن، شکایات مربوط به هرزنامه و عدم فعالیت را ردیابی میکنند. اگر بخش بزرگی از کمپینهای شما به دامنههای همهگیری برسد که تعامل کمی ایجاد میکنند، ایمیلهای آینده ممکن است برای رسیدن به صندوق ورودی با مشکل مواجه شوند.
نتیجه
دامنههای ایمیل فراگیر نقش پیچیدهای در ارتباطات ایمیلی ایفا میکنند. از یک سو، آنها به سازمانها کمک میکنند تا از گم شدن پیامهای ناشی از اشتباهات تایپی، آدرسهای قدیمی یا تغییرات غیرمنتظره در ساختار تیم جلوگیری کنند. از سوی دیگر، آنها برای بازاریابان عدم قطعیت ایجاد میکنند زیرا تأیید اینکه آیا یک صندوق پستی خاص واقعاً وجود دارد یا اینکه آیا پیام هرگز خوانده خواهد شد، دشوار میشود.
برای کسبوکارهایی که کمپینهای ایمیلی اجرا میکنند، نکته کلیدی درک چگونگی تأثیر دامنههای همهکاره بر قابلیت تحویل ایمیل است. اگر به دقت مدیریت نشوند، ریسکهای بالاتر بازگشت ایمیل، صندوقهای ورودی غیرفعال و تلههای اسپم بالقوه میتوانند بر اعتبار فرستنده و معیارهای تعامل تأثیر بگذارند. به همین دلیل است که رعایت بهداشت فهرست، تقسیمبندی و استراتژیهای ارسال تدریجی هنگام کار با آدرسهای همهکاره ضروری است.
قبل از ارسال کمپینها، شناسایی آدرسهایی که به دامنههای catch-all تعلق دارند نیز مهم است تا بتوانید با آنها متفاوت از مخاطبین کاملاً تأیید شده رفتار کنید. ابزارهایی مانند اعتبارسنج ایمیل جامع DeBounce به شناسایی دامنههای همهپسند در طول فرآیند تأیید کمک میکند و به شما امکان میدهد این آدرسها را بخشبندی کرده و از اعتبار فرستنده خود محافظت کنید.
با شناخت خطرات و مدیریت استراتژیک آنها، میتوانید به اجرای کمپینهای ایمیلی مؤثر ادامه دهید و در عین حال، قابلیت تحویل و اعتبار دامنه خود را قوی نگه دارید.
